Finanzen

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Finanzen

Budget

Der Projektleiter Konferenz stellt zusammen mit dem Schatzmeister des Vereins und dem Konferenz-Team ein Budget auf und führt in der Vorbereitungsphase und während der Konferenz die Buchhaltung der Konferenz. Er muss zu jedem Zeitpunkt einen Überblick darüber haben, welche Gelder bereits ausgegeben sind bzw. noch ausgegeben werden und welche Einnahmen bereits erreicht wurden bzw. noch zu erwarten sind. Nur so kann bei Problemen rechtzeitig gegengesteuert werden.

Teil dieses Handbuches ist eine Kalkulationstabelle (Spreadsheet) für das Budget. Siehe Datei:Fossgis-budget.zip.

Handkasse vor Ort

Das Lokal-Team organisiert eine Kasse für die Anmeldung. Es ist Aufgabe der Anmelde-Hiwis diese Kasse zu führen. Über Nacht nimmt der Leiter des Lokal-Teams die Kasse mit.

In die Kasse gehören die Einnahmen für

  • Teilnahmegebühren für die Konferenz, Workshops und den Social Event (soweit sie bar bezahlt werden)
  • Einnahmen aus dem Verkauf von T-Shirts und dergleichen

Aus der Kasse können spontan nötige kleinere Ausgabe getätigt werden (zum Beispiel wenn jemand Kopien machen muss). Belege dazu gehören in die Kasse.

Alle Einlagen oder Entnahmen müssen auf einem Zettel in der Kasse notiert werden:

  • Datum/Uhrzeit
  • Betrag (+/-)
  • Anlass
  • Name
  • Unterschrift

Ausnahme sind Einnahmen aus Teilnahmegebühren und Verkauf, für die entsprechende eigene Listen geführt werden.

Sollten sich im Laufe der Konferenz größere Beträge in der Kasse ansammeln, sollten sie zwischendurch an den Schatzmeister übergeben werden, der sie auf eine Bank bringen kann.

Nach Ende der Konferenz wird die Kasse an den Schatzmeister übergeben.

Personalkosten

Grundsätzlich arbeiten alle Organisatoren der Konferenz freiwillig und kostenlos. Sprecher erhalten kein Honorar.

Um den großen Arbeitsbedarf an Hilfstätigkeiten während der Konferenz abzudecken, können Hiwis bezahlt werden. Die Hiwi-Stunden sind bei 250h zu deckeln.

Teilnahmebeitrag

AG schlägt vor ab 2011 einen Konferenzbeitrag zu erheben.

Begründung:

- Möglichkeit, einen Frühbucherrabatt zu realisieren

- mehr Planungssicherheit

- Gutschein-Codes für freien Eintritt an Multiplikatoren

- Sponsoren

- FOSSGIS Vereinsmitglieder

- OSM-Mitglieder

- universal-code oder begrenzte Anzahl Einmahl-codes (Anzahl?)

Erfordert jedoch auch einen frühzeitige Programmerstellung (CfP, Programm, Einladung)

Folgende Bestandteile sind separat zu buchen:

- Konferenz

- Social Event

- Workshops

- Frühbucherrabatt

Rücktrittsregelungen

Bis zum letzten Tag vor der Konferenz kann man per E-Mail von der Anmeldung zurücktreten und bekommt den vollen Konferenzbeitrag inkl. Workshop und Social Event erstattet. Nach diesem Termin ist kein Rücktritt und Erstattung mehr möglich, weil die Kosten dann bereits entstanden sind.