Konferenz 2016/Protokolle Abstimmungen: Unterschied zwischen den Versionen

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===FOSSGIS 2016 Telefonat Katja-Bernhard (29.01.2016)===
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* Programm insgesamt:
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** FOSSGIS 2016 – deadline bis 21.2.
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** Programmplanung AGIT am 3./4. -> Kommunikation an: FOSSGIS
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** FOSSGIS: Programmplanung FOSSGIS 5./6.03. (?)
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** AGIT Eröffnung Vortrag: Keynote (A. Graser)
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* Schnittstellen Programm:
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** Keynote Mittwoch
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** Archäologie
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** OSM Beiträge
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** Workshops: die auf AGIT und FOSSGIS stattfinden ev. abgleichen.
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* Ausstellerstatus:
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** Aktuell (29.1): Wheregroup, bmastergis, gfi
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** sourcepole -> QGIS Enterprise ev. als Aussteller
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** Anfrage an OSGEO Projekte bzgl. Anmeldung? FOSSGIS/AGIT
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** Ev. Informationsinsel für alle FOSSGIS Projekte?
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* Teilnehmeranmeldung:
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** Letzte Februar Woche Meldung von Team AGIT -> an Katja -> Anmeldevorschlag + PDF Rechnung + Emailverständigung
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** Ziel: Anmeldung offen ab 4.4.
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** Vorgaben und Wünsche: bzgl. online Anmeldung FOSSGIS [Konferenz 2016/Konferenzanmeldung hier] -> Robin checkt wg. Anforderungen.
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* OSM Sonntag für Mapper:
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** keine weitere Info bisher…
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* ÖV Ticket FOSSGIS
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** bis Anfang März -> Cash So/Mo-Mittwoch
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* Tasche AGIT / FOSSGIS
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** coole Skyline
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[[File:Skyline burg Entwurf.png|none|thumb|600px|Skyline Hohensalzburg]]
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* Abklärung Badges
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** Preisvergleich Katja/Stundner
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===FOSSGIS 2016 - Vor-Ort-Besuch Katja 26.-30. Oktober 2015===
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besprochene Themen:
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* [https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2016/Veranstaltungsort Räume ]
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* [https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2016/Konferenzanmeldung Budgetplanung & Preisgestaltung],
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** Anmeldeabwicklung intern
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** E-Mailtext für TN als Anmeldebestätigung
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** Voucher (Namensschild, SE, TB, T-Shirt)
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* [https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2016/Zeitraster Zeitraster für Programm]
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* [http://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2016/Programm Programmplan]
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* [http://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2016/Call_for_Papers Call for Papers], Programmkommitee FOSSGIS-Konferenz stimmt sich bei Bedarf mit SGIT-Programmkommitee ab
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* Tagungsband als E-Book und nach Auswahl bei der Anmeldung
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* Aussteller und Sponsoren
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** Aussteller Abwicklung AGIT-Office (Katja entwirft Dokument)
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** Sponsoren FOSSGIS e.V.
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* [http://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2016/Programm/OSM-Sonntag OSM-Sonntag]
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* [http://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2016/Programm/Social_Events Social Events] (Schönwetter- und Schlechtwettervariante)
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* Teilnehmerbetreuung: [http://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2016/Informationen_Teilnehmer Informationen für Teilnehmer], [http://www.agit.at/fossgis AGIT-Website, Event FOSSGIS]
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* [http://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2016/Green_Meeting Green Meeting]
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===FOSSGIS 2016 - Telefonat Bernhard, Gerald & Katja 02. Oktober 2015===
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* OSM Mapper
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** Preconf/Hackevent/Workshopsonntag am 03.07.16 - wie wir es nennen wollen, kommt nach dem was wir wollen.
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** ausgehend vom OSM-Mapper, der eher nur am Wochenende kann, dürfen jetzt die Ideen wachsen.
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** aus dem Plan ergibt sich dann der Bedarf an Catering, Räumlichkeiten, weiterer Infrastruktur und Orga.
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** daraus ergibt sich auch, dass das Orga-Team weiß, wo es unterstützen kann und was selbstorganisiert läuft.
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** OSM-Spezialforum + OSGeoforum (AGIT-Format, normalerweise freitags) am Mittwochvormittag und Montag und Sonntag.
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** Ideen bis 25.10.15 an Katja, konkret sollten wir bis Ende 2015 sein, um gegebenenfalls Räume zu reservieren.
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* Organisatorisches
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** Messebauer am Samstag, den 02.07.16 von 8-18 Uhr im Haus
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** Grundrissplan kommt
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*Zeitplan --> [https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2016/Zeitraster Zeitraster]
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* Social Events
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** GesamtAGIT: Di Icebreaker (50-70 TN, tw. international), Mi Exponight mit Ausstellern und Catering, Do großer Abendevent
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** FOSSGIS: ~ Inofficial Start Sonntag Abend, Bräustübl Müller(?) oder anderes Bräustübl
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~ Abendveranstaltung/ Social Event
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  Entscheidung:
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  --1> am Montag (ein eigenes) oder
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  --2> am Dienstag zusammen mit der Icebreaker-Veranstaltung
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~~ aus Sicht der Ausgabenseite (kostentechnisch) wäre der Dienstag klüger) --> Entscheidung auf ML [Hafi schreibt]
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~ Expoeröffnung am Mittwoch (AGIT Expoeröffnung, FOSSGIS Sektempfang)
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* Programmgestaltungsplanung (Vergleich auch Zeitraster)
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** Sonntag OSM Un-conference am Workshopsonntag
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** Montag vormittag Einführungsblock und eventuell Workshops
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** Montag Mittag Eröffnung im Audimax (13-14:30 Uhr)
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** Montag Nachmittag 2 Blocks Vorträge + Workshops (eventuell mehr OSM? GISI, OSMI, OSMII)
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** Dienstag normales FOSSGIS-Programm
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** Mittwoch Vormittag normales Vortragsprogramm (zeitgleich läuft ab 10:30 Uhr die Eröffnung der AGIT)
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** Mittwoch Mittag Eröffnung EXPO mit Catering im Ausstellerbereich + FOSSGIS Abschluss Sektempfang
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** Mittwoch Nachmittag FOSSGIS-Abschlussveranstaltung läuft im ersten Track des Formates AGIT GI-Forum
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** OSM-Spezialforum + OSGeoforum (AGIT-Format, normalerweise freitags) am Mittwochvormittag und Montag und Sonntag.
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(Vergleich auch [https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2016/Zeitraster Zeitraster])
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* Programmerstellung
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** CfP gleichschalten, Einreichung über Z_GIS-Tool
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** Vortragender entscheidet über Bereich AGIT (Mi-Fr) oder Bereich FOSSGIS (Mo-Mi)
