Arbeitsteilung und Aufgabenkatalog

Arbeitsteilung und Aufgabenkatalog

Die Organisation der FOSSGIS ist eine Menge Arbeit, die komplett ehrenamtlich geleistet wird. Um so mehr Helfer es gibt, um so weniger Arbeit ist es für den Einzelnen bzw. um so mehr kann geleistet werden. Die Arbeit teilt sich ganz grob in die lokal zu leistende Arbeit, die jedes Jahr von einem anderen Team übernommen wird, und die allgemeinen Arbeiten, die von Leuten geleistet werden, die sich häufig auch über mehrere Jahre engagieren.

Koordiniert wird das Gesamtprojekt vom Projektleiter Konferenz (Marco Lechner) der Vorstandsmitglied des FOSSGIS e.V. ist und damit auch die Verbindung zur Leitung des Vereins herstellt. Der Projektleiter wird für die allgemeinen Aufgaben und Entscheidungen vom Core-Team (ca. 5-9 Leute) unterstützt. Für den Inhalt der Konferenz ist das Programmkomitee (PK) verantwortlich. Für die lokale Organisation ist das Lokal-Team zuständig, es wird vom Leiter Lokal-Team geleitet. Daneben gibt es eine Vielzahl von Aufgaben, die von einem oder mehreren Leuten verantwortlich übernommen werden. Natürlich können einzelnen Personen mehrere Aufgaben gleichzeitig wahrnehmen.

Projektleiter Konferenz	Marco Lechner
Core-Team
Leiter des Programmkomitees
Mitglieder Programmkomitee
Leiter Lokal-Team
Mitglieder Lokal-Team
Tagungsband	Jörg Thomsen
...

In den folgenden Unterkapiteln werden die Aufgaben der verschiedenen Personen und Teams im einzelnen beschrieben. Natürlich kann eine Aufgabe auch delegiert werden, das ändert aber nichts an der Verantwortung des Zuständigen, dass die Aufgabe erledigt wird.

Projektleiter Konferenz

Aufgaben sind u.a.:

• Koordination des Gesamtprojektes
• Überwacht die Einhaltung des Terminplanes
• Dankesworte am Ende der Konferenz
• Zusammenstellung Liste mit wichtigen Telefonnummern und Verteilung an Orgas und Hiwis

Konferenz-Team

Das Konferenz-Team steht hinter dem Projektleiter Konferenz und ist während der gesamten Vorlaufzeit beratend für das Lokal-Team tätig.

Aufgaben sind u.a.:

• Aufsetzen und Veröffentlichen des Call for Location
• Auswahl der Konferenz-Ortes
• Letzte Instanz für konfliktbeladene Entscheidungen, die das Lokal-Team nicht entscheiden kann
• Letzte Instanz für die Bestätigung der kostenfreien Teilnahme durch aktive Beiträge.

Lokal-Team

Aufgaben

Das Lokal-Team ist für den gesamten Ablauf vor Ort verantwortlich und kümmert sich um den effektiven und reibungslosen Ablauf der Konferenz. Alle Aufgaben können entweder selbst oder durch einen angemieteten Dienstleisters erbracht werden. Es gibt für alle Bereiche einen

• Tische, Stühle und Pinnwände in ausreichender Zahl
• Stromversorgung in den Hörsälen
• Beschilderung
• Garderobe
• Raumplan, Toilettenbeschriftung
• Anfahrtsbeschreibung
• Logistik
• Fundbüro
• Vortragsrechner
• Mikrofone, Lautsprecher
• Empfangsbereich
• Sammeln und archivieren der in letzter Sekunde eingereichten Vortragsunterlagen (PDF, Foliensätze) für die spätere Veröffentlichung
• Technische Unterstützung für Vortragende am Projektor, Mikrofon
• Versorgung mit Wasser für die Vortragenden
• Erstellung und Verteilung der Namensschilder (mit Farbcodes, noch technisch klären)
• Finden von Orten für das Rahmenprogramm
• Ordner, die an den Eingängen Namensschilder kontrollieren. Hierbei geht es nicht um eine scharfe Ausweiskontrolle, sondern nur um das da-sein. Diese Aufgabe kann gleichzeitig von den Vortrags-Technik Betreuern wahrgenommen werden. Wenn man kein Türsteher da ist, ist das halt so.
• Troubleshooter, die an allen Tagen der Konferenz deutlich erkenntlich (neo-grün/rot/lila gestreift kariertes T-Shirt) vor Ort sind und fix und unproblematisch Probleme lösen können.
• Falls Poster-Session: Poster Organisation, welche Poster, wo aufgehängt, klare Aufteilung in Sponsoren-Poster und Fachbeiträge.
• Es ist Aufgabe des Lokal-Teams, Tische, Stühle und Stellwände für die Ausstellung in ausreichender Zahl zu organisieren und aufzubauen.

