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Um den großen Arbeitsbedarf an Hilfstätigkeiten während der Konferenz abzudecken, kann Personal dafür bezahlt werden. Die Arbeitsstunden sind bei 250h zu deckeln.
Um den großen Arbeitsbedarf an Hilfstätigkeiten während der Konferenz abzudecken, kann Personal dafür bezahlt werden. Die Arbeitsstunden sind bei 250h zu deckeln.
Seit 2014 erhalten die Helfer eine Ehrenamtspauschale, diese darf pro Helfer pro Jahr 720 EUR nicht übersteigen. Helfer muss erklären, dass Ehrenamtspauschale nicht anderweitig in Anspruch genommen wird (auszufüllendes Formular).


== Teilnahmebeitrag ==
== Teilnahmebeitrag ==

Version vom 2. Juni 2015, 17:58 Uhr

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Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs.

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Finanzen

Budget

Der Projektleiter Konferenz stellt zusammen mit dem Schatzmeister des Vereins und dem Konferenz-Team ein Budget auf und führt in der Vorbereitungsphase und während der Konferenz die Buchhaltung der Konferenz. Er muss zu jedem Zeitpunkt einen Überblick darüber haben, welche Gelder bereits ausgegeben sind bzw. noch ausgegeben werden und welche Einnahmen bereits erreicht wurden bzw. noch zu erwarten sind. Nur so kann bei Problemen rechtzeitig gegengesteuert werden.

Budget für das Lokal-Team

Posten Betrag Anmerkung
Social Event 2015: 45€ pro Teilnehmer Quersubventionierung notwendig
Catering 11.200,00 € Mi - Fr: Versorgung mit Snacks, Mittagessen und Getränken ca. 400 TN
Personal (Hiwis) 3.500,00 € 280 Stunden für Hiwis
Kopien, Büromaterial 500,00 € -

Rechnungen

  • Rechnungen für Ausgaben, die im Rahmen der Konferenzorganisation anfallen, müssen direkt auf den Verein lauten (siehe http://www.fossgis.de/impressum.html). In jedem Fall sollte jeder Rechnungsvorgang vorab mit dem Schatzmeister abgestimmt werden. Der Schatzmeister wird bei Rechnungsvorgängen im CC geführt.
  • Wenn es für das Lokal-Team einfacher ist, kann es kleinere Rechnungen auch direkt bezahlen und dann eine Sammelrechnung an den Verein stellen. Dieser Sammelrechnung sollten die Belege (entsprechend der Nummerierung einer Sammelrechnungstabelle nummeriert auf A4 aufgeklebt) beigefügt werden.


Ausgaben sollten (im Rahmen des möglichen) so spät wie möglich getätigt werden. Da viele Ausgaben von der Teilnehmerzahl abhängig sind und die zu erwartende Zahl erst nach Ende der Frühbucherfrist abschätzbar ist. Zahlen für Taschen- und T-Shirtbestellungen, Namensschilder und dazugehörigen Lanyards sollten so entschieden werden, dass die Lieferung gewährleistet und die Anzahl so genau, wie möglich ist.

Handkasse vor Ort

Das Lokal-Team organisiert eine Kasse für die Anmeldung. Es ist Aufgabe des Rezeptionspersonals diese Kasse zu führen. Über Nacht nimmt der Leiter des Lokal-Teams die Kasse mit.

In die Kasse gehören die Einnahmen für:

  • bar bezahlte Teilnahmegebühren für die Konferenz, Workshops und/oder Social Event,
  • Einnahmen aus T-Shirt-Verkauf oder andere Einnahmen

Aus der Kasse können spontan nötige kleinere Ausgabe getätigt werden (zum Beispiel für Kopien). Belege dazu gehören für die Abrechnung in die Kasse.

Merke: Wer Geld bezahlt, bekommt den Originalbeleg der Quittung.

