Konferenz 2016/Dokumentation Organisation

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Zeitplanung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Zeitplanung FOSSGIS 2016

Lokal-Team[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]


PR[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Links[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

- Konferenzhomepage: http://www.fossgis.de/konferenz/2016/
- Konferenzwiki: https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2016
- Handbuch: http://www.fossgis.de/wiki/Handbuch
- Aussteller- und Sponsorenkonditionen: Sponsoren und Aussteller
- Pressearbeit: https://www.fossgis.de/wiki/2016/Pressemitteilungen
- Zeitplanung allgemein: http://www.fossgis.de/wiki/Handbuch#Zeitplanung
- Zeitraster: Konferenz_2016/Zeitraster

Veranstaltungsort[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Programm[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • AGIT-Programm:
    • 17-18 Uhr Englishsprachiger Keynote zur Eröffnung des GI-Forums, anschließend Icebreaker GI-Forum zuammen mit Dialogen am Amphitheater.
    • Mittwoch, 10:30 Uhr Eröffnung AGIT
    • Mittwoch, 12-13 Uhr Mittag Expoeröffnung - Catering im Ausstellerbereich
    • ab 13 Uhr AGIT-Programm
    • 13 Uhr FOSSGIS-Abschluss im Audimax (Content, Zusammenfassung, Keynote über Trends - wo geht es hin?

Workshops[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Workshoporganisation Dokumentation im Wiki: Konferenz 2016/Workshop Orga
  • Technik: OS-GeoLive auf allen PCs oder mit USB-Stick (alle Rechner, insbesondere Proxy testen)
  • Workshopteilnehmerlisten vor der Konferenz an Workshopleiter zur Info, aktuelle Liste am Welcome Desk für weitere Buchungen
  • 3 Räume
  • Teilnehmerbetreuung (Programm- oder Raumänderungen kommunizieren)
  • Workshopbewertung: ...
  • Teilnehmerbescheinigung: ...

Rezeption[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Welcome Desk - Ablauf - Organisation - Equipment (Ausstattung) - Helfer (Personal)

Aufgaben Welcome Desk/ Rezeption

= Infopoint für sämtliche Fragen
  • Registierung der TN
  • Abfrage Anwesenheit welche Tage,
  • Namensschildausgabe
  • Vergabe T-Shirt an zahlende TN (jeder WS-TN bekommt ein T-Shirt) - diese "diskriminierende" Vergabe prüfen --> T-Shirt für alle?
  • Handkasse für Barzahlungen, und T-Shirtverkäufe
  • Garderobe (Schlüssel)
  • Sammlung TN-Feedbackbogen (2 Sammelboxen (Name, Bogen), Schere)
  • Schnittstelle zu den Helfern bei Vorträgen und Workshops

Organisation

  • Gestaltung Welcome Desk
  • Namenschilder aus TN-Liste erstellen
  • Teilnehmerbefragung: Bögen drucken
  • Lokal Infos bereit halten
  • Programm vor Ort aushängen
  • Koordination freiwillige Helfer (Engelsystem)
  • Wegweiser

Entscheidungen FOSSGIS-Konferenz Banner Wetterfest - ausprobieren [Email KonfML 13.11.14 'Konferenz Banner wetterfest', update nach FOSSGIS 2015: dem Wetter hat Banner gut standgehalten, geregnet hat es nicht]

Tascheninhaltsliste Tascheninhalt

Helfer[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Aufgaben Helfer Vorträge:
    • Getränk für Vortragenden
    • Koordinierung der Platzierung der TN, damit nicht alle außen sitzen
    • Vortrag als PDF einsammeln
    • Kontrolle, ob Videoaufzeichnung klappt
    • Kontrolle, ob Unterschrift zur Einverständniserklärung zur Aufzeichnung des Vortrages vorliegt. Wenn nicht, einholen (Verantwortlicher für Koordinierung der Videoaufzeichnung der GIS-Vorträge: bitte eintragen)
    • Mikrophon für Diskussion im Plenum
  • Aufgaben Rezeption/Welcome Desk
    • Anmeldung der TN:
    • Abfrage Anwesenheit welche Tage (Mi, Do, Fr),
    • Vergabe T-Shirt an zahlende TN
    • jeder WS-TN bekommt ein T-Shirt
    • Namensschildausgabe
    • Garderobe
    • Sammlung TN-Feedbackbogen
    • Handkasse für Verkäufe T-Shirts, Barzahlung TN-Gebühr, WS-Gebühr, Gebühr Abendveranstaltung, wichtig: Belege erstellen und registrieren.
    • Infopoint für sämtliche Fragen
  • Aufgaben Catering
    • mit Caterer vereinbaren

