Finanzen: Unterschied zwischen den Versionen

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Der Projektleiter Konferenz stellt zusammen mit dem Schatzmeister des Vereins und dem Konferenz-Team ein Budget auf und führt in der Vorbereitungsphase und während der Konferenz die Buchhaltung der Konferenz. Er muss zu jedem Zeitpunkt einen Überblick darüber haben, welche Gelder bereits ausgegeben sind bzw. noch ausgegeben werden und welche Einnahmen bereits erreicht wurden bzw. noch zu erwarten sind. Nur so kann bei Problemen rechtzeitig gegengesteuert werden.
Der Projektleiter Konferenz stellt zusammen mit dem Schatzmeister des Vereins und dem Konferenz-Team ein Budget auf und führt in der Vorbereitungsphase und während der Konferenz die Buchhaltung der Konferenz. Er muss zu jedem Zeitpunkt einen Überblick darüber haben, welche Gelder bereits ausgegeben sind bzw. noch ausgegeben werden und welche Einnahmen bereits erreicht wurden bzw. noch zu erwarten sind. Nur so kann bei Problemen rechtzeitig gegengesteuert werden.


Teil dieses Handbuches ist eine Kalkulationstabelle (Spreadsheet) für das Budget. Siehe [[File:Fossgis-konferenz-budget.ods]].
'''Budget für das Lokal-Team'''
 
{| class="wikitable"
|-
! Posten !! Betrag !! Anmerkung
|-
| Social Event
| Kosten ca. 25-35€ pro Teilnehmer
| Seit 2016 im Ticketpreis enthalten
|-
| Catering
| 11.200,00 €
| Mi - Fr: Versorgung mit Snacks, Mittagessen und Getränken ca. 400 TN
|-
| Personal (Hiwis)
| 3.500,00 €
| 280 Stunden für Hiwis
|-
| Kopien, Büromaterial
| 500,00 €
| -
|}


== Rechnungen ==
== Rechnungen ==


Rechnungen für Ausgaben, die im Rahmen der Konferenzorganisation anfallen, müssen direkt auf den Verein lauten (siehe http://www.fossgis.de/impressum.html). Auf jeden Fall sollte der Schatzmeister vorab informiert werden, dass eine bestimmte Rechnung kommen wird, damit er weiss, was er bezahlen darf bzw. wo er rückfragen kann.
* Rechnungen für Ausgaben, die im Rahmen der Konferenzorganisation anfallen, müssen direkt auf den Verein lauten (siehe http://www.fossgis.de/impressum.html). In jedem Fall sollte jeder Rechnungsvorgang vorab mit dem Schatzmeister abgestimmt werden. Der Schatzmeister wird bei Rechnungsvorgängen im CC geführt.
 
* Wenn es für das Lokal-Team einfacher ist, kann es kleinere Rechnungen auch direkt bezahlen und dann eine Sammelrechnung an den Verein stellen. Dieser Sammelrechnung sollten die Belege (entsprechend der Nummerierung einer Sammelrechnungstabelle nummeriert auf A4 aufgeklebt) beigefügt werden.  
 
<!-- {{2013/Sammelrechnungstabelle FOSSGIS-Konferenz}} -->


Wenn es für das Lokal-Team einfacher ist, kann es kleinere Rechnungen auch direkt bezahlen und dann eine Sammelrechnung an den Verein stellen.


Ausgaben sollten (im Rahmen des möglichen) so spät wie möglich getätigt werden. Viele Ausgaben sind ja von der zu erwartenden Teilnehmerzahl abhängig und die ist erst nach Ende der Frühbucherfrist abschätzbar.
Ausgaben sollten (im Rahmen des möglichen) so spät wie möglich getätigt werden. Da viele Ausgaben von der Teilnehmerzahl abhängig sind und die zu erwartende Zahl erst nach Ende der Frühbucherfrist abschätzbar ist. Zahlen für Taschen- und T-Shirtbestellungen, Namensschilder und dazugehörigen Lanyards sollten so entschieden werden, dass die Lieferung gewährleistet und die Anzahl so genau, wie möglich ist.


== Handkasse vor Ort ==
== Handkasse vor Ort ==
Das Lokal-Team organisiert eine Kasse für die Anmeldung. Es ist Aufgabe der Anmelde-Hiwis diese Kasse zu führen. Über Nacht nimmt der Leiter des Lokal-Teams die Kasse mit.
Das Lokal-Team organisiert eine Kasse für die Anmeldung. Es ist Aufgabe des Rezeptionspersonals diese Kasse zu führen. Über Nacht nimmt der Leiter des Lokal-Teams die Kasse mit.


