Konferenz 2021/Konferenzplanung/Planungstreffen 20201119

Planungstreffen FOSSGIS-Konferenz 2021 - 19.11.2020

Uhrzeit: 19.30 Uhr (Technikcheck ab 19.20 Uhr) Link: https://osmvideo.cloud68.co/user/kat-f4t-obx-anp

Themen:

• 1. Einstieg Themen vorstellen, Vorgehensweise besprechen
• 2. aktueller Planungsstand (Katja)
• 3. Programmkomitee (Astrid)
• 4. Thema FOSSGIS hybrid (in kleinen Gruppen drauf rumdenken - Breakout-Room 1,2,3)
• 5. Entscheidung(en) treffen
• 6. Sonstiges
• 7. Termin nächstes Treffen

Idee für Vorgehensweise:
- für den Fall, dass es viele Interessierte gibt, die mitorganisieren wollen, Diskussionen in Arbeitsgruppen (Breakout-Room)

Protokoll: https://fossgiskonferenz.pads.ccc.de/Konferenz-Organisation-2021-Protokoll

Protokoll

1. Einstieg Themen vorstellen, Vorgehensweise besprechen

Wer ist dabei?

- Katja - Konferenzorga
- Rüdiger: München, OSM-aktiv, hat viel Zeit
- Astrid: Programmkomitee, Marketing im FOSSGIS, Konferenzorga
- Christopher: OSM-Aktiv in Berlin, Stammtiche/Community-Arbeit
- Nakaner: Programmheft, Konferenzorga
- Stefan Keller: Local Team Rapperswil, Programmkomitee
- Lars: OSM-Aktiv in Berlin, Stammtiche/Community-Arbeit
- Pirmin: interssiert an Programm, aus der Schweiz, Firmenvertreter,
- Marc: Ticketsystem, Link zu CCC-Ideen

2. aktueller Planungsstand (Katja)

- Datum 06-09.06.2021, OSM-Event findet am Sonntag statt
-- Ort steht (Räume am Campus OST sind alle für uns geblockt; Anzahl TN ohne Corona 500 Personen
-- aktuelle Lage in Rapperswil unsicher, Bedingungen mit Corona derzeit nicht verhandelbar

- Stefan Keller zum Status Schweiz und Corona
-- Neue Organisationsverhältnisse an der Hochschule
-- derzeit keine externen Veranstaltungen
-- Schulungen können derzeit bis 20 Personen stattfinden
-- Entscheidungen fallen von Woche zu Woche - keine Strategie der Entscheidung zur weiteren Vorgehensweise bei Corona
-- Reiseverbot beachten
-- wir müssen flexibel bleiben und im März entscheiden, wie das Format sein wird

- Sponsoringkatagorien - Preise sind angepasst (Schatzmeister und Katja, Beschluss Vorstandssitzung)
- https://fossgis-konferenz.de/2021/data/Sponsoreninformationen_FOSSGIS-2021.pdf
- Gold + Platin sollten noch etwas bekommen
-- Eintrittskarten dazu? Workshopteilnahme (oft stellen Sponsoren auch WS-Leiter)
-- Programmheft: eigne Gestaltung des Platzes im Programmheft (Gold eine Seite, Platin 2 Seiten)
-- Onlinepräsenz einrichten + Textbeiträge online stellen
-- Online-Expo für Aussteller
-- Sponsorenlogos (Gold + Platin) ins Intro beim Video (kritisch zu betrachten, weil Kopplung mit Vortrag schwierig sein kann) --> Kompromiss:
-- Pausenwerbeblog mit Sponsorenlogos ==> Katja überarbeitet Sponsoringbroschüre ==> Weiterbearbeitung im GitLab
-- vergünstigte Hotelzimmer - nach Diskussion darum abgewählt, zu viel Aufwand für uns

- Übernachtungsmöglichkeiten für Teilnehmende
-- ist mit Loc zusammengetragen,
-- erscheint demnächst auf der Konferenzhomepage

3. Programmkomitee (Astrid)

- PK ist aktiv
- Ende Dez CfP veröffentlichen
- Zeitplan steht
- Dokumentation im Wiki: https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2021/Programmplanung

4. Thema FOSSGIS hybrid

Idee: in kleinen Gruppen drauf rumdenken ==> Breakout-Room 1,2,3 ==> Jede Gruppe macht eine Ideenbörse, d.h. kurz diskutieren und relevantes ins Pad schreiben

Fragen Raum 1: FOSSGIS hybrid - was wollen wir, was brauchen wir? Was ist an welchen Stellen wichtig zu beachten?
- Vorträge vor Ort + Vorträge eingespielt
-- Remote-Vorträge werden vorab aufgezeichnet und Live abgespielt (qualitativ besser)
-- An-/Abmoderation via Onlinetool
-- Technischer Support an Remote-Vortragende (Vorabworksop mit Kurs für OBS + Powerpointaufnahmefunktion)
- Fragerunde per Chat (betreut durch Vortragenden+Moderation)
-- Fragen vor Ort: Mikrofon nötig -- VOC hat Online-Konf. State of the Map mit max. 300 Teilnehmern betrieben (? gibt es eine Online-Teilnehmer:innen-Grenze?) - Aussteller vor Ort + Onlinepräsenz für Sponsoren
-- Sponsoren kriegen Kanal im Online-Tool

