Konferenz 2021/Konferenzplanung/Planungstreffen 20201119: Unterschied zwischen den Versionen

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==Planungstreffen FOSSGIS-Konferenz 2021 - 19.11.2020 ==
==Planungstreffen FOSSGIS-Konferenz 2021 - 19.11.2020 ==
 
Uhrzeit: 19.30 Uhr  (Technikcheck ab 19.20 Uhr)
 
'''Wann:'''
19.11.2020, 19.30 Uhr
  (Technikcheck ab 19.20 Uhr)
 
'''Wo:''' per Videokonferenz a la BigBlueButton<br>
''Link: ''https://osmvideo.cloud68.co/user/kat-f4t-obx-anp
''Link: ''https://osmvideo.cloud68.co/user/kat-f4t-obx-anp


'''Themen:'''  
'''Themen:'''  
<ul>
<ul>
<li>1. Einstieg Themen vorstellen, Vorgehensweise besprechen</li>
<li>1. Einstieg Themen vorstellen, Vorgehensweise besprechen</li>
<li>2. aktueller Planungsstand (Katja)</li>
<li>2. aktueller Planungsstand (Katja)</li>
<li>3. Programmkomitee (Astrid)</li>
<li>3. Programmkomitee (Astrid)</li>
<li>4. Thema FOSSGIS hybrid</li>
<li>4. Thema FOSSGIS hybrid (in kleinen Gruppen drauf rumdenken - Breakout-Room 1,2,3)</li>
<li>5. Entscheidung treffen</li>
<li>5. Entscheidung(en) treffen</li>
<li>6. Termin nächstes Treffen</li>
<li>6. Sonstiges</li>
 
<li>7. Termin nächstes Treffen</li>
</ul>
</ul>


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''Protokoll:'' Etherpad-Link zur Protokollierung folgt
''Protokoll:'' https://fossgiskonferenz.pads.ccc.de/Konferenz-Organisation-2021-Protokoll
 
==Protokoll==
 
====Einstieg Themen vorstellen, Vorgehensweise besprechen====


'''Wer ist dabei?'''
'''Wer ist dabei?'''
{| class="wikitable"
|- class="hintergrundfarbe5"
! Nr. !! Name !! interssiert an
|-
|1.
|Hafi
|Konferenzorga, einzelne Arbeitsgruppen unterstützen
|-
|2.
|Pirmin
|Programm
|-
|3.
|
|
|-
|4.
|
|
|-
|...
|
|
|-
|}