In die Kasse gehören die Einnahmen für
In die '''Kasse''' gehören die '''Einnahmen''' für:
* bar bezahlte Teilnahmegebühren für die Konferenz, Workshops, freiwillige Beiträge für Social Event und Tagungsband
* Einnahmen aus T-Shirt-Verkauf oder andere Einnahmen


* Teilnahmegebühren für die Konferenz, Workshops und den Social Event (soweit sie bar bezahlt werden)
Aus der Kasse können spontan nötige kleinere '''Ausgaben''' getätigt werden (zum Beispiel für Kopien). Belege dazu gehören für die Abrechnung in die Kasse.
* Einnahmen aus dem Verkauf von T-Shirts und dergleichen


Aus der Kasse können spontan nötige kleinere Ausgabe getätigt werden (zum Beispiel wenn jemand Kopien machen muss). Belege dazu gehören in die Kasse.
'''Merke''': Wer Geld bezahlt, bekommt den Originalbeleg der Quittung.
 
Alle Einlagen oder Entnahmen müssen auf einem Zettel in der Kasse notiert werden:


Für alle Einnahmen und Ausgaben wird eine '''Liste''' geführt und in der Hand-Kasse hinterlegt.
Die Liste enthält:
* Datum/Uhrzeit
* Datum/Uhrzeit
* Betrag (+/-)
* Betrag (+/-)
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* Unterschrift
* Unterschrift


Ausnahme sind Einnahmen aus Teilnahmegebühren und Verkauf, für die entsprechende eigene Listen geführt werden.
Sollten sich im Laufe der Konferenz größere Beträge in der Kasse ansammeln, sollten sie zwischendurch an den Schatzmeister übergeben werden. Der Schatzmeister oder ein damit Beauftragter kümmert sich um die weitere Aufbewahrung.


Sollten sich im Laufe der Konferenz größere Beträge in der Kasse ansammeln, sollten sie zwischendurch an den Schatzmeister übergeben werden, der sie auf eine Bank bringen kann.
Nach Ende der Konferenz wird die '''Kasse an den Schatzmeister übergeben'''.
 
Nach Ende der Konferenz wird die Kasse an den Schatzmeister übergeben.


== Personalkosten ==
== Personalkosten ==
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Grundsätzlich arbeiten alle Organisatoren der Konferenz freiwillig und kostenlos. Sprecher erhalten kein Honorar.
Grundsätzlich arbeiten alle Organisatoren der Konferenz freiwillig und kostenlos. Sprecher erhalten kein Honorar.


Um den großen Arbeitsbedarf an Hilfstätigkeiten während der Konferenz abzudecken, können Hiwis bezahlt werden. Die Hiwi-Stunden sind bei 250h zu deckeln.
Um den großen Arbeitsbedarf an Hilfstätigkeiten während der Konferenz abzudecken, kann Personal dafür bezahlt werden. Die Arbeitsstunden sind bei 250h zu deckeln.
Seit 2014 erhalten die Helfer eine Ehrenamtspauschale, diese darf pro Helfer pro Jahr 720 EUR nicht übersteigen. Helfer muss erklären, dass Ehrenamtspauschale nicht anderweitig in Anspruch genommen wird (auszufüllendes Formular).


== Teilnahmebeitrag ==
== Teilnahmebeitrag ==


Wir nehmen einen Eintrittspreis für die Konferenz, verteilen aber großzügig Gutscheincodes für einen kostenlosen Eintritt.
Wir nehmen einen Eintrittspreis für die Konferenz. Für aktive Communitymitglieder ist der Eintritt frei.


Dabei rechnen wir damit, dass vielleicht 70% der Besucher einen Gutscheincode nutzen können.
Bis 2010 war die FOSSGIS-Konferenz kostenfrei, wurde aber mit der Zeit immer größer und damit auch teurer umzusetzen. Grundsätzlich ist es finanztechnisch keine schlechte Idee, wenn wir uns diversifizieren. Um so mehr verschiedene Einnahmenquellen es gibt, um so verlässlicher sind die Einnahmen.  


