Arbeitsteilung und Aufgabenkatalog: Unterschied zwischen den Versionen

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Der Lightning-Talk-Koordinator kümmert sich um die Lightning-Talks während der Eröffnungs- und Abschlussveranstaltung und gibt sie im Konferenz-Programm bekannt.
 
Der Lightning-Talk-Koordinator kümmert sich um die Lightning-Talks während der Eröffnungs- und Abschlussveranstaltung und gibt sie im Konferenz-Programm bekannt.
  
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Der Workshop-Koordinator betreut die Workshop-Leiter. Er arbeitet dabei eng mit dem Programm-Komitee und dem Lokal-Team zusammen.
 
Der Workshop-Koordinator betreut die Workshop-Leiter. Er arbeitet dabei eng mit dem Programm-Komitee und dem Lokal-Team zusammen.
  
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== Koordinator Presse/Öffentlichkeitsarbeit ==
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=== '''Koordinator Presse/Öffentlichkeitsarbeit''' ===
 
Der Presse-Koordinator/ das Pressemeldungskomitee ist dafür zuständig den Presseverteiler zu pflegen und alle regulären [http://www.fossgis.de/wiki/2013/Pressemitteilungen Pressemitteilungen] zu erstellen und rechtzeitig an den Verteiler zu geben. Zusätzliche Pressemeldungen können vom Lokal-Team, Sponsoring-Koordinator, etc. erstellt und dem Presse-Koordinator zur Veröffentlichung gegeben werden.
 
Der Presse-Koordinator/ das Pressemeldungskomitee ist dafür zuständig den Presseverteiler zu pflegen und alle regulären [http://www.fossgis.de/wiki/2013/Pressemitteilungen Pressemitteilungen] zu erstellen und rechtzeitig an den Verteiler zu geben. Zusätzliche Pressemeldungen können vom Lokal-Team, Sponsoring-Koordinator, etc. erstellt und dem Presse-Koordinator zur Veröffentlichung gegeben werden.
  
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== Tagungsband-Koordinator ==
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=== '''Tagungsband-Koordinator''' ===
  
 
Der Tagungsbandkoordinator kümmert sich darum, dass der Tagungsband rechtzeitig zum Konferenzbeginn in ausreichender Zahl verfügbar ist. Jeder Teilnehmer erhält einen Tagungsband in der Konferenz-Tasche.
 
Der Tagungsbandkoordinator kümmert sich darum, dass der Tagungsband rechtzeitig zum Konferenzbeginn in ausreichender Zahl verfügbar ist. Jeder Teilnehmer erhält einen Tagungsband in der Konferenz-Tasche.
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== Sponsoring-Koordinator ==
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=== '''Sponsoring-Koordinator''' ===
 
Der Sponsoring-Koordinator kümmert sich um die Werbung und Betreuung von Sponsoren. Das ist eine recht anspruchsvolle und finanziell wichtige Aufgabe.
 
Der Sponsoring-Koordinator kümmert sich um die Werbung und Betreuung von Sponsoren. Das ist eine recht anspruchsvolle und finanziell wichtige Aufgabe.
  
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* Abstimmung mit dem Ausstellungs-Koordinator des Lokal-Teams
 
* Abstimmung mit dem Ausstellungs-Koordinator des Lokal-Teams
  
== Ausstellungs-Koordinator ==
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=== '''Ausstellungs-Koordinator''' ===
 
Der Ausstellungs-Koordinator ist der Dienstleister für die Aussteller vor Ort. Im Vorfeld muss er sich mit dem Sponsoring-Koordinator eng abstimmen. Die meisten Vorbreitungen müssen erledigt sein '''bevor '''der erste Aussteller am Ort erscheint!
 
Der Ausstellungs-Koordinator ist der Dienstleister für die Aussteller vor Ort. Im Vorfeld muss er sich mit dem Sponsoring-Koordinator eng abstimmen. Die meisten Vorbreitungen müssen erledigt sein '''bevor '''der erste Aussteller am Ort erscheint!
  
