Konferenz 2022/Konferenzplanung/Planungstreffen 20211013

Planung FOSSGIS-Konferenz 2022 - 13.10.2021

Uhrzeit: 20 Uhr
Raum: https://meet.fossgis.de/FOSSGIS-Konferenz-Organisation
Telefoneinwahl: +49-202-62933990, Pin:2061253#

Teilnehmende

• Katja
• Marc
• Dominik
• Astrid
• Niklas
• Bernhard
• Mirko
• Torsten
• Marc
• Christopher

Themen

Stand der Planung

- Ankündigung
-- Konferenzhomepage: https://fossgis-konferenz.de/2022/
-- Mailinglisten: https://lists.fossgis.de/pipermail/fossgis-talk-liste/2021-October/011577.html
- CfP am 01.10. raus :-) https://lists.fossgis.de/pipermail/fossgis-talk-liste/2021-October/011578.html
-- https://fossgis-konferenz.de/2022/callforpapers/
-- Weitere Bewerbung - auch außerhalb unserer Blase - ist notwendig
- Neuer Themenbereich im CfP: Geodatenforschungsmanagement / Forschungsdatenmanagement -- LOC-Team ist Thema rund um NFDI wichtig
-- Hintergrund: Datenverfügbarkeit voranbringen
- Notizen LOC-Team-Treffen 12.10.: https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2022/Konferenzplanung/LOC-Treffen_20211012
-- Verträge und Mietbedingungen sind in Arbeit
-- Kontakt zum HRZ wird hergestellt
-- Hygienekonzept ab Januar wieder melden, Rückmeldung von Uni notwendig
-- Gästehaus reserviert, es gibt Zimmer für Orgateam (https://gitlab.fossgis.de/fossgis-2022/loc-marburg/-/issues/7 )
-- Übernachtung TN: drauf hinweisen: Hotelkapazitäten Marburg: frühzeitig buchen, -- Privatzimmer von Marburgern? --> es gibt Kanäle, Bernhard fragt im Netzwerk nach - Zimmer für Studierende und Privatpersonen
-- weitere Kontingente? in Hotels nachfragen
- Standortlogo: https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2022/Artwork
- Konferenzplanung im Wiki: https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2022/Konferenzplanung
- Konferenzplanung im Gitlab: https://gitlab.fossgis.de/fossgis-2022

Zeitraster

- Zeitrasterentwurf etwas umgebaut
- 9.03.2021, 10 Uhr starten mit Preconf, Chechinn ab 9 Uhr
- 11.03.2021:
-- Abschluss am Freitagvormittag, es braucht neue Bezeichnung, mit cooler Keynote (eventuell Jörg Bendix )
-- Sektempfang ab 14.30 Uhr

Helfermanagement

- neue Seite auf der Konferenzhomepage: Helfermanagement
- in Ankündigungsmail formuliert, dass Hilfe gebraucht wird
- Welche Helferjobs brauchen wir zusätzlich?
-- BoF-Helfer, Expertenfragestundehelfer:innen
- Im Hörsaal: Sessionleitung, Hörsaalhelfer übernimmt Signalengeljob, Videohelfer
-- Sessionleitung filtert Fragen, braucht ein Tablet pro Hörsaal
- WS: Workshophelfer
- Welcome Desk
- Catering
- neu: Hygiene (desinfizieren), im Hygienekonzept integrieren, z.b. bei Schichtwechsel am Welcome Desk

Hygienekonzept

- Helfer bekommen entsprechende Aufgaben
-- z.B. Hörsaalhelfer wischt Klinken am Ende der Session
-- z.B. Desinfektion bei Schichtwechsel am Welcome-Desk
--> Fixierung im Hygienekonzept (da freut sich das Gesundheitsamt:)

Technikmanagement

- wer kümmert sich?
-- 2021 Volker Mische, hier der Bericht von Volker - was wird genau gebraucht?
-- technischer Überblick
-- Pretalx - Mail versenden: kann sich Astrid drum kümmern
-- seafile uploadlinks
-- Zeitplanung bis wann wir was brauchen und machen wollen, Technikchecks
-- ggf. Zeitfenster für Vorabaufzeichnungen für Speaker zur verfügung stellen (Vorschlag Sophie)
-- Technikchecks mit den Onlinevortragenden
-- Infos geben, wie es laufen soll...

- Venueless
-- Feature Requests: Anzahl Zuschauer, Chat präsenter

Sponsoren

- https://fossgis-konferenz.de/2022/ - jeder Sponsor erhält eine Unterseite mit Text für Programmheft, URL; KOntaskt und Social Media, Bsp: Klick auf FOSSGIS-Vereinslogo - Kaltakquise - Check der Sponsoren FOSS4G, Firmenliste Intergeo und sonstige Quellen - Austeller/Expo -- Rückmeldung Platinsponsor: --- eine gute Bewerbung der Fläche, damit allen bekannt ist, dass dort etwas stattfindet, --- eine durchgehende Besetzung der Stände, damit keiner enttäuscht wieder abzieht und --- irgendein Event, um den Besuch der Fläche attraktiver zu machen… Z. B. eine Schnitzeljagd von Stand zu Stand mit Lösungswort und Preis? -- Diskussion um Expo: --- überschaubarer Raum, vielleicht wird es besser angenommen --- oder Expo im Venueless --- Schwerpunkt auf Aussteller vor Ort --> keine Expo in der Netzwerkwelt -- aus Sponsoringbroschüre herauslösch: "Expo-Stand in der Netzwerkwelt mit Firmendarstellung auf der Website" --> Link zur Sponsoringbroschüre

Netzwerkwelt

- Momen und Dirk haben zugesagt, das sie mitmachen
- was wollen wir darstellen?
-- Idee Katja: eine neutrale virtuelle Welt, damit wir nicht jedes Jahr was Neues bauen müssen
-- "sozusagen virtuelles FOSSGIS-Dorf"
-- + kleine Details mit lokalem Bezug
-- WelcomeDesk oder InfoDesk -- FOSSGIS/OSGeostand PC am Stand

-- Astrid fragt FOSS4G-Leute
-- extra Runde, um es zu denken: Termin: 03.11.20 Uhr

• OSM-Samstag
• hybride Umsetzung BoF/Anwendertreffen
• Umsetzung Expert:innenfragestunde
• Netzwerkwelt
• Sponsoren
• ...

Wiedervorlage:

• Social Events (inoff. Start, MV, Exkursion)