{{Hintergrund|In den letzten Jahren war die FOSSGIS kostenlos, wurde aber mit der Zeit immer größer und auch teurer umzusetzen. Grundsätzlich ist es finanztechnisch keine schlechte Idee, wenn wir uns diversifizieren. Um so mehr verschiedene Einnahmenquellen es gibt, um so verlässlicher sind die Einnahmen. Es ist unwahrscheinlich, dass sie alle gleichzeitig einbrechen.
<i>Dagegen steht natürlich der Wunsch, mit der Konferenz möglichst viele Leute zu erreichen. Gerade OSM-Aktive oder Studierende können sich einen Eintrittspreis vielleicht nicht leisten. Für Interessierte, die nur mal reinschnuppern wollen, was dieses Open Source eigentlich ist, sollen nicht durch den Preis abgeschreckt werden.</i>


Dagegen steht natürlich der Wunsch, mit der Konferenz möglichst viele Leute zu erreichen. Gerade OSMler oder Studenten können sich einen Eintrittspreis vielleicht nicht leisten. Und auch jemand, der vielleicht nur mal reinschnuppern will, was dieses Open Source eigentlich ist, soll nicht viel Geld zahlen müssen.
Der '''Teilnahmebeitrag für die Konferenz beträgt 190EUR (Frühbucher: 150EUR)'''. Er erlaubt den Eintritt an allen drei Tagen. Es gibt keinen Rabatt, wenn jemand weniger Tage kommt.
}}


Der Teilnahmebeitrag für die Konferenz beträgt 120 EUR. Er erlaubt den Eintritt an allen drei Tagen. Es gibt keinen Rabatt, wenn jemand weniger Tage kommt.
<i>Der Teilnahmebeitrag muss hoch genug sein, dass es sich überhaupt lohnt, ihn zu erheben (und wir wollen ja auch Geld einnehmen), aber nicht zu hoch, dass er Leute abschreckt oder übertriebene Erwartungen weckt. Hier schlagen wir einen Betrag von 190 EUR vor. Das ist immernoch niedriger als vergleichbare Konferenzen. Für einen Besucher aus der Verwaltung oder aus einer Firma, der Anreise und Hotel bezahlen muss und zwei Tage Arbeitsausfall hat, sind zusätzliche 190 EUR kein Betrag, über den er lange nachdenken muss. Besucher sollen idealerweise an allen Tagen teilnehmen, das unterstützen wir dadurch, dass wir keinen Tagestickets haben. Außerdem wird die Anmeldung dadurch vereinfacht.</i>


{{Hintergrund|Der Teilnahmebeitrag muss hoch genug sein, dass es sich überhaupt lohnt, ihn zu erheben (und wir wollen ja auch Geld einnehmen), aber nicht zu hoch, dass er Leute abscheckt oder übertriebene Erwartungen weckt. Hier schlagen wir einen Betrag von 120 EUR vor. Das ist immernoch niedriger als vergleichbare Konferenzen. Für einen Besucher aus der Verwaltung oder aus einer Firma, der Anreise und Hotel bezahlen muss und zwei Tage Arbeitsausfall hat, sind zusätzliche 120 EUR kein Betrag, über den er lange nachdenken muss. Besucher sollen idealerweise an allen Tagen teilnehmen, das unterstützen wir dadurch, dass wir keinen Tagestickets haben. Außerdem wird die Anmeldung dadurch vereinfacht.
Für '''Frühbucher''' (bis ca. 1 Monat vor der Konferenz) gibt es einen Rabatt, sie zahlen nur 150 EUR.
}}


Für Frühbucher (bis ca. 1 Monat vor der Konferenz) gibt es einen Rabatt, sie zahlen nur 80 EUR.
<i>Frühbucherrabatt hilft bei der Planung der Konferenz, z.B. der Kapazitätsplanung für Catering und Social Event. Dadurch, dass wir nun einen Eintrittspreis haben, können wir Frühbucherrabatte vergeben und erreichen damit frühere Anmeldungen. Es war schon immer ein Problem, dass wir eigentlich nicht so recht wussten, wieviele Leute kommen werden.</i>