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* Sicherstellen, dass Lieferungen von den Ausstellern im Vorfeld der Konferenz gelagert werden und zum Aufbau zur Verfügung stehen
 
* Sicherstellen, dass Lieferungen von den Ausstellern im Vorfeld der Konferenz gelagert werden und zum Aufbau zur Verfügung stehen
  
== Teilnehmer-Koordinator ==
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=== '''Teilnehmer-Koordinator''' ===
 
Der Teilnehmer-Koordinator ist die Schnittstelle zwischen dem Konferenz-Team und den Teilnehmern. Er kümmert sich um die Information der Teilnehmer und den Ablauf der Anmeldung, sowohl im Vorfeld als auch vor Ort. Er arbeitet dabei eng mit dem Lokal-Team zusammen.
 
Der Teilnehmer-Koordinator ist die Schnittstelle zwischen dem Konferenz-Team und den Teilnehmern. Er kümmert sich um die Information der Teilnehmer und den Ablauf der Anmeldung, sowohl im Vorfeld als auch vor Ort. Er arbeitet dabei eng mit dem Lokal-Team zusammen.
  
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* Ansprechpartner für die Hiwis bei der Anmeldung vor Ort zur Behandlung von schwierigen Fällen
 
* Ansprechpartner für die Hiwis bei der Anmeldung vor Ort zur Behandlung von schwierigen Fällen
  
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Siehe auch: [[Teilnehmerbetreuung]]
  
  
== T-Shirt-Koordinator ==
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=== '''T-Shirt-Koordinator''' ===
  
 
Der T-Shirt-Koordinator ist dafür zuständig im Rahmen des Budgets ein das Design, Farbe, die Auswahl an Größen, Lieferung und Bezahlung zu kümmern. Workshopteilnehmer und zahlende Konferenz-Teilnehmer erhalten ein T-Shirt (ggf. bei der Anmeldung Größe ankreuzen, S, M, L, XL bis XXL).
 
Der T-Shirt-Koordinator ist dafür zuständig im Rahmen des Budgets ein das Design, Farbe, die Auswahl an Größen, Lieferung und Bezahlung zu kümmern. Workshopteilnehmer und zahlende Konferenz-Teilnehmer erhalten ein T-Shirt (ggf. bei der Anmeldung Größe ankreuzen, S, M, L, XL bis XXL).

Version vom 16. November 2012, 15:09 Uhr

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Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs.

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Arbeitsteilung und Aufgabenkatalog

Die Organisation der FOSSGIS ist eine Menge Arbeit, die größtenteils ehrenamtlich geleistet wird. Um so mehr Helfer es gibt, um so weniger Arbeit ist es für den Einzelnen bzw. um so mehr kann geleistet werden. Die Kommunikation entweder über die Konferenzmailingliste oder das Wiki ist sehr wichtig. Die Arbeit teilt sich ganz grob in die lokal zu leistende Arbeiten, die jedes Jahr von einem anderen Team, dem Lokal-Team, übernommen werden, und in die allgemeinen Arbeiten, die von Leuten geleistet werden, die sich über mehrere Jahre engagieren (Konferenz-Team Core-Team).

Koordiniert wird das Gesamtprojekt vom Projektleiter Konferenz (Marco Lechner), der Mitglied des Vorstandes des FOSSGIS e.V. ist und damit auch die Verbindung zur Leitung des Vereins darstellt. Der Projektleiter wird für die allgemeinen Aufgaben und Entscheidungen vom Konferenz-Team (ca. 5-9 Leute) unterstützt. Für den Inhalt der Konferenz ist das Programm-Komitee verantwortlich und die Organisation der aktuellen Konferenz vor Ort übernimmt das Lokal Team, es wird vom Leiter Lokal-Team geleitet. Daneben gibt es eine Vielzahl von Aufgaben, die von einem oder mehreren Leuten verantwortlich übernommen werden. Natürlich können einzelnen Personen mehrere Aufgaben gleichzeitig wahrnehmen.