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** AGIT hat viele Verschiedene Format-Kategorien, FOSSGIS hat Vortrag und Workshop
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** Procedere: Einreichung - Review - Programmkommitee - Programm - Digital (PK AGIT und PK FOSSGIUS stimmen sich inhaltlich ab)
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* Räume
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** Audimax 400 Sitzplätze
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** 3 Hörsäle bis zu 120 TN
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** Workshopräume: WS1 20 Plätze, WS2 13 Plätze, WS3 25 Plätze
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** Expobereich
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** Cateringbereich
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* Ticketgestaltung
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** AGIT-Normalticket Di-Fr (ab Dienstag Mittag)
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** AGIT-Vollpreistiket Mo -Fr (FOSSGIS+AGIT)
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** FOSSGIS Mo-Mi (Normalticket 180 €)
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***Ziel: FOSSGIS-Leute gehen bei AGIT mit rein und AGIT-Leute gehen bei FOSSGIS mit rein
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** TN-Anmeldung bis 25.06.16 geöffnet
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* Programmheft
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** AGIT hat A4-Ausdruck vom Programm
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** FOSSGIS Programmheft A6
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** Schnittstelle zum Programm erforderlich
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* APP
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** bisher gibt es keine AGIT-APP (ist jemand ambitioniert eine AGIT-FOSSGIS-APP mit dem Gesamtprogramm zu erstellen?
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** Schnittstelle zum Programm erforderlich
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Tagungsband
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** Gesamttagungsband? --> zu viel Inhalt für eine Veröffentlichung
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** jede Konferenz behält ihren eigenen Tagungsband.
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  FOSSGIS Tagungsband Entscheidung bezügl. GreenEvent erforderlich --> ML (Hafi schreibt)
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  --> Jeder bekommt einen Tagungsband
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  --> nur wer einen Tagungsband möchte, bekommt einen
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* Finanielles
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** Je mehr Aufgaben AGIT-Tagungsbüro macht, um so mehr finanzielle Anteile
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** Budgetplanung für Preiskalkulationen (Hafi + Frederik)
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* ToDo:
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** Budgetplanung für Preiskalkulationen
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** Green Event Points
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** Ausstelleraquise - Management AGIT-TAgungsbüro
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** FOSSGIS Sponsorenakquise - Katja
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** Fotos für Website und Twitter kommen von Bernhard
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** nächster Telefoniertermin: 23.10.15
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===Absprache Videoteam per Mail Sept. 2015===
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* VOC-Team ist angefragt
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* bei Vorortbesuch mit Videoteamauge schauen und Fotos machen
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** Fotos der Räume machen
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** Wo sind Steckdosen
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** Wo gibt's Netzwerk
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** Gibt es eine Saal-Anlage
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** Fotos der Saal-Anlage machen
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** Wer ist für Saal-Anlage und Netzwerk Ansprechpartner
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** Wie schaut es mit Licht auf den Vortragenden aus
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===Planungstreffen Juli 2015===
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TN: Bernhard, Arnulf, tw. Markus Mayr und Anita Graser, ?
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* Organisatorisches:
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** Location - Uni Salzburg, NaWi - dh. eher alles unter einem Dach.
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** Ausnahmen: Informelles, privat organisiertes get2gether der FOSSGIS Organisatoren (außerhalb, Gastronomie)
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** OSM Mapper; treffen eher am Wochenende davor, Details sind hier noch zu klären -> M. Mayr
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** Exkurs: Starke OSM Anwender Community auf der AGIT (ev. Synergien nutzen)
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* Zeitplan (erste grobe Skizze siehe Grafik):
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{| border=0
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||[[File:Konferenz-Zeitplan.jpg|left|thumb|300px|Konferenz-Zeitplan]]
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|}
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* EXPO:
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** Anmeldung, Aufplanung und Organisation durch Z_GIS; org.
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** OSGeo Park: Details innerhalb des OSGeo Parks werden von FOSSGIS geregelt (v.a. Projekte).
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** Räumliche Konzentration in einem Bereich.
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** AGIT EXPO und OSGeo Park überlappend: Idealerweise bleiben die Projekte und "richtige" Aussteller auch während der AGIT stehen. Umgekehrt kann es sein, dass klassische AGIT Aussteller auch das FOSSGIS Publikum ansprechen möchte.
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** Einheitliches Tarifmodell wird angestrebt.
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* Teilnahmeanmeldung:
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** kann komplett über uns abgewickelt werden. Tarif im Bereich 180-200 Euro (weitere Tarife?)
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** Kombiticket AGIT / FOSSGIS JA, sehr erwünscht: im Bereich AGIT Vollpreisticket
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** FOSSGIS Leader/PK erhalten kostenlose TN (Verhältnis Zahlende/nicht Zahlende 2015: Normalpreis 58%, erm. Preis: 14%, frei: 28%)
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** → siehe auch Budget.
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* Sponsoren:
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** Akquise durch FOSSGIS. Einnahmen Zweckgebunden in Catering/Abendveranstaltung usw.
 +
** Rechnungslegung / Abwicklung durch Z_GIS siehe Budget
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 +
* Kostenpflichtige Workshops seitens FOSSGIS:
 +
** Überwiegend am ersten Tag in den Computer Labs an der NaWi.
 +
** Können entweder bei der Anmeldung gleich mit bestellt werden, oder separat gehostet werden.
 +
 +
* Budget:
 +
** Muss noch im Detail besprochen und ggf. aus den Vorjahren abgeleitet werden.
 +
** Zusammensetzung: aus TN Beiträgen, Aussteller- und Sponsorenbeiträgen sowie Workshopgebühren. Letztere sollen teilweise wieder an den FOSSGIS Verein zurückfließen (so war es zumindest bisher). Alle anderen Beträge fließen in das Hosting der Veranstaltung durch Z_GIS.
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* Bewerbung / Website Auftritt (Landing page):
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** Organisation: kann grundsätzlich im FOSSGIS Wiki sein, wir würden aber jedenfalls eine Landing Page im AGIT Web einrichten.
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** bestehende Landingpage: http://www.fossgis-konferenz.de/2016/
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* Programm:
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** Gleichschaltung des Call for Papers (deadline 1.Februar); Call macht am 1.12. auf. Promotion Call ab Okt./Nov.
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** Einreichung kann über Z_GIS laufen (bewährtes System, Arnulf kennt es)
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** Programmplanung  koordiniert ab Anfang/Mitte März; online ab Anfang/Mitte April:
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** Rahmenraster von AGIT/GI_Forum idealerweise zu beachten, und Programm synchron zu halten.
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 +
* Social Events / Catering:
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** Catering wird gestellt.
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** Dienstag Abend zentraler Event.
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** Mittwoch Abend EXPO Night (kann von den Ausstellern gestaltet werden (Stichwort OSM Bier).
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* Volunteers:
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** to be done; hat bei FOSSGIS Veranstaltungen bisher ganz gut funktioniert. Z_GIS greift auf Studierende zurück.
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=== Themen für Gespräch am 10.07. @ AGIT aus Katja Sicht ===
 
