Konferenz 2024/Zeitplanung

Zeitplanung FOSSGIS-Konferenz 2024

Die eingetragenen Termine dienen der Planung und als Richtlinie für alle, die an der Konferenzorganisation beteiligt sind.

Zeit/Datum	Aktion	Information	Zuständig
August/ September		PK findet sich	Vorstand, Konferenzorga, PK
August/ September		Ankündigung FOSSGIS-Konferenz, Konferenzhomepage	Konferenzorga
06.Oktober 2023		Call for Paticipation	PK, Konferenzorga
06.Oktober 2023		Sponsoringaufruf	Konferenzorga
06. November 2023		Ende CdP	PK
10-24. November 2023		Community Voting	PK
02.+03.Dezember 2023		Wochenende Programmgestaltung	PK
Januar 2024	Programm freischalten		Konferenzorga, Programmkomitee
Januar 2024	Start Ticketverkauf		Konferenzorga
Ende Januar 2024	https://helfer.fossgis.de/	Engelsystem einrichten und für Helfer freischalten, Infotermin	Konferenzorga, Helferorga
31. Januar 2024	Termin für Vortragende	Abgabe Beitrag Tagungsband für Beitragende Template hier	an Jörg Thomsen
01.02.2024	Artikelverfügbarkeit T-Shirts und Taschen		Konferenzorga--> DL
T-4 Wochen (T=Konferenzbeginn)		letzte Details zur Konferenz und Anmeldeschluss bewerben (PR)	Konferenzorga, Presse
T-3 Wochen (T=Konferenzbeginn)		Ausstellung Details planen	Local Team
T-3 Wochen (T=Konferenzbeginn)	Infotreffen für Helfer:innen		Konferenzorga, Lokal Team
T-2 Wochen (T=Konferenzbeginn)		Venueless einrichten (?)	Konferenzorga
T-2 Wochen		Rundmail an Referenten mit Infos zu Vortragsformalitäten	Core-Team, PKO, Input von Lokal-Team
T-2 Wochen (=Konferenzbeginn)		Sessionleitung für jede Session finden	PKO
T-2 Wochen		Rundmail an Aussteller mit Infos zu (Standskizze mit Ausstattung, Standplan, Anfahrtsmöglichkeiten, Materialversand, Ansprechpartner vor Ort)	Core-Team, Input von Lokal-Team
T-1 Woche (=Konferenzbeginn)	Technikchecks für Online		Technik Team, Workshopleiter, Konferenzorga
T-1 Woche		Mengen für das Catering festlegen	Lokal-Team
T-1 Woche	15. März 2024	Namensschilddruck, Eintüten (Namensschild, WLAN-Zugangsinfos), Namensschilder an Lanyards hängen, alphabetisch sortieren	Lokal-Team oder Koordinierungsstelle
T-5 Tage		Anmeldeschluss Konferenz	Konferenzorga
T-5 Tage		Rundmail Orga-Team an Teilnehmende mit Begrüßung, lokalen Hinweisen (ÖPNV, unofficial start, Anfahrtsskizze, WLAN-Infos)	Core-Team, Input von Lokal-Team
T-2 Tage	18.03.2024	Zugang Venueless freischalten	Konferenzorga, Technikteam
T-1 Tag	19. März 2024	Aufbau WelcomeDesk, Taschenpacken	Lokal-Team
T-1 Tag	19. März 2024	Aufbau Aussteller	Lokal-Team, Aussteller, Aussteller-Betreuer
T (Mi-Sa)	20.-23.03.2024	Konferenz+OSM-Samstag	freiwillige Helfer
T (Sa. Abend)	23. März 2024	Abbau OSM Samstag	Lokal-Team
T+2 Wochen		Presseerklärung zum Abschluss der Konferenz	Konferenzorga, Presse
T+2 Wochen		vorläufige Finanzübersicht	Finanzteam