{{Hintergrund|Das hilft bei der Planung der Konferenz, z.B. der Kapazitätsplanung für Catering und Social Event. Dadurch, dass wir nun einen Eintrittspreis haben, können wir Frühbucherrabatte vergeben und erreichen damit frühere Anmeldungen. Es war schon immer ein Problem, dass wir eigentlich nicht so recht wussten, wieviele Leute kommen werden. Der Rabatt von 1/3 wird psychologisch nochmal größer, weil der Normalpreis deutlich über 100 EUR und den Frühbucherpreis deutlich unter 100 EUR liegt.
<!--Dazu kommen die '''Gutscheincodes''', die wir an verschiedene Gruppen ausgeben und die einen kostenlosen Eintritt zu Konferenz ermöglichen. Es gibt ganz verschiedene Möglichkeiten, wie wir solche Codes ausgeben können. Die Gutscheincodes werden über das Anmedlesystem Pretix verwaltet.
}}


Dazu kommen die Gutscheincodes, die wir an verschiedene Gruppen ausgeben und die einen kostenlosen Eintritt zu Konferenz ermöglichen. Es gibt ganz verschiedene Möglichkeiten, wie wir solche Codes ausgeben können.
<i>Gutscheincodes geben uns einen große Flexibilität und wir können von Jahr zu Jahr einstellen, welche Zielgruppen wir besonders unterstützen wollen usw.</i>
 
{{Hintergrund|Das gibt uns einen große Flexibilität und wir können von Jahr zu Jahr einstellen, welche Zielgruppen wir besonders unterstützen wollen usw.}}


Wer soll nun solche Codes bekommen? (Unvollständige und nicht endgültige) Liste:
Wer soll nun solche Codes bekommen? (Unvollständige und nicht endgültige) Liste:


* Studenten (Studi-Ausweis muss dann bei der Anmeldung vor Ort vorgezeigt werden)
* Studierende (Studi-Ausweis muss dann bei der Anmeldung vor Ort vorgezeigt werden)
* OpenStreetMap-Aktive (müssen nachweisen, dass sie einen OSM-Account haben)
* OpenStreetMap-Aktive (müssen nachweisen, dass sie einen OSM-Account haben)
* FOSSGIS-Mitglieder (bekommen Gutscheincode per E-Mail)
* FOSSGIS-Mitglieder (bekommen Gutscheincode per E-Mail)
* Aussteller und Sponsoren bekommen Gutschein-Kontingente für Mitarbeiter und Kunden
* Aussteller und Sponsoren bekommen Gutschein-Kontingente für Mitarbeiter und Kunden
* Open-Source-Entwickler (Verteilung von Gutscheincodes über einschlägige Developer-Listen)
* Open-Source-Entwickler (Verteilung von Gutscheincodes über einschlägige Developer-Listen)
* Um insbesondere auch lokale Firmen anzulocken, kann man z.B. in der IHK-Zeitschrift für die Konferenz werben und dabei einen Gutscheincode angeben.
* Um insbesondere auch lokale Firmen anzulocken, kann man z.B. in der IHK-Zeitschrift für die Konferenz werben und dabei einen Gutscheincode angeben.-->
 
Natürlich ist der Eintritt für alle kostenlos, die bei der Orga der Konferenz helfen oder einen Vortrag oder Workshop halten.


{{Hintergrund|Wer also kostenlos zu Konferenz will, hat damit einen Grund einen Vortrag einzureichen.}}
Natürlich ist der Eintritt für alle kostenlos, die bei der Organisation der Konferenz helfen oder einen Vortrag oder Workshop halten.


{{Hintergrund|Man sieht aus dieser Auflistung schon, dass es nicht wirklich schwierig sein wird, zu so einem Code zu kommen. Wenn jemand will, findet er immer einen Weg. Und das ist ja auch völlig ok so. Wir sind damit in keiner anderen Situation als wir es vor der Einführung von Eintrittspreisen waren. Letztlich ist der Eintrittspreis sozusagen fast freiwillig. Der Default ist aber, dass man zahlt. Man muss schon etwas Aufwand investieren, nicht zu zahlen und das werden hoffentlich genug Leute nicht tun, sodass eben doch Geld hereinkommt.}}
<i>Für Autoren/Vortragende gibt es die Möglichkeit einen geringeren Eintrittsresi anzufragen oder das Autorenticket von 120 € zu nutzen.</i>