- Katja - Konferenzorga<br>
- Astrid: Programmkomitee, Marketing im FOSSGIS, Konferenzorga<br>
- Marc: Ticketsystem, Link zu CCC-Ideen<br>
- Nakaner: Programmheft, Konferenzorga<br>
- Stefan Keller: Local Team Rapperswil, Programmkomitee<br>
- Pirmin: interssiert an Programm, aus der Schweiz, Firmenvertreter,  <br>
- Christopher: OSM-Aktiv in Berlin, Stammtiche/Community-Arbeit<br>
- Lars: OSM-Aktiv in Berlin, Stammtiche/Community-Arbeit<br>
- Rüdiger: München, OSM-aktiv, hat viel Zeit<br>
====aktueller Planungsstand (Katja)====
- '''Datum 06-09.06.2021''', OSM-Event findet am Sonntag statt<br>
-- Ort steht (Räume am Campus OST sind alle für uns geblockt; Anzahl TN ohne Corona 500 Personen<br>
-- aktuelle Lage in Rapperswil unsicher, Bedingungen mit Corona derzeit nicht verhandelbar<br>
- Stefan Keller zum '''Status Schweiz und Corona'''<br>
-- Neue Organisationsverhältnisse an der Hochschule<br>
-- derzeit keine externen Veranstaltungen <br>
-- Schulungen können derzeit bis 20 Personen stattfinden<br>
-- Entscheidungen fallen von Woche zu Woche - keine Strategie der Entscheidung zur weiteren Vorgehensweise bei Corona<br>
-- Reiseverbot beachten<br>
-- wir müssen flexibel bleiben und im März entscheiden, wie das Format sein wird<br>
- '''Sponsoringkatagorien''' - Preise sind angepasst (Schatzmeister und Katja, Beschluss Vorstandssitzung)<br>
- https://fossgis-konferenz.de/2021/data/Sponsoreninformationen_FOSSGIS-2021.pdf<br>
- Gold + Platin sollten noch etwas bekommen<br>
-- Eintrittskarten dazu? Workshopteilnahme (oft stellen Sponsoren auch WS-Leiter)<br>
-- Programmheft: eigne Gestaltung des Platzes im Programmheft (Gold eine Seite, Platin 2 Seiten)<br>
-- Onlinepräsenz einrichten + Textbeiträge online stellen<br>
-- Online-Expo für Aussteller <br>
-- Sponsorenlogos (Gold + Platin) ins Intro beim Video (kritisch zu betrachten, weil Kopplung mit Vortrag schwierig sein kann) --> Kompromiss: <br>
-- Pausenwerbeblog mit Sponsorenlogos
==> Katja überarbeitet Sponsoringbroschüre ==> Weiterbearbeitung im GitLab<br>
-- vergünstigte Hotelzimmer - nach Diskussion darum abgewählt, zu viel Aufwand für uns<br>
- '''Übernachtungsmöglichkeiten''' für Teilnehmende<br>
-- ist mit Loc zusammengetragen,<br>
-- erscheint demnächst auf der Konferenzhomepage
====Programmkomitee (Astrid)====
- PK ist aktiv<br>
- Ende Dez CfP veröffentlichen<br>
- Zeitplan steht<br>
- Dokumentation im Wiki: https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2021/Programmplanung<br>
====Thema FOSSGIS hybrid====
'''Idee: in kleinen Gruppen drauf rumdenken''' ==> Breakout-Room 1,2,3 ==> Jede Gruppe macht eine Ideenbörse, d.h. kurz diskutieren und relevantes ins Pad schreiben
'''Fragen Raum 1:''' ''FOSSGIS hybrid'' - was wollen wir, was brauchen wir? Was ist an welchen Stellen wichtig zu beachten?<br>
- ''[[Vorträge vor Ort + Vorträge eingespielt]]''<br>
-- Remote-Vorträge werden vorab aufgezeichnet und Live abgespielt (qualitativ besser)<br>
-- An-/Abmoderation via Onlinetool<br>
-- Technischer Support an Remote-Vortragende (Vorabworksop mit Kurs für OBS + Powerpointaufnahmefunktion)<br>
- ''[[Fragerunde per Chat]]'' (betreut durch Vortragenden+Moderation)<br>
-- Fragen vor Ort: Mikrofon nötig
-- VOC hat Online-Konf. State of the Map mit max. 300 Teilnehmern betrieben (? gibt es eine Online-Teilnehmer:innen-Grenze?)<br>
- Aussteller vor Ort + Onlinepräsenz für Sponsoren <br>
-- Sponsoren kriegen Kanal im Online-Tool<br>
- ''technische Ideen zur Vorabaufzeichnung:''<br>
-- OBS-Setup vorbereiten und zur Verfügung stellen, damit Vortragende ihren Vortrag gut aufzeichnene können<br>
-- PowerPoint-Editor mit Aufnahmefunktion oder LibreOffice Screencastfunktion (Links: https://ilias.uni-marburg.de/goto.php?target=pg_218747, https://lehrerfortbildung-bw.de/st_digital/medienkompetenz/text_praes/5_av/2_anl/1_libre/), man kann Folie für Folie aufnehmen --> Export
