Konferenz 2016/Protokolle Abstimmungen: Unterschied zwischen den Versionen

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** Kostenverteilung nach innen (AGIT kümmert sich um finanzielle Abwicklung?, Preise transparent kommunizierbar?)
 
** Kostenverteilung nach innen (AGIT kümmert sich um finanzielle Abwicklung?, Preise transparent kommunizierbar?)
 
** Sponsoren (Vorschlag Schatzmeister: FOSSGIS e.V. schenkt FOSSGIS-Ausstellern das Bronzesponsoring und kümmert sich um die "Nur"Sponsoren)
 
** Sponsoren (Vorschlag Schatzmeister: FOSSGIS e.V. schenkt FOSSGIS-Ausstellern das Bronzesponsoring und kümmert sich um die "Nur"Sponsoren)
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** bitte beim Thema Rechnungstellung (hier und beim Ticket) und den möglichen hin und her Überweisungen die MwST. klären, wird ja normalerweise bei Rechungen zw. EU-Ländern nicht erhoben. --[[Benutzer:Jörg Thomsen|Jörg Thomsen]] 07:04, 7. Jul. 2015 (UTC)
  
 
* 4. Konferenzticket
 
* 4. Konferenzticket

Version vom 7. Juli 2015, 08:04 Uhr

Themen für Gespräch am 10.07. @ AGIT aus Katja Sicht

  • Ziel: Konkretisierung FOSSGIS 2016
    • ? reicht Doku im Wiki [1]
    • ? braucht es eine andere Form der Vereinbarung?
  • 1. Räume (Hörsäle, Workshopräume und Expo) anschauen, bitte Fotos + Sitzplatzzahlen + Ausstattung + Videomöglichkeiten eruieren und dokumentieren
  • 2. Programmgestaltung
    • 2.1. Schnittmengen FOSSGIS und AGIT herausstellen
    • 2.2. OSM - ? inwieweit ist es möglich am Sonntag oder sogar Samstag+Sonntag etwas in Richtung Unconference/ Mappingparty oder ähnliches durchzuführen?; Seitens der OSM-Community wird dies derzeit diskutiert; OSM-Themen, die Mapper interessieren am Wochenende, OSM-THemen, die normale FOSSGIS-Besucher interessant finden am Montag (Vorschlag: 2 Sessions OSM, 1 Session GIS), Dienstag 2 Session GIS , 1 Session OSM)
    • OS Geo Day denken
  • 3. Aussteller
    • Angebot nach außen
    • Kostenverteilung nach innen (AGIT kümmert sich um finanzielle Abwicklung?, Preise transparent kommunizierbar?)
    • Sponsoren (Vorschlag Schatzmeister: FOSSGIS e.V. schenkt FOSSGIS-Ausstellern das Bronzesponsoring und kümmert sich um die "Nur"Sponsoren)
    • bitte beim Thema Rechnungstellung (hier und beim Ticket) und den möglichen hin und her Überweisungen die MwST. klären, wird ja normalerweise bei Rechungen zw. EU-Ländern nicht erhoben. --Jörg Thomsen 07:04, 7. Jul. 2015 (UTC)
  • 4. Konferenzticket
    • Varianten und Preise abhängig von TN-Zahl und Anzahl der Sessions - ? Ist das möglich, wenn wir die Vortragseinreichungen abwarten und dann im Februar über Preise nachdenken, wenn die TN-Anmeldung am 01.01.2016 eröffnet und da schon Preise feststehen sollten. --> gehbaren Weg überlegen
    • ? kostenfreies Ticket möglich? wie kann es mit dem kostenfreien Ticket laufen? - Verknüpfung mit freiwilligen Helfern sinnvoll?
    • ? PDF-Rechnung für FOSSGIS-Besucher aus AGIT-System heraus - was ist dafür alles wichtig?
    • ? Ist eine Vor-Ort-Anmeldung möglich?
  • 5. Social Event am Montag denken
    • Location auswählen, Angebote einholen, um Preis checken zu können
    • niedriger Preis -- viele TN
    • hoher Preis -- weniger TN
    • Optimaler Preis zw. 30 und 35 € für TN für Social Event
  • 6. Zeitplan FOSSGIS und AGIT abgleichen
  • 7. Welcome Desk FOSSGIS-Konferenz
    • wird der komplette Welcome Desk FOSSGIS-Konferenz vom Tagungsbüro AGIT übernommen?
    • D.H. Vor-Ort-Anmeldung, Registrierung TN, Workshopbuchungen, T-Shirt- und Taschenausgabe und alle Fragen, die auftauchen?..
  • 8. weitere Themen?