Für alle Einnahmen und Ausgaben wird eine Liste geführtund in der Hand-Kasse hinterlegt. Die Liste enthält:

  • Datum/Uhrzeit
  • Betrag (+/-)
  • Anlass
  • Name
  • Unterschrift

Sollten sich im Laufe der Konferenz größere Beträge in der Kasse ansammeln, sollten sie zwischendurch an den Schatzmeister übergeben werden. Der Schatzmeister oder ein damit Beauftragter kümmert sich um die weitere Aufbewahrung.

Nach Ende der Konferenz wird die Kasse an den Schatzmeister übergeben.

Personalkosten

Grundsätzlich arbeiten alle Organisatoren der Konferenz freiwillig und kostenlos. Sprecher erhalten kein Honorar.

Um den großen Arbeitsbedarf an Hilfstätigkeiten während der Konferenz abzudecken, kann Personal dafür bezahlt werden. Die Arbeitsstunden sind bei 250h zu deckeln. Seit 2014 erhalten die Helfer eine Ehrenamtspauschale, diese darf pro Helfer pro Jahr 720 EUR nicht übersteigen. Helfer muss erklären, dass Ehrenamtspauschale nicht anderweitig in Anspruch genommen wird (auszufüllendes Formular).

Teilnahmebeitrag

Wir nehmen einen Eintrittspreis für die Konferenz. Für aktive Communitymitglieder ist der Eintritt frei.

Bis 2010 war die FOSSGIS-Konferenz kostenlos, wurde aber mit der Zeit immer größer und damit auch teurer umzusetzen. Grundsätzlich ist es finanztechnisch keine schlechte Idee, wenn wir uns diversifizieren. Um so mehr verschiedene Einnahmenquellen es gibt, um so verlässlicher sind die Einnahmen.

Dagegen steht natürlich der Wunsch, mit der Konferenz möglichst viele Leute zu erreichen. Gerade OSM-Aktive oder Studierende können sich einen Eintrittspreis vielleicht nicht leisten. Für Interessierte, die nur mal reinschnuppern wollen, was dieses Open Source eigentlich ist, sollen nicht durch den Preis abgeschreckt werden.

Der Teilnahmebeitrag für die Konferenz beträgt 140EUR (Frühbucher: 120EUR). Er erlaubt den Eintritt an allen drei Tagen. Es gibt keinen Rabatt, wenn jemand weniger Tage kommt.

Der Teilnahmebeitrag muss hoch genug sein, dass es sich überhaupt lohnt, ihn zu erheben (und wir wollen ja auch Geld einnehmen), aber nicht zu hoch, dass er Leute abscheckt oder übertriebene Erwartungen weckt. Hier schlagen wir einen Betrag von 140 EUR vor. Das ist immernoch niedriger als vergleichbare Konferenzen. Für einen Besucher aus der Verwaltung oder aus einer Firma, der Anreise und Hotel bezahlen muss und zwei Tage Arbeitsausfall hat, sind zusätzliche 140 EUR kein Betrag, über den er lange nachdenken muss. Besucher sollen idealerweise an allen Tagen teilnehmen, das unterstützen wir dadurch, dass wir keinen Tagestickets haben. Außerdem wird die Anmeldung dadurch vereinfacht.

Für Frühbucher (bis ca. 1 Monat vor der Konferenz) gibt es einen Rabatt, sie zahlen nur 120 EUR.

Frühbucherrabatt hilft bei der Planung der Konferenz, z.B. der Kapazitätsplanung für Catering und Social Event. Dadurch, dass wir nun einen Eintrittspreis haben, können wir Frühbucherrabatte vergeben und erreichen damit frühere Anmeldungen. Es war schon immer ein Problem, dass wir eigentlich nicht so recht wussten, wieviele Leute kommen werden. Den bisherigen Konferenzpreis gibt es nun für Frühbucher.

Natürlich ist der Eintritt für alle kostenlos, die bei der Organisation der Konferenz helfen oder einen Vortrag oder Workshop halten.

Wer also kostenlos zu Konferenz will, hat damit einen Grund einen Vortrag einzureichen.