'''Fragen Raum 2:''' Was braucht es, dass TN maximal ''partizipieren'' können? Was ist Euch bisher an schönen ''Networkingmethoden'' untergekommen? Was sollten wir bei der FOSSGIS 2021 umsetzen?
- ''[[Themen-Space-Format:]]''
-- spezielle Themen anbieten (Fahrrad und OSM, QGIS-Selbsthilfe, ...) <br>
-- Experten dazu gewinnen, vorher initiieren, Räume wechseln möglich, Interaktivität ermöglichen, <br>
- ''[[Frage-Antwort-Panels]]'' <br>
-- Erkenntnis: online stellen TN mehr Fragen, auch parallel zum Vortrag (Vortrag ist aufgezeichnet, Speaker steht während und nach der Vortragszeit über Online-Chat zur Verfügung, Beantwortung von TN-Fragen, ==> Referenten in Pretalx nach Bereitschaft fragen, ==> im CfP erwähnen<br>
-- Chat ist gut geeignet, Audiofragen kann auch funktionieren (Angebot an TN: vorab Setup testen, (? ist es technisch möglich, dass nur wer Setup-test mitgemacht hat, Audiofragen stellen darf? )<br>
==>  wir brauchen: Moderator:in für Fragen + technisch ''[[[Helferplanung]]]''
- ''[[Open Lounge]]'' - reingehen und irgendwelche Leute treffen<br>
-- wie geht das technisch genau?<br>
-- Pausen gestalten, z.B. mit OBS-Software überbrücken (Musik) + Sponsorenlogos + ...("diese Pause wurde gestaltet von....")<br>
-- Beispiel vom virtuellen PostGIS-Day - https://info.crunchydata.com/en/postgis-day-2020-crunchy-data sowie coole Chatsoftware: https://discord.gg/eQ46yZjWTy mit verschiedenen Channels, <br>
-- TN fragen einander während des Talks, weitere Möglichkeiten: Slack, Matrix...
-''[[Programm online:]]'' <br>
- geht schöner (das Programmheft ist so schön, Website soll auch schön aussehen)<br>
- Hausaufgabe an alle: wie sieht eine schöne Lösung aus? Wer kann es umsetzen?<br>
-''[[Online-Event-Plattform:]]''<br>
- Venueless - Online-Event-Tool aus dem Pretix-Pretalxumfeld (Link zum Demo: https://demo-de.venueless.events)<br>
- Miro-Board - ein Online-Whiteboard (Link: https://miro.com/app/dashboard/, Beispiele gibt es viele, per Suchmachiene unter Miro board beispiele), eher für Arbeitsgruppenarbeit und Visualisierung gedacht, um Konferenzteilnehmer:innen zu beteiligen hält Katja es für ungeeignet)<br>
====Entscheidung(en) treffen====
-'''Thema Verlosung''' <br>
-- in 2020 keine Verlosung --> weniger Teilnehmer:innenfeedbackbögen zurückerhalten :-( <br>
''Frage:'' ? Verlosung weitermachen oder einstellen?<br>
-- drei tolle Preise (Preissponsor, Drucker oder irgendwas cooles; Eintrittskarte FOSSGIS 2022) öffentlich verlosen - falls mehr zur Verlosung da ist, Lösung finden<br>
-- auf jeden Fall an Befragung koppeln<br>
-- Verlosung online möglich --> Online-Befragung? <br>
-- hybrider Abschluss<br>
-''' Thema Preise'''<br>
-- Schatzmeister + Katja schlagen folgende Konferenzpreise vor:<br>
-- Normalticket: 220 EUR<br>
-- Frühbucher: 200 EUR (ca. 10% der Tickets) <br>
-- Studierende, Rentner: 50 EUR<br>
-- OnlineTN: 80 EUR<br>
-- Frühbucher-Online: 70 EUR<br>
-- OnlineTN-Rentner/Stud: 15 EUR<br>
-- Workshop: 120 EUR<br>
-- Communityticket/Helferticket: 0 EUR<br>
- '''Diskussion:'''
- Stornierungsregeln, Umbuchungsregeln gut kommunizieren<br>
- Thema [[Frühbucher]] in der derzeitigen Situation dahingehend relevant, da wir Serverkapazitäten planen müssen, d.h. wir brauchen frühzeitige Interessensbekundung für Teilnahme<br>
-- Ideen: wer sich früh genug anmeldet bekommt Post: Programmheft, T-Shirt, ...preiswerter als Normalticket ==> '''Frühbuchergoodies'''<br>
-- Mehrwert für Onlineticket gegenüber Livestream erklären<br>
-- Grafische Übersicht wie man es oft sieht, wenn Preise/Möglichkeiten gegenüber gestellt werden (keine Teilnahme, remote- Teilnahme, vor-Ort-Teilnahme)<br>
====Sonstiges====
zum nächsten Mal: <br>
- Workshops - wichtige Einnahmequelle<br>
- Gegenüberstellung Preise und was gibt es dafür<br>
- Arbeitsgruppen<br>