Für Workshops wird ein Betrag von 100 EUR pro Workshop genommen. Für die Workshops gibt es keinen Frühbucherrabatt und die Gutschein-Codes gelten nicht.
<i>Hintergrund|Man sieht aus dieser Auflistung schon, dass es nicht wirklich schwierig sein wird, zu so einem Code zu kommen. Wenn jemand will, findet er immer einen Weg. Und das ist ja auch völlig ok so. Wir sind damit in keiner anderen Situation als wir es vor der Einführung von Eintrittspreisen waren. Letztlich ist der Eintrittspreis sozusagen fast freiwillig. Der Default ist aber, dass man zahlt. Man muss schon etwas Aufwand investieren, nicht zu zahlen und das werden hoffentlich genug Leute nicht tun, sodass eben doch Geld hereinkommt.</i>


{{Hintergrund|Die Workshops haben schon immer einen großen Teil der Konferenz finanziert, das soll auch weiterhin so sein.}}
Für '''Workshops''' wird ein Betrag von '''100 EUR pro Workshop''' erhoben (für Workshops gibt es kein Frühbucherticket, auch wenn es in den letzten Jahren möglich war).


Der Social Event kostet 35 EUR kosten und ist damit nicht kostendeckend, insb. da auch viele Teilnehmer (Orga, Speaker) ein kostenloses
<i>Die Workshops haben schon immer einen großen Teil der Konferenz finanziert, das soll auch weiterhin so sein.</i>
Social-Event-Ticket bekommen. Für den Social Event gibt es keinen Frühbucherrabatt und die Gutschein-Codes gelten nicht.


{{Hintergrund|Der Social Event ist ein wichtiger Teil der Veranstaltung und die Besucher sollen durch hohe Preise nicht abgeschreckt werden. Eine weiterer Rabatt für Frühbucher oder mit Gutschein-Codes ist finanziell aber nicht drin.}}
Der '''Social Event kostet 35-60 EUR''', seit 2016 ist das Event im Konferenzticketpreis enthalten.
<i>Der Social Event ist ein wichtiger Teil der Veranstaltung und die Besucher sollen durch hohe Preise nicht abgeschreckt werden. </i> Im Anmeldesystem Pretix kann ein freiwilliger Betrag für den Social Event gewählt werden.


{{Hintergrund|Durch den gestuften Eintrittspreis und die Gutscheincodes haben wir damit ein Werkzeug in die Hand bekommen, je nach Zielgruppen flexibel zu sein. Statt per Default kostenlos zu sein, können wir ganz gezielt das Geld von denen nehmen, die es haben und die verschonen, die es nicht haben.}}
<i>Durch den gestuften Eintrittspreis haben wir zielgruppenflexible Preise. Statt per Default kostenlos zu sein, können wir ganz gezielt das Geld von denen nehmen, die es haben und die verschonen, die es nicht haben.</i>


Folgende Bestandteile sind also separat zu buchen:
Folgende Bestandteile sind also separat zu buchen (wo bucht man die Konferenz --> Link):


* Konferenz (ggf. mit Frühbucherrabatt oder Gutscheincode)
* Konferenz (ggf. mit Frühbucherrabatt)
* Social Event
* Workshops
* Workshops


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* Wir wissen aus den Umfragen, dass viele Besucher gerne bereit wären, uns einen Eintrittspreis zu bezahlen. Ihre Firma würde ohne zu Murren einen Eintrittspreis bezahlen, aber eine Spende eben nicht.
* Wir wissen aus den Umfragen, dass viele Besucher gerne bereit wären, uns einen Eintrittspreis zu bezahlen. Ihre Firma würde ohne zu Murren einen Eintrittspreis bezahlen, aber eine Spende eben nicht.
* Weil sie Geld kostet, wird die Konferenz wird in den Augen einiger als wertiger erscheinen. Wir unterstützen damit unsere Sicht, dass Open Source ready for business ist und stellen eine gewisse Professionalität dar.
* Weil sie Geld kostet, wird die Konferenz wird in den Augen einiger als wertiger erscheinen. Wir unterstützen damit unsere Sicht, dass Open Source ready for business ist und stellen eine gewisse Professionalität dar.
* Mit den Gutscheincodes erzielen wir einen Werbeeffekt. Z.B. erhalten Sponsoren und Aussteller in Zukunft ein Anzahl solcher Codes, die sie z.B. an Kunden weitergeben können.
* Mit mehr Geld machen wir nicht nur ggf. fehlende Einnahmen aus Workshops und Sponsoring wett, sondern können hoffentlich auch mehr erreichen. Z.B. kann man vielleicht dem einen oder anderen Sprecher die Reisekosten zahlen, der sonst nicht kommen könnte usw.
* Mit mehr Geld machen wir nicht nur ggf. fehlende Einnahmen aus Workshops und Sponsoring wett, sondern können hoffentlich auch mehr erreichen. Z.B. kann man vielleicht dem einen oder anderen Sprecher die Reisekosten zahlen, der sonst nicht kommen könnte usw.