Hintergrund|Man sieht aus dieser Auflistung schon, dass es nicht wirklich schwierig sein wird, zu so einem Code zu kommen. Wenn jemand will, findet er immer einen Weg. Und das ist ja auch völlig ok so. Wir sind damit in keiner anderen Situation als wir es vor der Einführung von Eintrittspreisen waren. Letztlich ist der Eintrittspreis sozusagen fast freiwillig. Der Default ist aber, dass man zahlt. Man muss schon etwas Aufwand investieren, nicht zu zahlen und das werden hoffentlich genug Leute nicht tun, sodass eben doch Geld hereinkommt.

Für Workshops wird ein Betrag von 100 EUR pro Workshop erhoben (neu: Frühbucher zahlen 90€).

Die Workshops haben schon immer einen großen Teil der Konferenz finanziert, das soll auch weiterhin so sein.

Der Social Event kostet 45-60 EUR und ist meist nicht kostendeckend, insb. da auch viele Teilnehmer (Orga, Speaker) ein kostenloses Social-Event-Ticket bekommen. Für den Social Event gibt es keinen Frühbucherrabatt.

Der Social Event ist ein wichtiger Teil der Veranstaltung und die Besucher sollen durch hohe Preise nicht abgeschreckt werden.

Durch den gestuften Eintrittspreis haben wir zielgruppenflexible Preise. Statt per Default kostenlos zu sein, können wir ganz gezielt das Geld von denen nehmen, die es haben und die verschonen, die es nicht haben.

Folgende Bestandteile sind also separat zu buchen (wo bucht man die Konferenz --> Link):

  • Konferenz (ggf. mit Frühbucherrabatt)
  • Social Event
  • Workshops

Weitere Vorteile dieses Konzepts:

  • Wir wissen aus den Umfragen, dass viele Besucher gerne bereit wären, uns einen Eintrittspreis zu bezahlen. Ihre Firma würde ohne zu Murren einen Eintrittspreis bezahlen, aber eine Spende eben nicht.
  • Weil sie Geld kostet, wird die Konferenz wird in den Augen einiger als wertiger erscheinen. Wir unterstützen damit unsere Sicht, dass Open Source ready for business ist und stellen eine gewisse Professionalität dar.
  • Mit mehr Geld machen wir nicht nur ggf. fehlende Einnahmen aus Workshops und Sponsoring wett, sondern können hoffentlich auch mehr erreichen. Z.B. kann man vielleicht dem einen oder anderen Sprecher die Reisekosten zahlen, der sonst nicht kommen könnte usw.

Die Nachteile sollen natürlich auch nicht verschwiegen werden:

  • Es kann sein, dass Besucher sich betrogen vorkommen, wenn sie erfahren, dass sie Geld bezahlt haben und andere nichts.
  • Insbesondere zahlende Besucher werden mit einer größeren Anspruchhaltung kommen. Wir müssen beim Service (z.B. Catering) mehr darauf achten, dass auch alles glatt läuft.
  • Die FOSSGIS hat bisher einen sehr angenehmen, lockeren, fast familiären Charakter. Man kann da natürlich die Angst haben, dass sich das mit einem Eintrittspreis ändert. Das liegt m.E. aber mehr an uns und der Art, wie wir die Konferenz veranstalten, als am Geld.

Wir dürfen natürlich bei alledem nicht vergessen, dass das Geld ja einer guten Sache zur Verfügung gestellt wird. Die Konferenz muss sich selbst finanzieren und noch Geld für die Vereinsarbeit des FOSSGIS abwerfen, wir haben sonst keine wesentliche Einnahmequelle für den Verein. Es gibt also letztlich wenig Alternativen, andere Geldquellen sind nicht in Sicht.

Rücktrittsregelungen

Bis zum letzten Tag vor der Konferenz kann man per E-Mail von der Anmeldung zurücktreten und bekommt den vollen Konferenzbeitrag inkl. Workshop und Social Event erstattet. Nach diesem Termin ist kein Rücktritt und Erstattung mehr möglich, weil die Kosten dann bereits entstanden sind.