====Termin nächstes Treffen====


[[Category:FOSSGIS Konferenz 2021]]
'''[https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2021/Konferenzplanung/Planungstreffen_20201217 17.12.2020, 19.30 Uhr]'''

Aktuelle Version vom 20. Juli 2021, 09:34 Uhr

Planungstreffen FOSSGIS-Konferenz 2021 - 19.11.2020[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Uhrzeit: 19.30 Uhr (Technikcheck ab 19.20 Uhr) Link: https://osmvideo.cloud68.co/user/kat-f4t-obx-anp

Themen:

  • 1. Einstieg Themen vorstellen, Vorgehensweise besprechen
  • 2. aktueller Planungsstand (Katja)
  • 3. Programmkomitee (Astrid)
  • 4. Thema FOSSGIS hybrid (in kleinen Gruppen drauf rumdenken - Breakout-Room 1,2,3)
  • 5. Entscheidung(en) treffen
  • 6. Sonstiges
  • 7. Termin nächstes Treffen


Idee für Vorgehensweise:
- für den Fall, dass es viele Interessierte gibt, die mitorganisieren wollen, Diskussionen in Arbeitsgruppen (Breakout-Room)


Protokoll: https://fossgiskonferenz.pads.ccc.de/Konferenz-Organisation-2021-Protokoll

Protokoll[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Einstieg Themen vorstellen, Vorgehensweise besprechen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Wer ist dabei?

- Katja - Konferenzorga
- Astrid: Programmkomitee, Marketing im FOSSGIS, Konferenzorga
- Marc: Ticketsystem, Link zu CCC-Ideen
- Nakaner: Programmheft, Konferenzorga
- Stefan Keller: Local Team Rapperswil, Programmkomitee
- Pirmin: interssiert an Programm, aus der Schweiz, Firmenvertreter,
- Christopher: OSM-Aktiv in Berlin, Stammtiche/Community-Arbeit
- Lars: OSM-Aktiv in Berlin, Stammtiche/Community-Arbeit
- Rüdiger: München, OSM-aktiv, hat viel Zeit

aktueller Planungsstand (Katja)[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

- Datum 06-09.06.2021, OSM-Event findet am Sonntag statt
-- Ort steht (Räume am Campus OST sind alle für uns geblockt; Anzahl TN ohne Corona 500 Personen
-- aktuelle Lage in Rapperswil unsicher, Bedingungen mit Corona derzeit nicht verhandelbar

- Stefan Keller zum Status Schweiz und Corona
-- Neue Organisationsverhältnisse an der Hochschule
-- derzeit keine externen Veranstaltungen
-- Schulungen können derzeit bis 20 Personen stattfinden
-- Entscheidungen fallen von Woche zu Woche - keine Strategie der Entscheidung zur weiteren Vorgehensweise bei Corona
-- Reiseverbot beachten
-- wir müssen flexibel bleiben und im März entscheiden, wie das Format sein wird