=== Themen für Gespräch am 10.07. @ AGIT aus Katja Sicht ===
 
* '''Ziel: Konkretisierung FOSSGIS 2016'''
 
* '''Ziel: Konkretisierung FOSSGIS 2016'''
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** Kostenverteilung nach innen (AGIT kümmert sich um finanzielle Abwicklung?, Preise transparent kommunizierbar?)
 
** Kostenverteilung nach innen (AGIT kümmert sich um finanzielle Abwicklung?, Preise transparent kommunizierbar?)
 
** Sponsoren (Vorschlag Schatzmeister: FOSSGIS e.V. schenkt FOSSGIS-Ausstellern das Bronzesponsoring und kümmert sich um die "Nur"Sponsoren)
 
** Sponsoren (Vorschlag Schatzmeister: FOSSGIS e.V. schenkt FOSSGIS-Ausstellern das Bronzesponsoring und kümmert sich um die "Nur"Sponsoren)
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** bitte beim Thema Rechnungstellung (hier und beim Ticket) und den möglichen hin und her Überweisungen die MwST. klären, wird ja normalerweise bei Rechungen zw. EU-Ländern nicht erhoben. --[[Benutzer:Jörg Thomsen|Jörg Thomsen]] 07:04, 7. Jul. 2015 (UTC)
  
