Konferenz 2023/Zeitplanung
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Zeitplanung FOSSGIS-Konferenz 2023
Die eingetragenen Termine dienen der Planung und als Richtlinie für das Konferenzorganisationsteam.
| Zeit/Datum | Aktion | Information | Zuständig |
|---|---|---|---|
| August/ September | PK findet sich | Vorstand, Konferenzorga, PK | |
| September | Ankündigung FOSSGIS-Konferenz | Konferenzorga | |
| 01.Oktober 2022 | Call for Papers | PK, Konferenzorga | |
| 01.Oktober 2022 | Sponsoringaufruf | Konferenzorga | |
| November 2022 | Programmgestaltung | PK | |
| Januar 2023 | Programm freischalten | Konferenzorga, Programmkomitee | |
| Januar 2023 | Start Ticketverkauf | Konferenzorga | |
| Ende Januar 2023 | Helfer:inneninfotermin | Konferenzorga, Helferorga | |
| 01.02.2023 | Artikelverfügbarkeit T-Shirts und Taschen | Konferenzorga--> DL | |
| Februar 2023 | https://helfer.fossgis.de/ | Engelsystem einrichten und für Helfer freischalten | Konferenzorga |
| Anfang Februar 2023 | Termin für Vortragende | Abgabe Beitrag Tagungsband für Beitragende Template hier | an Jörg Thomsen |
| Anfang Februar 2023 | Vortragsaufzeichnugen entgegen nehmen | PKO, Konferenzorga, Technikorga | |
| Mitte Februar 2023 | Druck Tagungsband | Konferenzorga, Jörg | |
| Ende Februar 2023 | Adressenliste Tagungsband, damit Lieferung vor der Konf. beim TN ankommen. | Konferenzorga | |
| T-4 Wochen (T=Konferenzbeginn) | letzte Details zur Konferenz und Anmeldeschluss bewerben (PR) | Konferenzorga, Presse | |
| T-3 Wochen (T=Konferenzbeginn) | Ausstellung Details planen | Local Team | |
| T-3 Wochen (T=Konferenzbeginn) | Infotreffen für Helfer:innen | Konferenzorga | |
| T-2 Wochen (T=Konferenzbeginn) | Venueless einrichten (?) | Konferenzorga | |
| T-2 Wochen | Rundmail an Referenten mit Infos zu Vortragsformalitäten | Core-Team, PKO, Input von Lokal-Team | |
| T-2 Wochen (=Konferenzbeginn) | Sessionleiter finden | PKO | |
| T-2 Wochen | Rundmail an Aussteller mit Infos zu (Standskizze mit Ausstattung, Standplan, Anfahrtsmöglichkeiten, Materialversand, Ansprechpartner vor Ort) | Core-Team, Input von Lokal-Team | |
| T-1 Woche (=Konferenzbeginn) | Technikchecks für Online | Technik Team, Workshopleiter, Konferenzorga | |
| T-1 Woche | Mengen für das Catering festlegen | Lokal-Team | |
| T-1 Woche | 09. März 2023 | Namensschilddruck, Eintüten (Namensschild, WLAN-Zugangsinfos), Namensschilder an Lanyards hängen, alphabetisch sortieren | Lokal-Team oder Koordinierungsstelle |
| T-5 Tage | Anmeldeschluss Konferenz | Konferenzorga | |
| T-5 Tage | Rundmail Orga-Team an Teilnehmer mit Begrüßung, lokalen Hinweisen (ÖPNV, unofficial start, Anfahrtsskizze, WLAN-Infos) | Core-Team, Input von Lokal-Team | |
| T-3 Tage | Generalprobe? | Konferenzorga, Regieorga | |
| T-2 Tage | 13.03.2023 | Zugang Venueless freischalten | Konferenzorga, Technikteam |
| T-1 Tag | 14. März 2023 | Aufbau, Taschenpacken | Lokal-Team |
| T-1 Tag | 14. März 2023 | Aufbau Aussteller | Lokal-Team, Aussteller, Aussteller-Betreuer |
| T (Mi-Sa) | 15.-18.03.2023 | Konferenz+OSM-Samstag | freiwillige Helfer |
| T (Sa. Abend) | 18. März 2023 | Abbau OSM Samstag | Lokal-Team |
| T+2 Wochen | Presseerklärung zum Abschluss der Konferenz | Konferenzorga, Presse | |
| T+2 Wochen | vorläufige Finanzübersicht | Finanzteam |