Das Lokal-Team muss direkt vor der Konferenz Pakete von Ausstellern, Sponsoren usw. entgegennehmen können. Dazu muss eine Adresse bekannt gegeben werden, idealerweise direkt am Konferenzort. Ein Termin, bis wann Pakete eintreffen müssen, muss ebenfalls bekannt gegeben werden (typischweise am Freitag vor der Konferenz). Die Absender der Pakete sind gehalten, das Lokal-Team zu informieren, welche Pakete es erwarten soll. Das Lokal-Team führt eine entsprechende Liste im Wiki.

Sponsoring-Koordinator

Der Sponsoring-Koordinator kümmert sich um die Werbung und Betreuung von Sponsoren. Das ist eine recht anspruchsvolle und finanziell wichtige Aufgabe.

Aufgaben sind u.a.:

• Öffentliche Ankündigung des Sponsorenprogramms mit Preisen und Bedingungen
• Anschreiben potentieller Sponsoren/Aussteller
• Persönliches Gespräch / Email-Kontakt
• Ggf. aushandeln von Zusatzbedingungen (größerer Stellplatz, Außenstand, etc.)
• Erstellen der Rechnungsgrundlage, Absprache mit dem Projektleiter-Konferenz
• Einfordern eines kleinen Bitmap-Logos für die Webseite und eines Vektor-Logos für den Druck des Tagungsbandes, Plakaten, etc.
• Abstimmung mit dem Ausstellungs-Koordinator des Lokal-Teams

Ausstellungs-Koordinator

Der Ausstellungs-Koordinator ist der Dienstleister für die Aussteller vor Ort. Im Vorfeld muss er sich mit dem Sponsoring-Koordinator eng abstimmen. Die meisten Vorbreitungen müssen erledigt sein bevor der erste Aussteller am Ort erscheint!

• Anzeichnen der Stellplätze, die vom Sponsoring-Koordinator in einen Plan eingezeichnet wurden.
• Versorgung der Stellplätze mit Technik:
  • ein ausreichend dimensionierte Stromkabel pro Stand
  • ein Netzwerkkabel pro Stand

Der Ausstellungs-Koordinator sollte sicherheitshalber ein paar Meter Patchkabel, Klebeband, Schere, Faden, etwas Werkzeug, z.B. Schraubendreher, etc., ggf. ein oder zwei Ethernet Switches, etc. zur Hand haben. Das ist allerdings keine Dienstleistung, die der Aussteller einkauft, sondern nur eine Freundlichkeit und Entgegenkommen, um den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Aufgaben sind u.a.:

Teilnehmer-Koordinator

Der Teilnehmer-Koordinator ist die Schnittstelle zwischen dem Konferenz-Team und den Teilnehmern. Er kümmert sich um die Information der Teilnehmer und den Ablauf der Anmeldung, sowohl im Vorfeld als auch vor Ort. Er arbeitet dabei eng mit dem Lokal-Team zusammen.

Aufgaben sind u.a.:

• E-Mail an die Teilnehmer kurz vor der Konferenz mit praktischen Informationen zur Anfahrt usw.
• Bekanntgabe organisatorischer Informationen in der Eröffnungsveranstaltung der Konferenz

• Erstellung und Verteilung von Aktuellen Informationen an die Moderatoren, die vor und nach den Vortragsblöcken vorgelesen werden.

• Bearbeiten von Rückfragen von Teilnehmern im Vorfeld
• Durchführung der Anmeldung in Absprache mit der Technik und dem Lokal-Team
• Handling von Stornierungen und schwierigen Fällen bei der Anmeldung
• Ansprechpartner für die Hiwis bei der Anmeldung vor Ort zur Behandlung von schwierigen Fällen

Programm-Komitee

Siehe woanders.

Workshop-Koordinator

Der Workshop-Koordinator betreut die Workshop-Leiter. Er arbeitet dabei eng mit dem Programm-Komitee und dem Lokal-Team zusammen.

Aufgaben sind u.a.:

• Ansprechpartner für Workshop-Leiter
• Stellt sicher, dass die Informationen über die Workshops für die Teilnehmer vollständig und aussagekräftig sind
• Bemüht sich zusammen mit dem Programm-Komitee um ein interessantes und ausgewogenes Workshop-Programm.
• Evaluationsbögen für Workshops erstellen und einsammeln
• Koordination Technik mit Workshop-Leitern und Lokal-Team bzw. DVD-Team

Hiwis (Aufbau)

Am Montag nachmittag und Dienstag morgen wird aufgebaut. Das wird teilweise von den Organisatoren und teilweise von den Aufbau-Hiwis eledigt.