 
* 4. Konferenzticket
 
* 4. Konferenzticket

Aktuelle Version vom 31. Januar 2016, 14:06 Uhr

FOSSGIS 2016 Telefonat Katja-Bernhard (29.01.2016)[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Programm insgesamt:
    • FOSSGIS 2016 – deadline bis 21.2.
    • Programmplanung AGIT am 3./4. -> Kommunikation an: FOSSGIS
    • FOSSGIS: Programmplanung FOSSGIS 5./6.03. (?)
    • AGIT Eröffnung Vortrag: Keynote (A. Graser)
  • Schnittstellen Programm:
    • Keynote Mittwoch
    • Archäologie
    • OSM Beiträge
    • Workshops: die auf AGIT und FOSSGIS stattfinden ev. abgleichen.
  • Ausstellerstatus:
    • Aktuell (29.1): Wheregroup, bmastergis, gfi
    • sourcepole -> QGIS Enterprise ev. als Aussteller
    • Anfrage an OSGEO Projekte bzgl. Anmeldung? FOSSGIS/AGIT
    • Ev. Informationsinsel für alle FOSSGIS Projekte?
  • Teilnehmeranmeldung:
    • Letzte Februar Woche Meldung von Team AGIT -> an Katja -> Anmeldevorschlag + PDF Rechnung + Emailverständigung
    • Ziel: Anmeldung offen ab 4.4.
    • Vorgaben und Wünsche: bzgl. online Anmeldung FOSSGIS [Konferenz 2016/Konferenzanmeldung hier] -> Robin checkt wg. Anforderungen.
  • OSM Sonntag für Mapper:
    • keine weitere Info bisher…
  • ÖV Ticket FOSSGIS
    • bis Anfang März -> Cash So/Mo-Mittwoch
  • Tasche AGIT / FOSSGIS
    • coole Skyline
Skyline Hohensalzburg
  • Abklärung Badges
    • Preisvergleich Katja/Stundner

FOSSGIS 2016 - Vor-Ort-Besuch Katja 26.-30. Oktober 2015[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

besprochene Themen:

FOSSGIS 2016 - Telefonat Bernhard, Gerald & Katja 02. Oktober 2015[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • OSM Mapper
    • Preconf/Hackevent/Workshopsonntag am 03.07.16 - wie wir es nennen wollen, kommt nach dem was wir wollen.
    • ausgehend vom OSM-Mapper, der eher nur am Wochenende kann, dürfen jetzt die Ideen wachsen.
    • aus dem Plan ergibt sich dann der Bedarf an Catering, Räumlichkeiten, weiterer Infrastruktur und Orga.
    • daraus ergibt sich auch, dass das Orga-Team weiß, wo es unterstützen kann und was selbstorganisiert läuft.
    • OSM-Spezialforum + OSGeoforum (AGIT-Format, normalerweise freitags) am Mittwochvormittag und Montag und Sonntag.
    • Ideen bis 25.10.15 an Katja, konkret sollten wir bis Ende 2015 sein, um gegebenenfalls Räume zu reservieren.
  • Organisatorisches
    • Messebauer am Samstag, den 02.07.16 von 8-18 Uhr im Haus
    • Grundrissplan kommt
  • Social Events
    • GesamtAGIT: Di Icebreaker (50-70 TN, tw. international), Mi Exponight mit Ausstellern und Catering, Do großer Abendevent
    • FOSSGIS: ~ Inofficial Start Sonntag Abend, Bräustübl Müller(?) oder anderes Bräustübl

~ Abendveranstaltung/ Social Event

  Entscheidung:
  --1> am Montag (ein eigenes) oder 
  --2> am Dienstag zusammen mit der Icebreaker-Veranstaltung 

~~ aus Sicht der Ausgabenseite (kostentechnisch) wäre der Dienstag klüger) --> Entscheidung auf ML [Hafi schreibt] ~ Expoeröffnung am Mittwoch (AGIT Expoeröffnung, FOSSGIS Sektempfang)

  • Programmgestaltungsplanung (Vergleich auch Zeitraster)
    • Sonntag OSM Un-conference am Workshopsonntag
    • Montag vormittag Einführungsblock und eventuell Workshops
    • Montag Mittag Eröffnung im Audimax (13-14:30 Uhr)
    • Montag Nachmittag 2 Blocks Vorträge + Workshops (eventuell mehr OSM? GISI, OSMI, OSMII)
    • Dienstag normales FOSSGIS-Programm
    • Mittwoch Vormittag normales Vortragsprogramm (zeitgleich läuft ab 10:30 Uhr die Eröffnung der AGIT)
    • Mittwoch Mittag Eröffnung EXPO mit Catering im Ausstellerbereich + FOSSGIS Abschluss Sektempfang
    • Mittwoch Nachmittag FOSSGIS-Abschlussveranstaltung läuft im ersten Track des Formates AGIT GI-Forum
    • OSM-Spezialforum + OSGeoforum (AGIT-Format, normalerweise freitags) am Mittwochvormittag und Montag und Sonntag.

