Diskussion:Arbeitstreffen 2011

Methode

Diskussion und Zielfixierung:

Schwächencharakteristik

• Was ist das Problem?
• Warum wird es als Problem empfunden?
• Welche Fakten belegen dieses Problem?

Diskussion der Vereinsziele in Kleingruppen (Zeitvorgabe):

• Inhaltliche Basis liefert die Satzung insbesondere §3, evtl. strukturell §8
• Sind die Vereinsziele noch zweckmäßig/zeitgemäß?
• Wurden die Vereinsziele in der Vergangenheit erreicht?
• Welche eigenen Vorstellungen vom Zweck des Vereins existieren?
• Wo bestehen Konflikte zwischen Soll und Ist bzw. zwischen eigenen Vorstellungen und Ist?
• Kommunikationskultur: Best Practices, verwendete Werkzeuge, Transparenz, Innen- und Aussenwirkung

=> Der Vorstand möchte durch Arbeitsgruppen die Arbeit auf verschiedene Schultern verteilen.

Ergebnisse

Kommunikation

1. Kommunikation Vorstand mit Verein

• Problem: wenig Kommunikationsfluss mit den Mitgliedern, erst später erfahren die Mitglieder, was passiert ist
• Beleg: Organisation der Intergeo-Präsenz Projektebereich, Intergeoorga wie kam diese zustande?
• Maßnahmen:
  • Vorstandssitzungen ins Wiki inkl. Ankündigungen über Vereinsliste
  • Förderanträge
    • foerderantraege@fossgis.de einrichten und an Vorstand weiterleiten. Zusätzlich im Wiki auf Vorstandspersonen verlinken
    • Workflow unter Beteiligungsmöglichkeit der Vereinsmitglieder soll geschaffen werden
      • 1. Förderantrag ist eingereicht und an Vorstand verschickt.
      • 2. Vorstand leitet Förderantrag an Vereinsliste.
      • 3. Mitglieder diskutieren auf Vereinsliste & Vorstand macht Beschlussvorschlag mit Begründung.
      • 4. Nach zweiwöchiger Offenlegung wird Beschluss vom Vorstand gefasst.
      • 5. stetige Dokumentation dieser vier Schritte als Statusbericht im Wiki

2. vereinsinterne Kommunikation funktioniert nicht

• Problem: Listen sind Hauptkommunikationsmedium, wenn dort keine Kommunikation, dann keine Community
• Beleg: wenig los in den Listen, Kommunikation abseits der Listen
• Maßnahmen:
  • Diskussionen über Förderanträge werden in der Liste geführt
  • Vorstand weist auf Protokolle im Anschluss an Vorstandssitzungen hin

3. Anfragen an den Vorstand - Reaktionszeit/Bearbeitung

• Problem: Anfragen werden gestellt, keine Antwort, keine Bearbeitung, keine Mail - "Danke für die Anfrage", Motivation für Aktivität wird gebremst
• Beleg: Anfrage Sponsoring FOSS4G, OSGeo-Live DVD
• Maßnahmen:
  • Anfragen von Mitgliedern an den Vorstand sind prioritär zu behandeln

Vereinsleben

1. Es gibt kein Vereinsleben

• Problem: Kein Gemeinschaftsgefühl und keine Identität kann sich entwickeln
• Beleg: persönliches Empfinden und aus Gesprächen mit Mitgliedern
• Maßnahmen:
  • über andere geplante Aktivitäten kann sich Gemeinschaftsgefühl entwickeln / verstärken

2. Vereinsaktivitäten funktionieren nicht mehr (OSGeo Park, FOSSGIS, Agit)

• Problem: Präsenz am Stand ist nicht gegeben, keine Verantwortlichkeiten für Standequipement
• Beleg: OSGeo-Park Projekte sind nicht mehr präsent, wenig Leute der Projekte vertreten /
• Nachfrage? Brauchen wir solche Formate - Projektebereich auf den Konferenzen?
• Maßnahmen:
  • AG Intergeo/AGIT Roadmap (Marco Lechner, Harald Schwenk):
    • klärt Bedarf für Projektpräsenz
    • sucht Gründe für mangelnde Präsenz Intergeo 2011

3. Verein nicht nützlich (attraktiv) für alte Mitglieder

• Problem: "Schlafen" von Altmitglieder führt zu Verlust von Wissen und Know how
• Beleg: Fehlende Präsenz von Altmitgliedern auf FOSSGIS-Konferenz, Arbeitstreffen und in Kommunikationsmedien
• Maßnahmen: -

4. Verein nicht nützlich (attraktiv) genug für neue Mitglieder

• Problem: kritische Masse fehlt
• Beleg: zu wenig Stammtische/Mitglieder bei Versammlungen
• Maßnahmen:
  • Vorteile einer Mitgliedschaft bewerben:
    • ermäßigter Teilnahmebeitrag auf der FOSSGIS-Konferenz
    • Im CMS "Vorteile einer Mitgliedschaft" anlegen

5. Es fehlt ein etabliertes Herbsttreffen

• Problem: Mitglieder treffen sich zu selten und es steht zu wenig Raum für inhaltliche Face-To-Face Diskussionen zur Verfügung
• Einwand: Herbsttreffen mit diesem Arbeitstreffen nach 1,5 jähriger Pause
• Maßnahmen:
  • Björn Schilberg übernimmt Organisation Herbsttreffen 2012 im Linuxhotel