Aufgaben sind u.a.:

• Transport von Materialien zum Ausstellungsort
• Aufbau der Anmeldung
• Aufbau der Infrastruktur für die Ausstellung (Tische, Stellwände, Kabel)
• Aufbau Catering-Bereich (wennn das nicht der Caterer macht)
• Einrichtung Workshop-Räume (Tische, Rechner, Kabel)
• Beschilderung der Anfahrt und der Räume
• Aufhängen von diversen Plakaten und dergl. (FOSSGIS-Banner, Sponsoren, Programm, …)
• Packen der Taschen
• Namensschilder drucken, in Plastikhüllen einfügen und sortiert an der Anmeldung aufbauen

Hiwis (Anmeldung)

Während der ganzen Konferenz ist die Anmeldung mit mindestens einem Hiwi besetzt. Zu Stoßzeiten (insb. Dienstag mittag und Mittwoch morgen) auch mehrere.

Aufgaben sind u.a.:

• Informationen für Teilnehmer
• Registrierung der Teilnehmer inkl. Ausgabe der Taschen
• Verkauf von Tickets für den Social Event
• Ggf. Verkauf von T-Shirts, Tagungsbänden, usw.

Hiwis (Hörsaal)

In jedem Hörsaal gibt es einen Hiwi. Seine Aufgabe ist es, die Technik zu betreuen. Er macht sich dazu im Vorfeld mit der Technik vertraut (Licht, Jalousien, Audio- und Videoanlage, Rechner), er hilft den Vortragenden, ihre Präsentationen auf den Präsentationsrechner zu laden und versorgt sie wo nötig mit einem Mikrofon.

Aufgaben sind u.a.:

• Bei Fragen aus dem Publikum nach dem Vortrag läuft der Hiwi mit einem Mikrofon herum.

Hiwis (Springer)

Für sonstige Aufgaben, die spontan entstehen, sind Hiwis als „Springer“ vorzusehen.

Aufgaben sind u.a.:

• Besorgen und Einkauf von fehlendem Material, wenn z.B. spontan Reißzwecken benötigt werden
• Transport von Material
• Ausdrucken und Aufhängen von Hinweisschildern

Session-Leiter

Aufgabe des Session-Leiters ist es, einen Block von Vorträgen zu moderieren.

Aufgaben sind u.a.:

• Sorgt für den pünktlichen Beginn und pünktliches Endes des Vortrages. Es ist besonders wichtig, dass Zeitraster einzuhalten, damit die Teilnehmer jederzeit zwischen den Tracks wechseln können. Der Session-Leiter vereinbart mit dem Vortragenden Zeichen. Z.B. offene Hand hochhalten für 5 Minuten, ggf. entsprechende Zettel vorbereiten.
• Kurze einführende Worte zum Vortragenden, der Name sollte flüssig über die Lippen kommen auch bei Herrn Prof. Dr. Dr. Geo. Wlædchrøv Zlot¢iktrl.
• Moderation der Frage- und Antwort-Session.
• Dank an den Vortragenden.
• Bekanntgabe von aktuellen organisatorischen Informationen. Diese Informationen werden an der Anmeldung gesammelt. Der Session-Leiter muss sich diesen vor seiner Session dort anfragen.

Der Session-Leiter wird vom Hörsaal-Hiwi unterstützt.

Tagungsband-Koordinator

Jörg...

Ggf. nur für zahlende Teilnehmer. Restbestände durch Lehmanns vertreiben lassen.

Aufgaben sind u.a.:

T-Shirt-Koordinator

Der T-Shirt-Koordinator ist dafür zuständig im Rahmen des Budgets ein das Design, Farbe, die Auswahl an Größen, Lieferung und Bezahlung zu kümmern. Workshopteilnehmer und zahlende Konferenz-Teilnehmer erhalten ein T-Shirt (ggf. bei der Anmeldung Größe ankreuzen).

Aufgaben sind u.a.:

• Design, Farbe (begrenzte Mengen)
• Schriftzug
• Größen und Schnitte für Frauen und Männer, Mengenverteilung
• Drucken
• Rechtzeitig

Koordinator Presse/Öffentlichkeitsarbeit

Der Presse-Koordinator ist dafür zuständig den Presseverteiler zu pflegen, und alle regulären Pressemitteilungen (siehe Konferenzplanung) zu erstellen und rechtzeitig an den Verteiler zu geben. Zusätzliche Pressemeldungen können vom Lokal-Team, Sponsoring-Koordinator, etc. erstellt und dem Presse-Koordinator zur Veröffentlichung gegeben werden.

Aufgaben sind u.a.:

• Pressemitteilungen erstellen
• PM verschicken
• ...

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