(Vergleich auch Zeitraster)

  • Programmerstellung
    • CfP gleichschalten, Einreichung über Z_GIS-Tool
    • Vortragender entscheidet über Bereich AGIT (Mi-Fr) oder Bereich FOSSGIS (Mo-Mi)
    • AGIT hat viele Verschiedene Format-Kategorien, FOSSGIS hat Vortrag und Workshop
    • Procedere: Einreichung - Review - Programmkommitee - Programm - Digital (PK AGIT und PK FOSSGIUS stimmen sich inhaltlich ab)
  • Räume
    • Audimax 400 Sitzplätze
    • 3 Hörsäle bis zu 120 TN
    • Workshopräume: WS1 20 Plätze, WS2 13 Plätze, WS3 25 Plätze
    • Expobereich
    • Cateringbereich
  • Ticketgestaltung
    • AGIT-Normalticket Di-Fr (ab Dienstag Mittag)
    • AGIT-Vollpreistiket Mo -Fr (FOSSGIS+AGIT)
    • FOSSGIS Mo-Mi (Normalticket 180 €)
      • Ziel: FOSSGIS-Leute gehen bei AGIT mit rein und AGIT-Leute gehen bei FOSSGIS mit rein
    • TN-Anmeldung bis 25.06.16 geöffnet
  • Programmheft
    • AGIT hat A4-Ausdruck vom Programm
    • FOSSGIS Programmheft A6
    • Schnittstelle zum Programm erforderlich
  • APP
    • bisher gibt es keine AGIT-APP (ist jemand ambitioniert eine AGIT-FOSSGIS-APP mit dem Gesamtprogramm zu erstellen?
    • Schnittstelle zum Programm erforderlich

Tagungsband

    • Gesamttagungsband? --> zu viel Inhalt für eine Veröffentlichung
    • jede Konferenz behält ihren eigenen Tagungsband.
  FOSSGIS Tagungsband Entscheidung bezügl. GreenEvent erforderlich --> ML (Hafi schreibt)
  --> Jeder bekommt einen Tagungsband
  --> nur wer einen Tagungsband möchte, bekommt einen
  • Finanielles
    • Je mehr Aufgaben AGIT-Tagungsbüro macht, um so mehr finanzielle Anteile
    • Budgetplanung für Preiskalkulationen (Hafi + Frederik)
  • ToDo:
    • Budgetplanung für Preiskalkulationen
    • Green Event Points
    • Ausstelleraquise - Management AGIT-TAgungsbüro
    • FOSSGIS Sponsorenakquise - Katja
    • Fotos für Website und Twitter kommen von Bernhard
    • nächster Telefoniertermin: 23.10.15

Absprache Videoteam per Mail Sept. 2015[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • VOC-Team ist angefragt
  • bei Vorortbesuch mit Videoteamauge schauen und Fotos machen
    • Fotos der Räume machen
    • Wo sind Steckdosen
    • Wo gibt's Netzwerk
    • Gibt es eine Saal-Anlage
    • Fotos der Saal-Anlage machen
    • Wer ist für Saal-Anlage und Netzwerk Ansprechpartner
    • Wie schaut es mit Licht auf den Vortragenden aus

Planungstreffen Juli 2015[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

TN: Bernhard, Arnulf, tw. Markus Mayr und Anita Graser, ?