Die Nachteile sollen natürlich auch nicht verschwiegen werden:
Die Nachteile sollen natürlich auch nicht verschwiegen werden:


* Es kann sein, dass Besucher sich betrogen vorkommen, wenn sie erfahren, dass sie Geld bezahlt haben und andere nichts.
* Es kann sein, dass Besucher sich betrogen vorkommen, wenn sie erfahren, dass sie Geld bezahlt haben und andere nicht.
* Insbesondere zahlende Besucher werden mit einer größeren Anspruchhaltung kommen. Wir müssen beim Service (z.B. Catering) mehr darauf achten, dass auch alles glatt läuft.
* Insbesondere zahlende Besucher werden mit einer größeren Anspruchhaltung kommen. Wir müssen beim Service (z.B. Catering) darauf achten, dass alles glatt läuft.
* Die FOSSGIS hat bisher einen sehr angenehmen, lockeren, fast familiären Charakter. Man kann da natürlich die Angst haben, dass sich das mit einem Eintrittspreis ändert. Das liegt m.E. aber mehr an uns und der Art, wie wir die Konferenz veranstalten, als am Geld.
* Die FOSSGIS hat bisher einen sehr angenehmen, lockeren, fast familiären Charakter. Man kann da natürlich die Angst haben, dass sich das mit einem Eintrittspreis ändert. Das liegt m.E. aber mehr an uns und der Art, wie wir die Konferenz veranstalten, als am Geld.



Version vom 12. Oktober 2019, 12:53 Uhr

Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs.


Finanzen

Budget

Der Projektleiter Konferenz stellt zusammen mit dem Schatzmeister des Vereins und dem Konferenz-Team ein Budget auf und führt in der Vorbereitungsphase und während der Konferenz die Buchhaltung der Konferenz. Er muss zu jedem Zeitpunkt einen Überblick darüber haben, welche Gelder bereits ausgegeben sind bzw. noch ausgegeben werden und welche Einnahmen bereits erreicht wurden bzw. noch zu erwarten sind. Nur so kann bei Problemen rechtzeitig gegengesteuert werden.

Budget für das Lokal-Team

Posten Betrag Anmerkung
Social Event Kosten ca. 25-35€ pro Teilnehmer Seit 2016 im Ticketpreis enthalten
Catering 11.200,00 € Mi - Fr: Versorgung mit Snacks, Mittagessen und Getränken ca. 400 TN
Personal (Hiwis) 3.500,00 € 280 Stunden für Hiwis
Kopien, Büromaterial 500,00 € -

Rechnungen

  • Rechnungen für Ausgaben, die im Rahmen der Konferenzorganisation anfallen, müssen direkt auf den Verein lauten (siehe http://www.fossgis.de/impressum.html). In jedem Fall sollte jeder Rechnungsvorgang vorab mit dem Schatzmeister abgestimmt werden. Der Schatzmeister wird bei Rechnungsvorgängen im CC geführt.
  • Wenn es für das Lokal-Team einfacher ist, kann es kleinere Rechnungen auch direkt bezahlen und dann eine Sammelrechnung an den Verein stellen. Dieser Sammelrechnung sollten die Belege (entsprechend der Nummerierung einer Sammelrechnungstabelle nummeriert auf A4 aufgeklebt) beigefügt werden.


Ausgaben sollten (im Rahmen des möglichen) so spät wie möglich getätigt werden. Da viele Ausgaben von der Teilnehmerzahl abhängig sind und die zu erwartende Zahl erst nach Ende der Frühbucherfrist abschätzbar ist. Zahlen für Taschen- und T-Shirtbestellungen, Namensschilder und dazugehörigen Lanyards sollten so entschieden werden, dass die Lieferung gewährleistet und die Anzahl so genau, wie möglich ist.

Handkasse vor Ort

Das Lokal-Team organisiert eine Kasse für die Anmeldung. Es ist Aufgabe des Rezeptionspersonals diese Kasse zu führen. Über Nacht nimmt der Leiter des Lokal-Teams die Kasse mit.

