Konferenz 2022/Konferenzplanung/LOC-Treffen 20210908

Konferenz-orga LOC Marburg, 08.09.2021

Uhrzeit: 10 Uhr Raum: https://meet.fossgis.de/FOSSGIS-Konferenz-Organisation

Ziel des Treffens:

   * Vernetzung LOC
   * Formulierung nach außen
   * Aufgabenverteilung
   * Kommunikation (Du, Matrix, Gitlab)

Ressourcen:

   * Homepage: https://fossgis-konferenz.de/2022/

Katja kümmert sich um Homepage, Inhalte dafür erstellen wir im Wiki

   * Wiki: https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2022/Konferenzplanung

Wer im Wiki schreiben möchte, erstellt sich einen Account

   * Gitlab: https://gitlab.fossgis.de/fossgis-2022

Vereinsinternes Ticketsystem, um die Bearbeitung einiger Aufgaben abzubilden

   * Martix-Chat: https://matrix.to/#/!szSGYGgKwzRnXGICqS:matrix.org? oder Katja lädt ein

für kurze Fragen, kleinere Diskussionen, Ankündigungen oder Erinnerungen

anstehende Aufgaben

Head LOC-Marburg

- Ansprechpartner für Univerwaltung, Unterschrift, Ansagen
- Bernhard (Mathematik) und Spaska (Umweltinformatik)
- Obergrenze TN-Zahl muss noch festgelegt werden (mit Univerwaltung)
- Lokal Team hat Schwerpunkt Forschungsdatenmanagement
-- gerne Mitarbeit im Programmkomitee (PKO)
-- gerne Beiträge einreichen
-- Academic track? -> PKO entscheidet

IT & Technik

---> Es braucht das Go von Herrn Thomas Naus (ab Februar Präsident der Uni Marburg)
- WLAN-Zugang für alle TN
- Hochschulrechenzentrum (HRZ) ist zuständig
- WLAN-Accounts für alle TN --> Gastaccounts
- welche Zugänge, welche Geschwindigkeiten, klar definierte Anforderungen sind wichtig --> aufschreiben (HRZ Herr Borsdorf)
- wer nimmt sich der Hörsäle-Technik an ?(für Zusammenarbeit mit VOC)

Workshopräume

Workshops laufen 90 min und finden parallel zum Vortragsprogramm statt, Teilnehmende buchen WS kostenpflichtig zum Konferenzticket hinzu
- Workshop Technik: Ausstattung mit OS-Geolive + Rechner Zugang
- Buchung der Räume erfolgt über Univerwaltung
- Christiane hat Räume recherchiert und aufgelistet siehe Gitlab
- Sprachatlas hat 1 PC-Raum + 2 Seminarräume ohne PCs (HS 001 SR101, SR102, PC103)
- Raum der Rechtswissenschaften: Landgrafenhaus PC-Raum, Unistr. 7, Raum 304) https://www.uni-marburg.de/de/fb01/fachbereich/it_support/pc-saal-und-schulungsraum-jura
- Hardwareausleihe, Leihlaptops beim HRZ checken
- mit USB-Sticks arbeiten (Vorbereitung der Sticks durch FOSSGIS-Team)
- Pretix: beim WS buchen abfragen, ob eigner PC mitgebracht wird (Pretix)

Social Event

- Abendveranstaltung am ersten Konferenztag
- warmes Essen (Buffet) + Getränke (Wasser, Saft, Bier + Wein)
- Ort: Stadthalle oder Mensa
- Kosten, Angebot (Restaurant Bottega in der Stadthalle, https://www.bottega-marburg.de/)

Catering

- im Foyer in der Nähe der Firmen - und Projekteausstellung, dient dem Netzwerken
- Pausenversorgung (Kaffee+Schnittchen) vom Caterer
- Mögliche Caterer anfragen:
-- 7Korn Bäckerei (https://www.siebenkorn.de/home)
-- Eßtragon
-- Rotkehlchen
-- Ble Noir
-- Studierendenwerk
-- Behringwerke
-- TTZ usw.
- Mittagessen über Mensa
- alle fragen mal rum --> WV nächstes Treffen
- Katja+Niklas schreiben Anforderungen auf

Helferkoordination vor Ort

- Studierende gewinnen während der Konferenz einen Job zu übernehmen
- Helfersystem wird eingerichtet unter: https://helfer.fossgis.de/
-- Alle Tätigkeiten werden als Schicht angelegt und enthalten die Beschreibung der Tätigkeit
-- Helfer:innen buchen sich die Schicht, in der sie arbeiten werden
-- Abrechnung der bezahlten Helfertätigkeit über eine Aufwandspauschale über FOSSGIS e.V.
- Personalplanungstabelle aktualisieren (Katja)
- Ausschreibungstext formulieren (WV)

Welcome Desk

- Check-in TN, Infopoint für sämtliche Anliegen
- 4-5 Tische, Smartphone + 2 Laptops für Ticketcheck-in über Pretix-App
- Öffnungszeiten: 1h vor Konferenzbeginn

Artwork

- Standortlogo - wer mag einen Entwurf machen? (Christiane?)
-- Beispiele: ,
- alle: was sollte im Standortlogo enthalten sein?
- wenn es niemand aus dem LOC machen kann/will, können wir eine Designerin beauftragen

Beschilderung vor Ort

- sehr wichtige LOC-Aufgabe
- vielleicht Studierende?
- Wege kennzeichnen, Hinweisschilder zu Hörsälen, Workshopräumen, Pausen-Foyer sowie WC, so dass sich kein:e TN ausversehen verirrt ;-)
- sicherlich auch Corona-conformes Wegeleitsystem
- vielleicht braucht es auch Absperrbänder o.ä.

Hygienekonzept

- Präsidium gibt etwas vor, dies müssen wir beachten
- eventuell kurzfristig Testzentrum organisieren
- wir formulieren in unserem Hygienekonzept, wie wir die Anforderungen umsetzen

Sponsoren finden

- lokale Firmen/ Unternehmen oder Initiativen als Sponsoren gewinnen
- Katja übernimmt Sponsorenkommunikation
- FOSSGIS e.V. schreibt Rechnung

Kommunikation

- für kurze Fragen oder kleinere Diskussionen oder Ankündigungen / Erinnerungen Matrix-Chat - um Aufgaben koordiniert abzuarbeiten Gitlab -- Usergroup: FOSSGIS-2022 -- Projekte entsprechen einzelnen Arbeitspaketen -- in den Arbeitspaketen werden Tickets erstellt, wenn Aufgabe erledigt, wird Ticket geschlossen

nächster Termin

- Konferenzorga Coreteam: 22.09., 20 Uhr - Loc-Marburg --> dudeln: https://dudle.inf.tu-dresden.de/5BZ7Nxgjpg/