  • Organisatorisches:
    • Location - Uni Salzburg, NaWi - dh. eher alles unter einem Dach.
    • Ausnahmen: Informelles, privat organisiertes get2gether der FOSSGIS Organisatoren (außerhalb, Gastronomie)
    • OSM Mapper; treffen eher am Wochenende davor, Details sind hier noch zu klären -> M. Mayr
    • Exkurs: Starke OSM Anwender Community auf der AGIT (ev. Synergien nutzen)
  • Zeitplan (erste grobe Skizze siehe Grafik):
Konferenz-Zeitplan
  • EXPO:
    • Anmeldung, Aufplanung und Organisation durch Z_GIS; org.
    • OSGeo Park: Details innerhalb des OSGeo Parks werden von FOSSGIS geregelt (v.a. Projekte).
    • Räumliche Konzentration in einem Bereich.
    • AGIT EXPO und OSGeo Park überlappend: Idealerweise bleiben die Projekte und "richtige" Aussteller auch während der AGIT stehen. Umgekehrt kann es sein, dass klassische AGIT Aussteller auch das FOSSGIS Publikum ansprechen möchte.
    • Einheitliches Tarifmodell wird angestrebt.
  • Teilnahmeanmeldung:
    • kann komplett über uns abgewickelt werden. Tarif im Bereich 180-200 Euro (weitere Tarife?)
    • Kombiticket AGIT / FOSSGIS JA, sehr erwünscht: im Bereich AGIT Vollpreisticket
    • FOSSGIS Leader/PK erhalten kostenlose TN (Verhältnis Zahlende/nicht Zahlende 2015: Normalpreis 58%, erm. Preis: 14%, frei: 28%)
    • → siehe auch Budget.
  • Sponsoren:
    • Akquise durch FOSSGIS. Einnahmen Zweckgebunden in Catering/Abendveranstaltung usw.
    • Rechnungslegung / Abwicklung durch Z_GIS siehe Budget
  • Kostenpflichtige Workshops seitens FOSSGIS:
    • Überwiegend am ersten Tag in den Computer Labs an der NaWi.
    • Können entweder bei der Anmeldung gleich mit bestellt werden, oder separat gehostet werden.
  • Budget:
    • Muss noch im Detail besprochen und ggf. aus den Vorjahren abgeleitet werden.
    • Zusammensetzung: aus TN Beiträgen, Aussteller- und Sponsorenbeiträgen sowie Workshopgebühren. Letztere sollen teilweise wieder an den FOSSGIS Verein zurückfließen (so war es zumindest bisher). Alle anderen Beträge fließen in das Hosting der Veranstaltung durch Z_GIS.
  • Bewerbung / Website Auftritt (Landing page):
    • Organisation: kann grundsätzlich im FOSSGIS Wiki sein, wir würden aber jedenfalls eine Landing Page im AGIT Web einrichten.
    • bestehende Landingpage: http://www.fossgis-konferenz.de/2016/
  • Programm:
    • Gleichschaltung des Call for Papers (deadline 1.Februar); Call macht am 1.12. auf. Promotion Call ab Okt./Nov.
    • Einreichung kann über Z_GIS laufen (bewährtes System, Arnulf kennt es)
    • Programmplanung koordiniert ab Anfang/Mitte März; online ab Anfang/Mitte April:
    • Rahmenraster von AGIT/GI_Forum idealerweise zu beachten, und Programm synchron zu halten.
  • Social Events / Catering:
    • Catering wird gestellt.
    • Dienstag Abend zentraler Event.
    • Mittwoch Abend EXPO Night (kann von den Ausstellern gestaltet werden (Stichwort OSM Bier).
  • Volunteers:
    • to be done; hat bei FOSSGIS Veranstaltungen bisher ganz gut funktioniert. Z_GIS greift auf Studierende zurück.

Themen für Gespräch am 10.07. @ AGIT aus Katja Sicht[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Ziel: Konkretisierung FOSSGIS 2016
    • ? reicht Doku im Wiki [1]
    • ? braucht es eine andere Form der Vereinbarung?
  • 1. Räume (Hörsäle, Workshopräume und Expo) anschauen, bitte Fotos + Sitzplatzzahlen + Ausstattung + Videomöglichkeiten eruieren und dokumentieren
  • 2. Programmgestaltung
    • 2.1. Schnittmengen FOSSGIS und AGIT herausstellen
    • 2.2. OSM - ? inwieweit ist es möglich am Sonntag oder sogar Samstag+Sonntag etwas in Richtung Unconference/ Mappingparty oder ähnliches durchzuführen?; Seitens der OSM-Community wird dies derzeit diskutiert; OSM-Themen, die Mapper interessieren am Wochenende, OSM-THemen, die normale FOSSGIS-Besucher interessant finden am Montag (Vorschlag: 2 Sessions OSM, 1 Session GIS), Dienstag 2 Session GIS , 1 Session OSM)
    • OS Geo Day denken
  • 3. Aussteller
    • Angebot nach außen
    • Kostenverteilung nach innen (AGIT kümmert sich um finanzielle Abwicklung?, Preise transparent kommunizierbar?)
    • Sponsoren (Vorschlag Schatzmeister: FOSSGIS e.V. schenkt FOSSGIS-Ausstellern das Bronzesponsoring und kümmert sich um die "Nur"Sponsoren)
    • bitte beim Thema Rechnungstellung (hier und beim Ticket) und den möglichen hin und her Überweisungen die MwST. klären, wird ja normalerweise bei Rechungen zw. EU-Ländern nicht erhoben. --Jörg Thomsen 07:04, 7. Jul. 2015 (UTC)
  • 4. Konferenzticket
    • Varianten und Preise abhängig von TN-Zahl und Anzahl der Sessions - ? Ist das möglich, wenn wir die Vortragseinreichungen abwarten und dann im Februar über Preise nachdenken, wenn die TN-Anmeldung am 01.01.2016 eröffnet und da schon Preise feststehen sollten. --> gehbaren Weg überlegen
    • ? kostenfreies Ticket möglich? wie kann es mit dem kostenfreien Ticket laufen? - Verknüpfung mit freiwilligen Helfern sinnvoll?
    • ? PDF-Rechnung für FOSSGIS-Besucher aus AGIT-System heraus - was ist dafür alles wichtig?
    • ? Ist eine Vor-Ort-Anmeldung möglich?
  • 5. Social Event am Montag denken
    • Location auswählen, Angebote einholen, um Preis checken zu können
    • niedriger Preis -- viele TN
    • hoher Preis -- weniger TN
    • Optimaler Preis zw. 30 und 35 € für TN für Social Event
  • 6. Zeitplan FOSSGIS und AGIT abgleichen
  • 7. Welcome Desk FOSSGIS-Konferenz
    • wird der komplette Welcome Desk FOSSGIS-Konferenz vom Tagungsbüro AGIT übernommen?
    • D.H. Vor-Ort-Anmeldung, Registrierung TN, Workshopbuchungen, T-Shirt- und Taschenausgabe und alle Fragen, die auftauchen?..
  • 8. weitere Themen?