In die Kasse gehören die Einnahmen für:

  • bar bezahlte Teilnahmegebühren für die Konferenz, Workshops, freiwillige Beiträge für Social Event und Tagungsband
  • Einnahmen aus T-Shirt-Verkauf oder andere Einnahmen

Aus der Kasse können spontan nötige kleinere Ausgaben getätigt werden (zum Beispiel für Kopien). Belege dazu gehören für die Abrechnung in die Kasse.

Merke: Wer Geld bezahlt, bekommt den Originalbeleg der Quittung.

Für alle Einnahmen und Ausgaben wird eine Liste geführt und in der Hand-Kasse hinterlegt. Die Liste enthält:

  • Datum/Uhrzeit
  • Betrag (+/-)
  • Anlass
  • Name
  • Unterschrift

Sollten sich im Laufe der Konferenz größere Beträge in der Kasse ansammeln, sollten sie zwischendurch an den Schatzmeister übergeben werden. Der Schatzmeister oder ein damit Beauftragter kümmert sich um die weitere Aufbewahrung.

Nach Ende der Konferenz wird die Kasse an den Schatzmeister übergeben.

Personalkosten

Grundsätzlich arbeiten alle Organisatoren der Konferenz freiwillig und kostenlos. Sprecher erhalten kein Honorar.

Um den großen Arbeitsbedarf an Hilfstätigkeiten während der Konferenz abzudecken, kann Personal dafür bezahlt werden. Die Arbeitsstunden sind bei 250h zu deckeln. Seit 2014 erhalten die Helfer eine Ehrenamtspauschale, diese darf pro Helfer pro Jahr 720 EUR nicht übersteigen. Helfer muss erklären, dass Ehrenamtspauschale nicht anderweitig in Anspruch genommen wird (auszufüllendes Formular).

Teilnahmebeitrag

Wir nehmen einen Eintrittspreis für die Konferenz. Für aktive Communitymitglieder ist der Eintritt frei.

Bis 2010 war die FOSSGIS-Konferenz kostenfrei, wurde aber mit der Zeit immer größer und damit auch teurer umzusetzen. Grundsätzlich ist es finanztechnisch keine schlechte Idee, wenn wir uns diversifizieren. Um so mehr verschiedene Einnahmenquellen es gibt, um so verlässlicher sind die Einnahmen.

Dagegen steht natürlich der Wunsch, mit der Konferenz möglichst viele Leute zu erreichen. Gerade OSM-Aktive oder Studierende können sich einen Eintrittspreis vielleicht nicht leisten. Für Interessierte, die nur mal reinschnuppern wollen, was dieses Open Source eigentlich ist, sollen nicht durch den Preis abgeschreckt werden.

Der Teilnahmebeitrag für die Konferenz beträgt 190EUR (Frühbucher: 150EUR). Er erlaubt den Eintritt an allen drei Tagen. Es gibt keinen Rabatt, wenn jemand weniger Tage kommt.

Der Teilnahmebeitrag muss hoch genug sein, dass es sich überhaupt lohnt, ihn zu erheben (und wir wollen ja auch Geld einnehmen), aber nicht zu hoch, dass er Leute abschreckt oder übertriebene Erwartungen weckt. Hier schlagen wir einen Betrag von 190 EUR vor. Das ist immernoch niedriger als vergleichbare Konferenzen. Für einen Besucher aus der Verwaltung oder aus einer Firma, der Anreise und Hotel bezahlen muss und zwei Tage Arbeitsausfall hat, sind zusätzliche 190 EUR kein Betrag, über den er lange nachdenken muss. Besucher sollen idealerweise an allen Tagen teilnehmen, das unterstützen wir dadurch, dass wir keinen Tagestickets haben. Außerdem wird die Anmeldung dadurch vereinfacht.

Für Frühbucher (bis ca. 1 Monat vor der Konferenz) gibt es einen Rabatt, sie zahlen nur 150 EUR.

Frühbucherrabatt hilft bei der Planung der Konferenz, z.B. der Kapazitätsplanung für Catering und Social Event. Dadurch, dass wir nun einen Eintrittspreis haben, können wir Frühbucherrabatte vergeben und erreichen damit frühere Anmeldungen. Es war schon immer ein Problem, dass wir eigentlich nicht so recht wussten, wieviele Leute kommen werden.