FOSSGIS 2016 - Planungsrunde beim FOSSGIS Hacking Event im Juni 2015

  • Ziel: erste Konkretisierung FOSSGIS 2016
  • Die FOSSGIS 2016 findet in Salzburg, Österreich in der gleichen Woche wie die AGIT statt.
  • Anzahl der Besucher AGIT ca. 1.000, AGIT gibt es seit ca. 20 Jahren und bewegt sich im Bereich Wissenschaft und Lehre.
  • Elemente der AGIT. EXPO, Symposium, OS-Geo-Day, Socializing
  • Wer ist Veranstalter der FOSSGIS 2016? --> AGIT
    • finanzielle Abwicklung der Teilnehmer, Workshops, Aussteller, Catering
    • wie viel % behält AGIT ein? Schreibt FOSSGIS eine Rechnung?
    • TN-Anmeldung über AGIT-System
  • wie viele Sessions, wie viele Workshops, wie viele Tracks
    • 2-3 Sessions parallel, das richtet sich nach Anzahl und Qualität der Vortragseinreichungen
    • wichtig: wenn FOSSGIS kleiner als gewöhnlich ausfällt, ist das immer noch besser, als keine FOSSGIS
  • an welchen Tagen was (WS, GIS, OSM, SE, IS, SE)
    • Einsteigervorträge, Eröffnung und Workshops am Montag --> OS-Geo-Day vorne dran, statt Freitag
    • Hauptprogramm am Dienstag (2 oder 3 parallele Vortragsblöcke?)
    • Mittwoch vormittag Porgramm und gemeinsame Keynote als Ausklang der FOSSGIS und Auftakt der AGIT.
  • Programmgestaltungsvorschlag
    • OSM Un-conference oder Hackday am Sonntag (OSM-Community ist aufgefordert sich etwas zu überlegen)
    • OSM-Vorträge Mo. und Di. ganztägig
    • GIS-Vorträge Mo. ab Mittag bis Mittwoch Mittag, Übergang zur AGIT
    • Programmkomitee muss sich abstimmen, Schnittstellen
    • für Vortragseinreichung wird Frab genutzt (Frederik setzt auf, Dominik Layout)
  • Welche Themen sind auch AGIT-Themen?
    • Was ist die AGIT, was ist die FOSSGIS, sauber kommunizieren, z.B: "Wenn Sie Akademiker sind, dann auf jeden Fall auf die AGIT, bist Du Hacker geh auf die FOSSGIS."
  • Sponsoringkategorien 2016
    • Sponsoren, die nur FOSSGIS sponsern über FOSSGIS-Verein
    • Sponsoren, die beide Konferenzen sponsern - finanzielle Anteile regeln
    • Präsentation auf Website: Sponsorenkategorien wie gehabt + extraübersicht Aussteller, falls TN das interessant finden
  • Ausstellerkonditionen
    • unser Vorschlag: Aussteller nur FOSSGIS, Aussteller beide Konferezen, Aussteller nur AGIT
    • Ausstellerabwicklung über AGIT (Preis setzt sich zusammen aus qm-Preis und Medienpaket)
    • Vorschlag Frederik: wir schenken den Ausstellern das Bronzesponsoring und benötigen deshalb keine weitere Kategorie für die Logos
    • Preisangebote für Website erarbeiten --> auf AGIT Tagungsbüro verweisen
    • Wann ist Auf- und Abbau für die Firmen, je nach FOSSGIS oder AGIT Termin, oder nur beide?
    • Ausstellungsgestaltung entsprechend der Anforderungen - falls FOSSGIS-Aussteller an Mittwoch abreisen, Lücken in der Expo?
  • Ticketgestaltungsvorschlag
    • Vorschlag: FOSSGIS Paket hinzu-buchbar?
    • ggf. die gesamte Bestellung, Buchhaltung, etc. über die AGIT laufen lassen. Sponsoren/ oder Ticketgelder werden gesammelt überwiesen.
    • Preise wie immer, Inkludierung SE hängt von Antwort des Finanzamtes ab
    • Regelung "freier Eintritt nicht eindeutig"
  • Social Event
    • Social Event der FOSSGIS am Montag!
    • Dienstag kein Social Event extra - am Di. findet die Exponight der AGIT statt (internationales Event) FOSSGIS-TN können dabei sein?
  • Entscheidung Bildungsurlaub (von 125 befragten TN (Feedback), würden 42 (33%) ihren Bildungsurlaub für FOSSGIS nutzen)
    • Soll das gemacht werden?
    • nicht für FOSSGIS 2016, jedoch für FOSS4G (Dominik holt Angebot für Dienstleister ein, Katja sucht Infos raus)
  • Konferenzhomepage (damit QR-Codelink auch richtig landet ;-) -> http://www.fossgis-konferenz.de/2016/
  • Programmheft (Vorgaben für Abstracts)
    • Siehe Lessons Learned 2015
  • Twitteraccount anpassen
    • @fossgis_konf ist der aktuelle Konferenztwitteraccount und besitzt noch alle 600 Follower
    • --> Schriftlichen Vorschlag FOSSGIS 2016 erarbeiten, der Grundlage einer Vereinbarung mit AGIT wird (falls es so etwas braucht)
    • --> Vorbereitung Vorortgespräch während der AGIT (Arnulf, Astrid, wer noch?)
  • FOSSGIS 2017
    • Call for Location light ins Wiki (Dominik und Katja)
    • Stuttgart hat für 2017 Interesse bekundet
    • trotzdem muss anderen Interessenten eine Chance gegeben werden

