Konferenz 2010/LocalTeamInput

Input des Localteams nach FOSSGIS 2010

Programm

• Bedeutung des Programms
  • Das Programm mit seinen Inhalten und deren Gestaltung rundum Freie Software und Freie Geodaten bildet den Kern der Konferenz. Die gesamten Aufgaben zur Gestaltung werden vom Programm-Komitee übernommen.

• Zeitplanung und Phasen
  • Abstimmung eines Gesamtzeitplans mit den einzelnen Phasen der Programmgestaltung. Wichtigste Termine sind die Veröffentlichung des Programms und die Deadline zur Aufbereitung des Tagungsbandes.

1. Call for Papers (CfP)
2. Aufschub der Frist (1 bis max. 2 Mal)
3. Bewertung der Beiträge
4. Auswahl der Beiträge mit Benachrichtigung
5. Frist für Nachrücker
6. Abgabetermin für die Langfassungen
7. Vorbereitung der Präsentationen
8. nach der Konferenz: Bedanken und Bereitstellung der Präsentationen

• Mögliche Rollenverteilung/Verantwortlichkeiten innerhalb des Programm-Komitees
  • Kommunikation nach außen (Ankündigungen, Termine); Verteilung in die Kanäle über mehrere Personen durchführbar
  • Rezensenten der Beiträge (in 2010 für OS waren es insgesamt: 9-10 Personen)
  • Beantwortung von externen Anfragen der Autoren

• Aufgaben innerhalb der Phasen
  • Call for Papers (CfP)
    • Ggf. Schwerpunktthemen bestimmen/festlegen; Möglicherweise ein Thema/Motto ausgeben
    • CfP formulieren; Hinweis: Auswahlkriterien genau benennen, v.a. was Freie Software und den öffentlichen Zugang zu Quellcode und Lizenz betrifft (Erfahrung aus 2010)
    • Pentabarf (pb) vorbereiten/einrichten
    • CfP über Presseverteiler und Mailing-Listen verteilen. Ggf. auch über bezahlte Kanäle (Harzer, etc.) versenden (Kanäle 2010 http://www.fossgis.de/konferenz/wiki/2010/Call_for_Papers_Kanaele)
    • Rücklauf beobachten und weitere Erinnerungsmail über bekannte/weitere Kanäle versenden
    • Empfehlung: Um Transparenz bei der Auswahl der Beiträge hinzubekommen, die Abgabefrist wahren.
  • Aufschub der Frist
    • Gemeinsam Abstimmen und Zeitplan justieren (Abhängigkeiten zu Programmveröffentlichung und Tagungsband beachten!)
    • Bisherigen Autoren Bescheid geben
    • Weitere Kanäle mit einer anders formulierten Mail bemühen
  • Auswahl der Beiträge
    • Kriterien der Auswahl vorher gemeinsam diskutieren und Abbildung in pb vereinbaren
      • Freie Software; Zugänglichkeit zum vollständigen Quellcode; ggf. direkt bei Einreichung darauf hinweisen/Angabe einfordern
      • Bildung von Themen/Kategorien (für die Vortragsblöcke)
      • Aktualität des Themas (Neues Projekt, Anwendung von Software, etc.)
    • Programmgestaltung am besten in einem Vororttreffen durchführen;
      • zuvor alle Artikel bewertet haben (Verbesserung: Verteilung von Artikeln auf Personen - Schlüssel (Fachlich, Organisatorisch) ist zu bestimmen)
      • Session-Moderatoren bedenken!
    • Benachrichtigung
      • Zusagen mit Hinweis auf weitere Termine und Anforderungen an Tagungsband und Präsentation; Verhalten im Fall eines Ausfalls
      • Absagen (2010: Hier kam der Wunsch auf, dies auch begründet und transparenter zu tun -- dies sollte zuvor noch einmal diskutiert werden!)
      • Ersatzliste: Nachfrage, ob Leute bereitstehen und einen Termin benennen, bis wann sie mit einer Zusage rechnen können; Beitrag zum Tagungsband entfällt
  • Vorbereitung der Präsentationen
    • Anforderungen sind zuvor per Mail mitgeteilt worden: OO.org-Dokumente und PDF-Präsentationen auf einem GNU/Linux System
  • nach der Konferenz: Bedanken
    • an Bereitstellung der Präsentationen erinnern