FOSSGIS 2016 - Planungsrunde beim FOSSGIS Hacking Event im Juni 2015[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Ziel: erste Konkretisierung FOSSGIS 2016
  • Die FOSSGIS 2016 findet in Salzburg, Österreich in der gleichen Woche wie die AGIT statt.
  • Anzahl der Besucher AGIT ca. 1.000, AGIT gibt es seit ca. 20 Jahren und bewegt sich im Bereich Wissenschaft und Lehre.
  • Elemente der AGIT. EXPO, Symposium, OS-Geo-Day, Socializing
  • Wer ist Veranstalter der FOSSGIS 2016? --> AGIT
    • finanzielle Abwicklung der Teilnehmer, Workshops, Aussteller, Catering
    • wie viel % behält AGIT ein? Schreibt FOSSGIS eine Rechnung?
    • TN-Anmeldung über AGIT-System
  • wie viele Sessions, wie viele Workshops, wie viele Tracks
    • 2-3 Sessions parallel, das richtet sich nach Anzahl und Qualität der Vortragseinreichungen
    • wichtig: wenn FOSSGIS kleiner als gewöhnlich ausfällt, ist das immer noch besser, als keine FOSSGIS
  • an welchen Tagen was (WS, GIS, OSM, SE, IS, SE)
    • Einsteigervorträge, Eröffnung und Workshops am Montag --> OS-Geo-Day vorne dran, statt Freitag
    • Hauptprogramm am Dienstag (2 oder 3 parallele Vortragsblöcke?)
    • Mittwoch vormittag Porgramm und gemeinsame Keynote als Ausklang der FOSSGIS und Auftakt der AGIT.
  • Programmgestaltungsvorschlag
    • OSM Un-conference oder Hackday am Sonntag (OSM-Community ist aufgefordert sich etwas zu überlegen)
    • OSM-Vorträge Mo. und Di. ganztägig
    • GIS-Vorträge Mo. ab Mittag bis Mittwoch Mittag, Übergang zur AGIT
    • Programmkomitee muss sich abstimmen, Schnittstellen
    • für Vortragseinreichung wird Frab genutzt (Frederik setzt auf, Dominik Layout)
  • Welche Themen sind auch AGIT-Themen?
    • Was ist die AGIT, was ist die FOSSGIS, sauber kommunizieren, z.B: "Wenn Sie Akademiker sind, dann auf jeden Fall auf die AGIT, bist Du Hacker geh auf die FOSSGIS."
  • Sponsoringkategorien 2016
    • Sponsoren, die nur FOSSGIS sponsern über FOSSGIS-Verein
    • Sponsoren, die beide Konferenzen sponsern - finanzielle Anteile regeln
    • Präsentation auf Website: Sponsorenkategorien wie gehabt + extraübersicht Aussteller, falls TN das interessant finden
  • Ausstellerkonditionen
    • unser Vorschlag: Aussteller nur FOSSGIS, Aussteller beide Konferezen, Aussteller nur AGIT
    • Ausstellerabwicklung über AGIT (Preis setzt sich zusammen aus qm-Preis und Medienpaket)
    • Vorschlag Frederik: wir schenken den Ausstellern das Bronzesponsoring und benötigen deshalb keine weitere Kategorie für die Logos
    • Preisangebote für Website erarbeiten --> auf AGIT Tagungsbüro verweisen
    • Wann ist Auf- und Abbau für die Firmen, je nach FOSSGIS oder AGIT Termin, oder nur beide?
    • Ausstellungsgestaltung entsprechend der Anforderungen - falls FOSSGIS-Aussteller an Mittwoch abreisen, Lücken in der Expo?
  • Ticketgestaltungsvorschlag
    • Vorschlag: FOSSGIS Paket hinzu-buchbar?
    • ggf. die gesamte Bestellung, Buchhaltung, etc. über die AGIT laufen lassen. Sponsoren/ oder Ticketgelder werden gesammelt überwiesen.
    • Preise wie immer, Inkludierung SE hängt von Antwort des Finanzamtes ab
    • Regelung "freier Eintritt nicht eindeutig"
  • Social Event
    • Social Event der FOSSGIS am Montag!
    • Dienstag kein Social Event extra - am Di. findet die Exponight der AGIT statt (internationales Event) FOSSGIS-TN können dabei sein?
  • Entscheidung Bildungsurlaub (von 125 befragten TN (Feedback), würden 42 (33%) ihren Bildungsurlaub für FOSSGIS nutzen)
    • Soll das gemacht werden?
    • nicht für FOSSGIS 2016, jedoch für FOSS4G (Dominik holt Angebot für Dienstleister ein, Katja sucht Infos raus)
  • Konferenzhomepage (damit QR-Codelink auch richtig landet ;-) -> http://www.fossgis-konferenz.de/2016/
  • Programmheft (Vorgaben für Abstracts)
    • Siehe Lessons Learned 2015
  • Twitteraccount anpassen
    • @fossgis_konf ist der aktuelle Konferenztwitteraccount und besitzt noch alle 600 Follower
    • --> Schriftlichen Vorschlag FOSSGIS 2016 erarbeiten, der Grundlage einer Vereinbarung mit AGIT wird (falls es so etwas braucht)
    • --> Vorbereitung Vorortgespräch während der AGIT (Arnulf, Astrid, wer noch?)
  • FOSSGIS 2017
    • Call for Location light ins Wiki (Dominik und Katja)
    • Stuttgart hat für 2017 Interesse bekundet
    • trotzdem muss anderen Interessenten eine Chance gegeben werden