- Sponsoringkatagorien - Preise sind angepasst (Schatzmeister und Katja, Beschluss Vorstandssitzung)
- https://fossgis-konferenz.de/2021/data/Sponsoreninformationen_FOSSGIS-2021.pdf
- Gold + Platin sollten noch etwas bekommen
-- Eintrittskarten dazu? Workshopteilnahme (oft stellen Sponsoren auch WS-Leiter)
-- Programmheft: eigne Gestaltung des Platzes im Programmheft (Gold eine Seite, Platin 2 Seiten)
-- Onlinepräsenz einrichten + Textbeiträge online stellen
-- Online-Expo für Aussteller
-- Sponsorenlogos (Gold + Platin) ins Intro beim Video (kritisch zu betrachten, weil Kopplung mit Vortrag schwierig sein kann) --> Kompromiss:
-- Pausenwerbeblog mit Sponsorenlogos ==> Katja überarbeitet Sponsoringbroschüre ==> Weiterbearbeitung im GitLab
-- vergünstigte Hotelzimmer - nach Diskussion darum abgewählt, zu viel Aufwand für uns

- Übernachtungsmöglichkeiten für Teilnehmende
-- ist mit Loc zusammengetragen,
-- erscheint demnächst auf der Konferenzhomepage


Programmkomitee (Astrid)[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

- PK ist aktiv
- Ende Dez CfP veröffentlichen
- Zeitplan steht
- Dokumentation im Wiki: https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2021/Programmplanung


Thema FOSSGIS hybrid[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Idee: in kleinen Gruppen drauf rumdenken ==> Breakout-Room 1,2,3 ==> Jede Gruppe macht eine Ideenbörse, d.h. kurz diskutieren und relevantes ins Pad schreiben

Fragen Raum 1: FOSSGIS hybrid - was wollen wir, was brauchen wir? Was ist an welchen Stellen wichtig zu beachten?
- Vorträge vor Ort + Vorträge eingespielt
-- Remote-Vorträge werden vorab aufgezeichnet und Live abgespielt (qualitativ besser)
-- An-/Abmoderation via Onlinetool
-- Technischer Support an Remote-Vortragende (Vorabworksop mit Kurs für OBS + Powerpointaufnahmefunktion)
- Fragerunde per Chat (betreut durch Vortragenden+Moderation)
-- Fragen vor Ort: Mikrofon nötig -- VOC hat Online-Konf. State of the Map mit max. 300 Teilnehmern betrieben (? gibt es eine Online-Teilnehmer:innen-Grenze?)
- Aussteller vor Ort + Onlinepräsenz für Sponsoren
-- Sponsoren kriegen Kanal im Online-Tool

- technische Ideen zur Vorabaufzeichnung:
-- OBS-Setup vorbereiten und zur Verfügung stellen, damit Vortragende ihren Vortrag gut aufzeichnene können
-- PowerPoint-Editor mit Aufnahmefunktion oder LibreOffice Screencastfunktion (Links: https://ilias.uni-marburg.de/goto.php?target=pg_218747, https://lehrerfortbildung-bw.de/st_digital/medienkompetenz/text_praes/5_av/2_anl/1_libre/), man kann Folie für Folie aufnehmen --> Export

Fragen Raum 2: Was braucht es, dass TN maximal partizipieren können? Was ist Euch bisher an schönen Networkingmethoden untergekommen? Was sollten wir bei der FOSSGIS 2021 umsetzen?

