Konferenz 2009/Protokoll 2008-05-13

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Protokoll Vorbereitungstreffen Hannover, 13.5.2008[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Wer macht das Gesamtprojektmanagement? Klärung bis Ende Mai.

Server / Wiki[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Umzug FOSSGIS-Wiki aus organisatorischen Gründen zur OSGEO, dort ist die Infrastruktur vorhanden (Till, Arnulf,...)
  • Erstellung eines schöneren Designs (Torsten,...)
  • Conference-Software? http://conference.osgeo.org/index.php/foss4g/2008 bzw. http://pkp.sfu.ca/?q=ocs
    • Aufwand?
    • Wer macht das, auch langfristig?
    • könnte das mal jemand prüfen? Marco, Simon...? (Simon: ich schaus mir nächste Woche mal an)
    • Überarbeitung der Anmeldeformulare, Datenbank, autom. Rechnungerstellung, Antwort ect.

Zu klären was wir nehmen bis: Anfang Juni

Abschluss bis Intergeo

Veranstaltungsort und Termin FOSSGIS 09[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Hannover bietet sich an: Vor-Ort-Team wäre vorhanden (Roland, Otto, Stephan, Georg?, GIS-Zentrum der Uni, ...) Gut erreichbar, Uni vorhanden und groß genug.

Termin: 10.-12.3. oder 17.-19.3.

cebit: 3.-8.3. GI-Tage Nord: 24. bis 25. März


Programm[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • 3 oder 5 Leute als Kernteam des Programmkomitee (Athina, Till GAV, ...), ergänzt um weitere:
    • schreiben CFP aus vor/bis Intergeo 2008
    • Call for Reviews
    • achten auf Ausgewogenheit der Themen
    • Programmgerüst oder Themen für CFP vorgeben?
    • Keynote auch für den Abschluss (Datenschutz: Prof. Forgo?)
    • Keynote für den Auftakt (PortalU, BGR, andere Ideen?)

Weitere Aufgaben können delegiert werden:

  • Tagungsband
    • mit ISBN und auch längerfristig verfügbar - Jörg bietet sich dafür an
    • mit Firmenpräsentationen?
    • Anzeigen?
    • dann keine Tasche, Notizblock...
  • Online stellen des Programms
  • Referenten anschreiben
  • Programm schön ausdrucken, als Flyer, als Poster,....
  • ...

Weiteres:

  • Vortragsblöcke für Sponsoren (Aussteller)? je 10-15 Minuten, freier Inhalt.
  • Verlosung für Abschlussveranstaltung
  • Anwendertreffen, Codesprints

Workshops[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Inhaltliche Vorbereitung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Wer?

  • Kosten? Endpreis: 99€ (inkl. oder ohne MwSt.? Verein befreit?)
  • Keine Frühbucherrabatte, Studierendenrabatte nur auf Nachfrage (wie bisher)
  • CFWorkshops?
  • Anzahl ausbauen, z.B. nach offiziellem Ende?
  • Teilnahmebescheinigungen
  • Regelung für Nachmeldungen, zentrale Anlaufstelle
  • AGB wg. Absagen. Bei Anmeldung zu akzeptieren.

technische Vorbereitung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Images (Marco?)
  • Rechner-Kapazitäten (Vor Ort)

Abendveranstaltung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Wer: Lokalteam Wo?

  • Kosten: 30,- €?
  • alternativ: 50,- € Tagungsgebühr inkl. Abendveranstaltung?
  • Tanzkapelle?


Gimmicks[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Stadtplan: macht OSM den wieder?
  • T-Shirts
  • Preise für Verlosung (Bücher, Zeitschriften)

Öffentlichkeitsarbeit[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

personell: Torsten bietet sich an, bittet um Unterstützung

Budget? Was wird benötigt?

  • PM
  • Flyer für Intergeo etc.
  • Harzer
  • Flaggen / Banner
  • ...

Sponsoring[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

personell: Jörg bietet sich an + Georg wie letztes Mal lokal, wenn Hannover: Roland

  • Bedarf ermitteln
  • aktive Suche
  • andere Beiträge?
  • Verträge
  • Buffetsponsoring

Organisation[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Hotelkontingente
  • Wegbeschreibungen
  • Catering
  • ...

Finanzen und Budget[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Personell: Georg, wenn es eine entsprechende Unterstützung durch Software einheitliche DB gibt (siehe Vorschlag von Torsten Brassat zur Übernahme der Wher2B Konferenz Software)

Rechnungen, Anmeldungen

Terminplanung, Kalender[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Ende Mai 2008: Klärung FOSSGIS-Projektleitung
  • Ende Mai 2008: Klärung der hier offenen Zuständigkeiten
  • Ende Mai 2008: Alternativvorschläge Veranstaltungsort
  • Juni 2008: Entscheidung Software-Plattform
  • Juni 2008: Veranstaltungsort festmachen
  • 3. Quartal 2008 (vor CFP): Erstellung Programgerüst
  • September / Intergeo 2008: CFPapers
  • 1. November 2008: Ende CFP
  • 1.11. - 1.12. 2008: CFR
  • bis 20. Januar 09: Langfassungen Sponsorenbeiträge
  • Mitte März 2009- FOSSGIS 2009