Natürlich ist der Eintritt für alle kostenlos, die bei der Organisation der Konferenz helfen oder einen Vortrag oder Workshop halten.

Für Autoren/Vortragende gibt es die Möglichkeit einen geringeren Eintrittsresi anzufragen oder das Autorenticket von 120 € zu nutzen.

Hintergrund|Man sieht aus dieser Auflistung schon, dass es nicht wirklich schwierig sein wird, zu so einem Code zu kommen. Wenn jemand will, findet er immer einen Weg. Und das ist ja auch völlig ok so. Wir sind damit in keiner anderen Situation als wir es vor der Einführung von Eintrittspreisen waren. Letztlich ist der Eintrittspreis sozusagen fast freiwillig. Der Default ist aber, dass man zahlt. Man muss schon etwas Aufwand investieren, nicht zu zahlen und das werden hoffentlich genug Leute nicht tun, sodass eben doch Geld hereinkommt.

Für Workshops wird ein Betrag von 100 EUR pro Workshop erhoben (für Workshops gibt es kein Frühbucherticket, auch wenn es in den letzten Jahren möglich war).

Die Workshops haben schon immer einen großen Teil der Konferenz finanziert, das soll auch weiterhin so sein.

Der Social Event kostet 35-60 EUR, seit 2016 ist das Event im Konferenzticketpreis enthalten. Der Social Event ist ein wichtiger Teil der Veranstaltung und die Besucher sollen durch hohe Preise nicht abgeschreckt werden. Im Anmeldesystem Pretix kann ein freiwilliger Betrag für den Social Event gewählt werden.

Durch den gestuften Eintrittspreis haben wir zielgruppenflexible Preise. Statt per Default kostenlos zu sein, können wir ganz gezielt das Geld von denen nehmen, die es haben und die verschonen, die es nicht haben.

Folgende Bestandteile sind also separat zu buchen (wo bucht man die Konferenz --> Link):

  • Konferenz (ggf. mit Frühbucherrabatt)
  • Workshops

Weitere Vorteile dieses Konzepts:

  • Wir wissen aus den Umfragen, dass viele Besucher gerne bereit wären, uns einen Eintrittspreis zu bezahlen. Ihre Firma würde ohne zu Murren einen Eintrittspreis bezahlen, aber eine Spende eben nicht.
  • Weil sie Geld kostet, wird die Konferenz wird in den Augen einiger als wertiger erscheinen. Wir unterstützen damit unsere Sicht, dass Open Source ready for business ist und stellen eine gewisse Professionalität dar.
  • Mit mehr Geld machen wir nicht nur ggf. fehlende Einnahmen aus Workshops und Sponsoring wett, sondern können hoffentlich auch mehr erreichen. Z.B. kann man vielleicht dem einen oder anderen Sprecher die Reisekosten zahlen, der sonst nicht kommen könnte usw.

Die Nachteile sollen natürlich auch nicht verschwiegen werden:

  • Es kann sein, dass Besucher sich betrogen vorkommen, wenn sie erfahren, dass sie Geld bezahlt haben und andere nicht.
  • Insbesondere zahlende Besucher werden mit einer größeren Anspruchhaltung kommen. Wir müssen beim Service (z.B. Catering) darauf achten, dass alles glatt läuft.
  • Die FOSSGIS hat bisher einen sehr angenehmen, lockeren, fast familiären Charakter. Man kann da natürlich die Angst haben, dass sich das mit einem Eintrittspreis ändert. Das liegt m.E. aber mehr an uns und der Art, wie wir die Konferenz veranstalten, als am Geld.

Wir dürfen natürlich bei alledem nicht vergessen, dass das Geld ja einer guten Sache zur Verfügung gestellt wird. Die Konferenz muss sich selbst finanzieren und noch Geld für die Vereinsarbeit des FOSSGIS abwerfen, wir haben sonst keine wesentliche Einnahmequelle für den Verein. Es gibt also letztlich wenig Alternativen, andere Geldquellen sind nicht in Sicht.

Rücktrittsregelungen

Bis zum letzten Tag vor der Konferenz kann man per E-Mail von der Anmeldung zurücktreten und bekommt den vollen Konferenzbeitrag inkl. Workshop und Social Event erstattet. Nach diesem Termin ist kein Rücktritt und Erstattung mehr möglich, weil die Kosten dann bereits entstanden sind.