In den folgenden Unterkapiteln werden die Aufgaben der verschiedenen Personen und Teams im einzelnen beschrieben. Natürlich kann eine Aufgabe auch delegiert werden, das ändert aber nichts an der Verantwortung des Zuständigen, dass die Aufgabe erledigt wird.

Projektleiter Konferenz

Aufgaben sind u.a.:

  • Koordination des Gesamtprojektes
  • Überwacht die Einhaltung des Terminplanes
  • Dankesworte am Ende der Konferenz
  • Zusammenstellung einer Liste mit wichtigen Telefonnummern (Alle Orgas/Hiwis, Hausmeister, Caterer, usw.) Ausdruck und Verteilung an Orgas und Hiwis. Die Liste muss zum Aufbau zur Verfügung stehen.

Konferenz-Team

Das Konferenz-Team steht hinter dem Projektleiter Konferenz und ist während der gesamten Vorbereitungszeit beratend für das Lokal-Team tätig.
Das Konferenz-Team, auch Dauerhaftes Konferenzteam oder Core-Team genannt, trägt das Wissen und die Erfahrungen der vergangenen Konferenzen.

Aufgaben sind u.a.:

  • Aufsetzen und Veröffentlichen des Call for Location;
  • Auswahl der Konferenz-Ortes;
  • Call for Paper & Call for Workshop;
  • Beratung und Unterstützung des Local-Teams;
  • Organisation der Konferenz;
  • Kommunikation des Programms, Öffentlichkeitsarbeit;
  • Letzte Instanz für konfliktbeladene Entscheidungen, die das Lokal-Team nicht entscheiden kann;
  • Letzte Instanz für die Bestätigung der kostenfreien Teilnahme durch aktive Beiträge.

Programm-Komitee

Das Inhaltliches Programm wird vom Programmkomitee erstellt.


Lightning-Talk-Koordinator

Der Lightning-Talk-Koordinator kümmert sich um die Lightning-Talks während der Eröffnungs- und Abschlussveranstaltung und gibt sie im Konferenz-Programm bekannt.


Workshop-Koordinator

Der Workshop-Koordinator betreut die Workshop-Leiter. Er arbeitet dabei eng mit dem Programm-Komitee und dem Lokal-Team zusammen.

Aufgaben sind u.a.:

  • Ansprechpartner für Workshop-Leiter
  • Bemüht sich zusammen mit dem Programm-Komitee um ein interessantes und ausgewogenes Workshop-Programm.
  • Stellt sicher, dass die Informationen über die Workshops für die Teilnehmer vollständig und aussagekräftig sind;
  • kümmert sich um die Anmeldeliste
  • Evaluationsbögen für Workshops erstellen und einsammeln;
  • Koordination Technik mit Workshop-Leitern und Lokal-Team bzw. DVD-Team.

siehe auch Workshops


Koordinator Presse/Öffentlichkeitsarbeit

Der Presse-Koordinator/ das Pressemeldungskomitee ist dafür zuständig den Presseverteiler zu pflegen und alle regulären Pressemitteilungen zu erstellen und rechtzeitig an den Verteiler zu geben. Zusätzliche Pressemeldungen können vom Lokal-Team, Sponsoring-Koordinator, etc. erstellt und dem Presse-Koordinator zur Veröffentlichung gegeben werden.

Aufgaben sind u.a.:

  • Pressemitteilungen erstellen
  • PM verschicken
  • Informationen einholen
  • lokale Presse nicht vergessen (Kontakt Localteam)
  • Pressemeldungsentwürfe über die Liste einfordern (definierte Aufgabe, die sicherlich gern jemand übernimmt)


Tagungsband-Koordinator

Der Tagungsbandkoordinator kümmert sich darum, dass der Tagungsband rechtzeitig zum Konferenzbeginn in ausreichender Zahl verfügbar ist. Jeder Teilnehmer erhält einen Tagungsband in der Konferenz-Tasche. Im Tagungsband-Komitee könnte sich jemand verantwortlich fühlen, die Beiträge gegenzulesen (Rechtschreibung) und auf Vollständigkeit zu prüfen.