Vorstand

1. Kommunikation Vorstand mit Verein

• Problem: wenig Kommunikationsfluss mit den Mitgliedern, erst später erfahren die Mitglieder, was passiert ist
• Beleg: Organisation der Intergeo-Präsenz Projektebereich, Intergeoorga wie kam diese zustande?
• Maßnahmen:
  • Vorstand etabliert Workflows mit partizipativerer Komponente (z.B. Förderanträge)

2. Anfragen an den Vorstand - Reaktionszeit/Bearbeitung

• Problem: Anfragen werden gestellt, keine Antwort, keine Bearbeitung, keine Mail - "Danke für die Anfrage", Motivation für Aktivität wird gebremst
• Beleg: Anfrage Sponsoring FOSS4G, OSGeo-Live DVD
• Maßnahmen:
  • Anfragen von Mitgliedern an den Vorstand sind prioritär zu behandeln

3. Transparenz der Vorstandsarbeit fehlt

• Mitglieder fühlen sich uninformiert
• Beleg: keine Antwort auf Anfragen ("Thema Spenden")
• Maßnahmen:
  • Besserer Workflow bei Förderanträgen unter Beteiligung der Mitglieder
  • Verbesserung in der Kommunikation (siehe da)

4. Reaktionszeit auf Anfragen inakzeptabel

• Problem: Verdacht auf Aktionismus durch Verein
• Problem: Imageverlust nach außen
• Beleg: OSM-Server Diskussion GFZ
• Maßnahmen:
  • durch obige Kommunikationsverbesserungen abgedeckt

Ausbildung und Wissenschaft

1. Satzungsziel Ausbildung wird nicht besetzt

• Problem: Ausbildung ist zentral, um Bewusstsein für Themen des FOSSGIS zu schaffen und dient der Nachwuchsakquise
• Beleg: zu wenig FOSS(GIS) Präsenz in Hochschulen
• Maßnahmen:
  • AG Forschung und Wissenschaft (Peter Löwe, Robert Nuske, Thomas Schüttenberg):
    • Akquise von Aktiven, die sich in Thema Präsenz in Wissenschaft und Ausbildung einbringen wollen
    • E-Mail an Vereinsliste (Peter Löwe) - Aufruf zu Beteiligung zu diesem Thema

Vereins-Image / Öffentlichkeitsarbeit

1. Bild des Vereins nach innen und außen ist unklar

• Problem: Eigene Erwartungen nicht adressierbar und Verein nicht greifbar
• Beleg: Vom Verein wird nur FOSSGIS-Konferenz und OSGeo Park wahrgenommen. Weitergehende Aktivitäten passieren über Einzelpersonen oder gar nicht.

2. Kein Alleinstellungsmerkmal erkennbar

• Problem: Alleinstellungsmerkmale liefern Gründe für Mitgliedschaft

3. Verein wird nur als Ausrichter der FOSSGIS-Konferenz von außen wahrgenommen

• Problem: erfüllt nicht alle Satzungsziele
• Beleg: Assoziationen mit "FOSSGIS" bei Gesprächen mit Externen

4. Sichtbarkeit des Vereins nach Außen

• Problem: sollte Ziel des Vereins sein, Methode, um mehr Leute zu motivieren bzw. neue Leute auf den Verein aufmerksam zu machen
  • mehr Sichtbarkeit könnte die Bedeutung, Sponsoring des Vereins
• Beleg: wenig oder veraltete News, Presseliste keine Kommunikation

5. Fehlende Sichtbarkeit in der Öffentlichkeit

• Problem: Vereinszweck verfehlt
• Beleg: keine Verflechtung mit Standesvertretung (z.B. DDGI)
• Beleg: Keine Mitsprache bei Definitionen von modernen GI-Ausbildungsberufen (Lehre)

Selbstverständnis

1. unklare Interessen des Vereins - was kann der Verein, was soll der Verein?

• Problem: verschiedene Vorstellungen vom Verein bestehen, Hauptziel ist nicht definiert, unter dem sich alle finden
  • Markenkern fehlt, wir verzetteln uns, Daseinszweck des Vereins unklar
• Beleg: verschiedene Vorstellung vom Verein existieren siehe Mails, FOSSGIS Ziele verschiedene 1) Austausch 2) Aquise neuer Kunde
• Maßnahmen: -

2. Verein nicht nützlich (attraktiv) für alte Mitglieder

• Problem: "Schlafen" von Altmitglieder führt zu Verlust von Wissen und Know how
• Beleg: s.o.
• Maßnahmen: -

Zentrale Maßnahmen

1. Öffentlichkeitsarbeit

• Presse-Team reaktivieren (Arnulf Christl, Dominik Helle):
  • PM zu FOSSGIS CfP
  • Presseverteiler überarbeiten
  • Auf Vereinsliste Aktivität bekannt geben und aufrufen
• Guerilla-Marketing entwerfen (Dominik Helle, Olaf Kotzte, Horst Düster)
• Merchandising Ideen sammeln (alle): http://www.fossgis.de/wiki/Merchandising

2. Selbstdarstellung

• Endlich Überarbeitung CMS und Wiki (Thomas Schüttenberg, Horst Düster, Marco Lechner)
  • Sitemap-Konzeption
  • Inhaltliche Sortierung, Umstrukturierung und Ergänzung
  • Prüfung einer Wiki-Fusionierung (Verein & Wiki). Evtl. Umsetzung