Aussteller[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Ausstellerplanung übernimmt AGIT-Tagungsbüro
  • Messebauer am 02. Juli 8-18 Uhr Aufbau Austeller
  • FOSSGIS-Verein-Standbetreuung Planung
  • ToDos:
    • Sponsorensuche
    • Ausstellungsplanung FOSSGIS-Aussteller zusammen (Standort, Ausstattung)
    • Projekte für beide Konferenzen gewinnen
    • Ausstellermaterial AGIT-Tagungsbüro
    • Tascheninhaltsliste (hafi)
    • Pressearbeit

Sponsoren[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Catering[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Zeitraster für Cateringplanung

Adresse für Zusendung von Materialien[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Universität Salzburg
Interfakultärer Fachbereich Geoinformatik - Z_GIS
Standort Naturwissenschaftliche Fakultät
Herr Bernhard Zagel
Hellbrunnerstraße 34
5020 Salzburg, Austria
E-Mail: zgis@sbg.ac.at
Tel.: +43 (0)662 8044 - 7502
Fax: +43 (0)662 8044 - 182

Teilnehmer[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Informationen für Teilnehmer im Wiki
  • [Link Teilnehmeranmeldung (Konferenzteilnahme + Workshopbuchung * Social Eventbuchung)]
  • Konferenz 2016/Programm/Social Events - alle Social Events der Konferenz
  • Teilnehmer-Feedbackbogen: kommt noch
  • Das AGIT-Tagungsbüro wird aus dem Anmeldesystem heraus Voucher erstellen, die für FOSSGIS-Teilnehmer orange aussehen sollen (Namensschild Duplex, Eintritt Dialoge am Amphitheater, T-Shirtgröße, Tagungsband...)
    • Preisangebote (inkl. Versand): Ettikettenstar: Stückpreis Bogen 0,65€, Gergel: Stückpreis Bogen 0,59€

T-Shirts und Taschen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

T-Shirts[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • mögl. österr. Lieferant für Textilien (Druck und Stickerei): stickerei-drexel.com
    Von dort stammen unsere Shirts und Kappen /al - [Anmerkung Katja: Stückpreis leider zu teuer für unseren Zweck]
  • T-Shirt und Taschen zur SotM-EU 2011 in Wien stammen von aj-t.de (die brauchen mind. 3 Wochen zeitlichen Vorlauf) - [Anmerkung Katja: kein Fairtrade]
seit 2014 verlässlicher Partner für T-Shirts (Öko und Fairtrade): http://spreeprint.de/default.htm#url
* Bestellung T-Shirts 2015: 
** Größenverteilung Teilnehmer-T-Shirts (2015: 350 Stück): 
** Herrenshirt: STTM Stanley Leads in bottle green // S 10, M 50, L 125, XL 70, XXL 27, XXXL 3
** Damenshirt: STTW Stella Wants in bottle green // S 3, M 25, L 32, XL 5
** Größenverteilung Lokal Team T-Shirts (215: 50 Stück): 
** Herrenshirt: STTM Stanley Leads in azur // S 2, M 16, L 10, XL 2
** Damenshirt: STTW Stella Wants in azur // XS 4, S 4, M 6, XL 2, XXL 4

Taschen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Lanyards[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • 2015:
  • Bestellung Lanyards Bambus: sind vorhanden (Frederik)

http://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2016/Artwork

Tascheninhalt

Social Events[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Konferenz 2016/Programm/Social Events - alle Social Events der Konferenz
  • inofficial Start
  • Social Event, Dialoge am Amphitheater, Preis im Ticket enthalten
  • Sektempfang am FOSSGIS-Stand?
    • Alle Mitglieder des FOSSGIS-Vereins, Freunde und Interessierte sind herzlich eingeladen.
    • Rahmenbedingungen: Caterer übernimmt Sektempfang oder Selbstorganisation (Gläser Mensa?), Kühlschrank vorhanden.

Verlosung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Die Verlosung findet während der Abschlussveranstaltung statt. Preise für Verlosung: Konferenz 2016/Verlosung

FOSSGIS@Video[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Organisation Videoaufzeichung

Ein Formular für die Einverständniserklärung für den Videomittschnitt ist in Arbeit (comming soon).