Konferenz 2022/Konferenzplanung/LOC-Treffen 20210908
Konferenz-orga LOC Marburg, 08.09.2021
Uhrzeit: 10 Uhr Raum: https://meet.fossgis.de/FOSSGIS-Konferenz-Organisation
Ziel des Treffens:
* Vernetzung LOC * Formulierung nach außen * Aufgabenverteilung * Kommunikation (Du, Matrix, Gitlab)
Ressourcen:
* Homepage: https://fossgis-konferenz.de/2022/
Katja kümmert sich um Homepage, Inhalte dafür erstellen wir im Wiki
* Wiki: https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2022/Konferenzplanung
Wer im Wiki schreiben möchte, erstellt sich einen Account
* Gitlab: https://gitlab.fossgis.de/fossgis-2022
Vereinsinternes Ticketsystem, um die Bearbeitung einiger Aufgaben abzubilden
* Martix-Chat: https://matrix.to/#/!szSGYGgKwzRnXGICqS:matrix.org? oder Katja lädt ein
für kurze Fragen, kleinere Diskussionen, Ankündigungen oder Erinnerungen
anstehende Aufgaben
Head LOC-Marburg
- Ansprechpartner für Univerwaltung, Unterschrift, Ansagen
- Bernhard (Mathematik) und Spaska (Umweltinformatik)
- Obergrenze TN-Zahl muss noch festgelegt werden (mit Univerwaltung)
- Lokal Team hat Schwerpunkt Forschungsdatenmanagement
-- gerne Mitarbeit im Programmkomitee (PKO)
-- gerne Beiträge einreichen
-- Academic track? -> PKO entscheidet
IT & Technik
---> Es braucht das Go von Herrn Thomas Naus (ab Februar Präsident der Uni Marburg)
- WLAN-Zugang für alle TN
- Hochschulrechenzentrum (HRZ) ist zuständig
- WLAN-Accounts für alle TN --> Gastaccounts
- welche Zugänge, welche Geschwindigkeiten, klar definierte Anforderungen sind wichtig --> aufschreiben (HRZ Herr Borsdorf)
- wer nimmt sich der Hörsäle-Technik an ?(für Zusammenarbeit mit VOC)
Workshopräume
Workshops laufen 90 min, Teilnehmende buchen Ws kostenpflichtig zum Konferenzticket hinzu
- Workshop Technik: Ausstattung mit OS-Geolive + Rechner Zugang
- Buchung der Räume erfolgt über Univerwaltung
- Christiane hat Räume recherchiert und aufgelistet siehe Gitlab
- Sprachatlas hat 1 PC-Raum + 2 Seminarräume ohne PCs (HS 001 SR101, SR102, PC103)
- Raum der Rechtswissenschaften: Landgrafenhaus PC-Raum, Unistr. 7, Raum 304) https://www.uni-marburg.de/de/fb01/fachbereich/it_support/pc-saal-und-schulungsraum-jura
- Hardwareausleihe, Leihlaptops beim HRZ checken
- mit USB-Sticks arbeiten (Vorbereitung der Sticks durch FOSSGIS-Team)
- Pretix: beim WS buchen abfragen, ob eigner PC mitgebracht wird (Pretix)
Social Event
- Abendveranstaltung am ersten Konferenztag
- warmes Essen (Buffet) + Getränke (Wasser, Saft, Bier + Wein)
- Ort: Stadthalle oder Mensa
- Kosten, Angebot (Restaurant Bottega in der Stadthalle, https://www.bottega-marburg.de/)
Catering
- im Foyer in der Nähe der Firmen - und Projekteausstellung, dient dem Netzwerken
- Pausenversorgung (Kaffee+Schnittchen) vom Caterer
- Mögliche Caterer anfragen:
-- 7Korn Bäckerei (https://www.siebenkorn.de/home)
-- Eßtragon
-- Rotkehlchen
-- Ble Noir
-- Studierendenwerk
-- Behringwerke
-- TTZ usw.
- Mittagessen über Mensa
- alle fragen mal rum --> WV nächstes Treffen
- Katja+Niklas schreiben Anforderungen auf
Helferkoordination vor Ort
- Studierende gewinnen während der Konferenz einen Job zu übernehmen
- Helfersystem wird eingerichtet unter: https://helfer.fossgis.de/
-- Alle Tätigkeiten werden als Schicht angelegt und enthalten die Beschreibung der Tätigkeit
-- Helfer:innen buchen sich die Schicht, in der sie arbeiten werden
-- Abrechnung der bezahlten Helfertätigkeit über eine Aufwandspauschale über FOSSGIS e.V.
- Personalplanungstabelle aktualisieren (Katja)
- Ausschreibungstext formulieren (WV)
Welcome Desk
- Check-in TN, Infopoint für sämtliche Anliegen
- 4-5 Tische, Smartphone + 2 Laptops für Ticketcheck-in über Pretix-App
- Öffnungszeiten: 1h vor Konferenzbeginn
Artwork
- Standortlogo - wer mag einen Entwurf machen? (Christiane?)
-- Beispiele: ,
- alle: was sollte im Standortlogo enthalten sein?
- wenn es niemand aus dem LOC machen kann/will, können wir eine Designerin beauftragen
Beschilderung vor Ort
- sehr wichtige LOC-Aufgabe
- vielleicht Studierende?
- Wege kennzeichnen, Hinweisschilder zu Hörsälen, Workshopräumen, Pausen-Foyer sowie WC, so dass sich kein:e TN ausversehen verirrt ;-)
- sicherlich auch Corona-conformes Wegeleitsystem
- vielleicht braucht es auch Absperrbänder o.ä.
Hygienekonzept
- Präsidium gibt etwas vor, dies müssen wir beachten
- eventuell kurzfristig Testzentrum organisieren
- wir formulieren in unserem Hygienekonzept, wie wir die Anforderungen umsetzen
Sponsoren finden
- lokale Firmen/ Unternehmen oder Initiativen als Sponsoren gewinnen - Katja übernimmt Sponsorenkommunikation - FOSSGIS e.V. schreibt Rechnung