- technische Ideen zur Vorabaufzeichnung:
-- OBS-Setup vorbereiten und zur Verfügung stellen, damit Vortragende ihren Vortrag gut aufzeichnene können
-- PowerPoint-Editor mit Aufnahmefunktion oder LibreOffice Screencastfunktion (Links: https://ilias.uni-marburg.de/goto.php?target=pg_218747, https://lehrerfortbildung-bw.de/st_digital/medienkompetenz/text_praes/5_av/2_anl/1_libre/), man kann Folie für Folie aufnehmen --> Export

Fragen Raum 2: Was braucht es, dass TN maximal partizipieren können? Was ist Euch bisher an schönen Networkingmethoden untergekommen? Was sollten wir bei der FOSSGIS 2021 umsetzen?

- Themen-Space-Format: -- spezielle Themen anbieten (Fahrrad und OSM, QGIS-Selbsthilfe, ...)
-- Experten dazu gewinnen, vorher initiieren, Räume wechseln möglich, Interaktivität ermöglichen,
- Frage-Antwort-Panels
-- Erkenntnis: online stellen TN mehr Fragen, auch parallel zum Vortrag (Vortrag ist aufgezeichnet, Speaker steht während und nach der Vortragszeit über Online-Chat zur Verfügung, Beantwortung von TN-Fragen, ==> Referenten in Pretalx nach Bereitschaft fragen, ==> im CfP erwähnen
-- Chat ist gut geeignet, Audiofragen kann auch funktionieren (Angebot an TN: vorab Setup testen, (? ist es technisch möglich, dass nur wer Setup-test mitgemacht hat, Audiofragen stellen darf? )
==> wir brauchen: Moderator:in für Fragen + technisch [[[Helferplanung]]]

- Open Lounge - reingehen und irgendwelche Leute treffen
-- wie geht das technisch genau?
-- Pausen gestalten, z.B. mit OBS-Software überbrücken (Musik) + Sponsorenlogos + ...("diese Pause wurde gestaltet von....")
-- Beispiel vom virtuellen PostGIS-Day - https://info.crunchydata.com/en/postgis-day-2020-crunchy-data sowie coole Chatsoftware: https://discord.gg/eQ46yZjWTy mit verschiedenen Channels,
-- TN fragen einander während des Talks, weitere Möglichkeiten: Slack, Matrix...

Programm online: - geht schöner (das Programmheft ist so schön, Website soll auch schön aussehen)
- Hausaufgabe an alle: wie sieht eine schöne Lösung aus? Wer kann es umsetzen?

Online-Event-Plattform: - Venueless - Online-Event-Tool aus dem Pretix-Pretalxumfeld (Link zum Demo: https://demo-de.venueless.events)
- Miro-Board - ein Online-Whiteboard (LInk: https://miro.com/app/dashboard/, Beispiele gibt es vieleper Suchmachiene unter Miro board beispiele), Eher für Arbeitsgruppenarbeit und Visulisierung gedacht, um Konferenzteilnehmer:innen zu beteiligen hält Katja es für ungeeignet)

5. Entscheidung(en) treffen - Thema Verlosung -- in 2020 keine Verllosung --> weniger Teilnehmer:innenfeedbackbögen zurückerhalten :-(

   Frage: ? Verlosung weitermachen oder einstellen?

-- drei tolle Preise (Preissponsor, Drucker oder irgendwas cooles; Eintrittskarte FOSSGIS 2022) öffentlich verlosen - falls mehr zur Verlosung da ist, Lösung finden -- auf jeden Fall an Befragung koppeln -- Verlosung online möglich --> Online-Befragung? -- hybrider Abschluss

- Thema Preise - Schatzmeister + Katja schlagen folgende Konferenzpreise vor: -- Normalticket: 220 EUR, -- Frühbucher: 200 EUR (ca. 10% der Tickets) -- Studierende, Rentner: 50 EUR, -- OnlineTN: 80 EUR, -- Frühbucher-Online: 70 EUR -- OnlineTN-Rentner/Stud: 15 EUR, -- Workshop: 120 EUR -- Communityticket: 0 EUR

Diskussion: - Stornierungsregeln, Umbuchungsregeln gut kommunizieren - Thema Frühbucher in der derzeitigen Situation dahingehend relevant, da wir Serverkapazitäten planen müssen, d.h. wir brauchen frühzeitige Interessensbekundung für Teilnahme -- Ideen: wer sich früh genug anmeldet bekommt Post: Programmheft, T-Shirt, ...preiswerter als Normalticket ==> Frühbuchergoodies -- Mehrwert für Onlineticket gegenüber Livestream erklären -- Grafische Übersicht wie man es oft sieht, wenn Preise/Möglichkeiten gegenüber gestellt werden (keine Teilnahme, remote- Teilnahme, vor-Ort-Teilnahme)

6. Sonstiges

zum nächsten Mal: Workshops - wichtige Einnahmequelle Gegenüberstellung Preise und was gibt es dafür Arbeitsgruppen

7. Termin nächstes Treffen 17.12.2020, 19.30 Uhr