FOSSGIS 2016 - Telefonat Bernhard & Katja für Grobabstimmung Juni 2015

  • Telefonat Bernhard Zagel 23.06.2015
? was ist schon klar?
? welche Aufgaben FOSSGIS e.V.? Welche Aufgaben AGIT-Team?
? TN-Zahlen, Zielgruppe...
? was muss vereinbart werden?
  • zentraler Ansprechpartner: Bernhard Zagel, wenn es ins operative geht, Team AGIT
  • jede Konferenz behält ihre Individualität (Homepage, Name, Zielgruppe) - Schnittmengen werden gemeinsam genutzt und kommuniziert
  • Planungsstand: 04.-06.07.2016
    • Mo&Di Hörsäle und Workshopräume vorhanden
    • Mi Mischprogramm (AGIT-FOSSGIS - gemeinsamer Keynote zum Abschluss FOSSGIS und Eröffnung AGIT)
    • traditionell AGIT: OS Geo am Freitag, Mi OSM Spezialforum
    • zu überlgen: fossgisaffine Sachen im AGIT-Programm diskutieren, ob diese in FOSSGIS-Zeitraum gezogen werden (--> Gespräch 10.07.@AGIT)
  • Aussteller-EXPO
    • nach außen alle gleich
    • Firmen zahlen qm-Preis und Medienpaket (2 Kongresstickets, Strompauschale, Ausstellerverzeichnis)
    • Projekte kostengünstige Variante (1 Vertreter bekommt Autorentarif, 1 Record im Ausstellerverzeichnis)
    • --> toDo Angebot für Aussteller überlegen, die nur für FOSSGIS ausstellen oder FOSSGIS+AGIT wollen
  • Konferenzticket
    • Varianten: nur FOSSGIS, nur FOSSGIS+Workshops, FOSSGIS+AGIT, FOSSGIS+Workshops+AGIT, nur AGIT
    • --> Preis abhängig von Anzahl der TN und Anzahl der Sessions
    • AGIT-Preise: 320+40€ normal, 260+40 Frühbucher, 200€ (ab 3 Leute Gruppentarif), 100€ Studierendentarif, 180€ Autorentarif (Leute, die etwas beitragen)
    • ? Können wir kostenfreies Ticket anbieten? --> Kontingent 'Karte for free', Teilnahme nur 30€ --> Klären Gespräch 10.07.@AGIT)
    • Mischpreis im Gespräch 10.07.@AGIT besprechen
  • Mietkosten @ AGIT (komplexer Preis=Foyermiete, Hörsäle, Seminarräume, Betriebskosten)
    • FOSSGIS-Kosten in AGIT integriert ca. 2.000€
  • Was macht das Tagungsbüro
    • TN-Betreuung (ca. 1000 AGIT-TN), Zielgruppe: Wissenschaft und Lehre
    • Catering
    • Vernetzung in die Communities, Firmennetzwerke und Presseverteiler
  • Social Event
    • Mittwoch Abend: EXPO-night - traditionell viel Bier und Catering im Ausstellerbereich, im Ticket enthalten - hat sich sehr bewährt
    • Dienstag Abend GI-Forum - internationaler Teil der Konferenz mit Keynote und Icebreaker, Fingerfood und Freibier
    • Montag ist etwas möglich, das ist abhängig davon was FOSSGIS möchte (--> Entscheidung beim FOSSGIS e.V.).
  • Zeitplan - AGIT 2016
    • 01.02.16 Deadline Call for Papers (Eröffnung im Dezember 2015)
    • 20.02.16 Workshops und Produktpräsentationen (ohne Publikation)
    • Anfang/Mitte März steht Programm
    • TN-Anmeldung an 01.01.2016 geöffnet (Login, Buchungen änderbar, Workshopbuchungen später möglich, T-Shirtgröße und T-Shirtauswahl)
    • --> ToDo seitens Tagungsbüro: PDF-Rechnung erzeugen --> erster entwurf im Gespräch 10.07.@AGIT
  • Helfer
    • Rückgriff auf Studierende (guter Pool, Personalplanung Tagungsbüro hat viele Jahre Erfahrungen, Schulungen, 9€ pro h)
    • Volontiers weniger --> eventuell kein Bedarf am Engelsystem
    • Volontiers nur für Video

~~ insgesamt sind sowohl AGIT als auch FOSSGIS flexibel in alle Richtungen ~~ Vorstellungen sollten konkretisiert werden