- Themen-Space-Format: -- spezielle Themen anbieten (Fahrrad und OSM, QGIS-Selbsthilfe, ...)
-- Experten dazu gewinnen, vorher initiieren, Räume wechseln möglich, Interaktivität ermöglichen,
- Frage-Antwort-Panels
-- Erkenntnis: online stellen TN mehr Fragen, auch parallel zum Vortrag (Vortrag ist aufgezeichnet, Speaker steht während und nach der Vortragszeit über Online-Chat zur Verfügung, Beantwortung von TN-Fragen, ==> Referenten in Pretalx nach Bereitschaft fragen, ==> im CfP erwähnen
-- Chat ist gut geeignet, Audiofragen kann auch funktionieren (Angebot an TN: vorab Setup testen, (? ist es technisch möglich, dass nur wer Setup-test mitgemacht hat, Audiofragen stellen darf? )
==> wir brauchen: Moderator:in für Fragen + technisch [[[Helferplanung]]]

- Open Lounge - reingehen und irgendwelche Leute treffen
-- wie geht das technisch genau?
-- Pausen gestalten, z.B. mit OBS-Software überbrücken (Musik) + Sponsorenlogos + ...("diese Pause wurde gestaltet von....")
-- Beispiel vom virtuellen PostGIS-Day - https://info.crunchydata.com/en/postgis-day-2020-crunchy-data sowie coole Chatsoftware: https://discord.gg/eQ46yZjWTy mit verschiedenen Channels,
-- TN fragen einander während des Talks, weitere Möglichkeiten: Slack, Matrix...

-Programm online:
- geht schöner (das Programmheft ist so schön, Website soll auch schön aussehen)
- Hausaufgabe an alle: wie sieht eine schöne Lösung aus? Wer kann es umsetzen?

-Online-Event-Plattform:
- Venueless - Online-Event-Tool aus dem Pretix-Pretalxumfeld (Link zum Demo: https://demo-de.venueless.events)
- Miro-Board - ein Online-Whiteboard (Link: https://miro.com/app/dashboard/, Beispiele gibt es viele, per Suchmachiene unter Miro board beispiele), eher für Arbeitsgruppenarbeit und Visualisierung gedacht, um Konferenzteilnehmer:innen zu beteiligen hält Katja es für ungeeignet)

Entscheidung(en) treffen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

-Thema Verlosung
-- in 2020 keine Verlosung --> weniger Teilnehmer:innenfeedbackbögen zurückerhalten :-(
Frage: ? Verlosung weitermachen oder einstellen?
-- drei tolle Preise (Preissponsor, Drucker oder irgendwas cooles; Eintrittskarte FOSSGIS 2022) öffentlich verlosen - falls mehr zur Verlosung da ist, Lösung finden
-- auf jeden Fall an Befragung koppeln
-- Verlosung online möglich --> Online-Befragung?
-- hybrider Abschluss

- Thema Preise
-- Schatzmeister + Katja schlagen folgende Konferenzpreise vor:
-- Normalticket: 220 EUR
-- Frühbucher: 200 EUR (ca. 10% der Tickets)
-- Studierende, Rentner: 50 EUR
-- OnlineTN: 80 EUR
-- Frühbucher-Online: 70 EUR
-- OnlineTN-Rentner/Stud: 15 EUR
-- Workshop: 120 EUR
-- Communityticket/Helferticket: 0 EUR

- Diskussion: - Stornierungsregeln, Umbuchungsregeln gut kommunizieren
- Thema Frühbucher in der derzeitigen Situation dahingehend relevant, da wir Serverkapazitäten planen müssen, d.h. wir brauchen frühzeitige Interessensbekundung für Teilnahme
-- Ideen: wer sich früh genug anmeldet bekommt Post: Programmheft, T-Shirt, ...preiswerter als Normalticket ==> Frühbuchergoodies
-- Mehrwert für Onlineticket gegenüber Livestream erklären
-- Grafische Übersicht wie man es oft sieht, wenn Preise/Möglichkeiten gegenüber gestellt werden (keine Teilnahme, remote- Teilnahme, vor-Ort-Teilnahme)

Sonstiges[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

zum nächsten Mal:
- Workshops - wichtige Einnahmequelle
- Gegenüberstellung Preise und was gibt es dafür
- Arbeitsgruppen

Termin nächstes Treffen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

17.12.2020, 19.30 Uhr