FOSSGIS 2016 - Telefonat Bernhard & Katja für Grobabstimmung Juni 2015[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Telefonat Bernhard Zagel 23.06.2015
? was ist schon klar?
? welche Aufgaben FOSSGIS e.V.? Welche Aufgaben AGIT-Team?
? TN-Zahlen, Zielgruppe...
? was muss vereinbart werden?
  • zentraler Ansprechpartner: Bernhard Zagel, wenn es ins operative geht, Team AGIT
  • jede Konferenz behält ihre Individualität (Homepage, Name, Zielgruppe) - Schnittmengen werden gemeinsam genutzt und kommuniziert
  • Planungsstand: 04.-06.07.2016
    • Mo&Di Hörsäle und Workshopräume vorhanden
    • Mi Mischprogramm (AGIT-FOSSGIS - gemeinsamer Keynote zum Abschluss FOSSGIS und Eröffnung AGIT)
    • traditionell AGIT: OS Geo am Freitag, Mi OSM Spezialforum
    • zu überlgen: fossgisaffine Sachen im AGIT-Programm diskutieren, ob diese in FOSSGIS-Zeitraum gezogen werden (--> Gespräch 10.07.@AGIT)
  • Aussteller-EXPO
    • nach außen alle gleich
    • Firmen zahlen qm-Preis und Medienpaket (2 Kongresstickets, Strompauschale, Ausstellerverzeichnis)
    • Projekte kostengünstige Variante (1 Vertreter bekommt Autorentarif, 1 Record im Ausstellerverzeichnis)
    • --> toDo Angebot für Aussteller überlegen, die nur für FOSSGIS ausstellen oder FOSSGIS+AGIT wollen
  • Konferenzticket
    • Varianten: nur FOSSGIS, nur FOSSGIS+Workshops, FOSSGIS+AGIT, FOSSGIS+Workshops+AGIT, nur AGIT
    • --> Preis abhängig von Anzahl der TN und Anzahl der Sessions
    • AGIT-Preise: 320+40€ normal, 260+40 Frühbucher, 200€ (ab 3 Leute Gruppentarif), 100€ Studierendentarif, 180€ Autorentarif (Leute, die etwas beitragen)
    • ? Können wir kostenfreies Ticket anbieten? --> Kontingent 'Karte for free', Teilnahme nur 30€ --> Klären Gespräch 10.07.@AGIT)
    • Mischpreis im Gespräch 10.07.@AGIT besprechen
  • Mietkosten @ AGIT (komplexer Preis=Foyermiete, Hörsäle, Seminarräume, Betriebskosten)
    • FOSSGIS-Kosten in AGIT integriert ca. 2.000€
  • Was macht das Tagungsbüro
    • TN-Betreuung (ca. 1000 AGIT-TN), Zielgruppe: Wissenschaft und Lehre
    • Catering
    • Vernetzung in die Communities, Firmennetzwerke und Presseverteiler
  • Social Event
    • Mittwoch Abend: EXPO-night - traditionell viel Bier und Catering im Ausstellerbereich, im Ticket enthalten - hat sich sehr bewährt
    • Dienstag Abend GI-Forum - internationaler Teil der Konferenz mit Keynote und Icebreaker, Fingerfood und Freibier
    • Montag ist etwas möglich, das ist abhängig davon was FOSSGIS möchte (--> Entscheidung beim FOSSGIS e.V.).
  • Zeitplan - AGIT 2016
    • 01.02.16 Deadline Call for Papers (Eröffnung im Dezember 2015)
    • 20.02.16 Workshops und Produktpräsentationen (ohne Publikation)
    • Anfang/Mitte März steht Programm
    • TN-Anmeldung an 01.01.2016 geöffnet (Login, Buchungen änderbar, Workshopbuchungen später möglich, T-Shirtgröße und T-Shirtauswahl)
    • --> ToDo seitens Tagungsbüro: PDF-Rechnung erzeugen --> erster entwurf im Gespräch 10.07.@AGIT
  • Helfer
    • Rückgriff auf Studierende (guter Pool, Personalplanung Tagungsbüro hat viele Jahre Erfahrungen, Schulungen, 9€ pro h)
    • Volontiers weniger --> eventuell kein Bedarf am Engelsystem
    • Volontiers nur für Video

~~ insgesamt sind sowohl AGIT als auch FOSSGIS flexibel in alle Richtungen ~~ Vorstellungen sollten konkretisiert werden