Aufgaben sind u.a.:

  • Organisation Zusammenstellung Tagungsband
    • Sammlung der Vorträge, wenn Beiträge fehlen - anfordern
  • Titelblatt, Sponsorenzusammenstellung
  • Layout
  • Organisation Druck (ISBN, Anzahl)
  • Restbestände durch Lehmanns vertreiben lassen
  • Nachbestellung möglich?

Siehe auch: Tagungsband


Sponsoring-Koordinator

Der Sponsoring-Koordinator kümmert sich um die Werbung und Betreuung von Sponsoren. Das ist eine recht anspruchsvolle und finanziell wichtige Aufgabe.

Aufgaben sind u.a.:

  • Öffentliche Ankündigung des Sponsorenprogramms mit Preisen und Bedingungen
  • Anschreiben potentieller Sponsoren/Aussteller
  • Persönliches Gespräch / Email-Kontakt
  • Ggf. aushandeln von Zusatzbedingungen (größerer Stellplatz, Außenstand, etc.)
  • Erstellen der Rechnungsgrundlage, Absprache mit dem Projektleiter-Konferenz
  • Einfordern eines kleinen Bitmap-Logos für die Webseite und eines Vektor-Logos für den Druck des Tagungsbandes, Plakaten, etc.
  • Abstimmung mit dem Ausstellungs-Koordinator des Lokal-Teams


Ausstellungs-Koordinator

Der Ausstellungs-Koordinator ist der Dienstleister für die Aussteller vor Ort. Im Vorfeld muss er sich mit dem Sponsoring-Koordinator eng abstimmen. Die meisten Vorbreitungen müssen erledigt sein bevor der erste Aussteller am Ort erscheint!

  • Anzeichnen der Stellplätze, die vom Sponsoring-Koordinator in einen Plan eingezeichnet wurden.
  • Versorgung der Stellplätze mit Technik:
    • ein ausreichend dimensioniertes Stromkabel pro Stand, besser natürlich gleich mit Mehrfachsteckdose
    • ein Netzwerkkabel pro Stand

Der Ausstellungs-Koordinator sollte sicherheitshalber ein paar Meter Patchkabel, Klebeband, Schere, Faden, etwas Werkzeug, z.B. Schraubendreher, etc., ggf. ein oder zwei Ethernet Switches, etc. zur Hand haben. Das ist allerdings keine Dienstleistung, die der Aussteller einkauft, sondern nur eine Freundlichkeit und Entgegenkommen, um den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Aufgaben sind u.a.:

  • Sicherstellen, dass Lieferungen von den Ausstellern im Vorfeld der Konferenz gelagert werden und zum Aufbau zur Verfügung stehen


Teilnehmer-Koordinator

Der Teilnehmer-Koordinator ist die Schnittstelle zwischen dem Konferenz-Team und den Teilnehmern. Er kümmert sich um die Information der Teilnehmer und den Ablauf der Anmeldung, sowohl im Vorfeld als auch vor Ort. Er arbeitet dabei eng mit dem Lokal-Team zusammen.

Aufgaben sind u.a.:

  • E-Mail an die Teilnehmer kurz vor der Konferenz mit praktischen Informationen zur Anfahrt usw.
  • Bekanntgabe organisatorischer Informationen in der Eröffnungsveranstaltung der Konferenz
  • Erstellung und Verteilung von Aktuellen Informationen an die Moderatoren, die vor und nach den Vortragsblöcken vorgelesen werden.
  • Bearbeiten von Rückfragen von Teilnehmern im Vorfeld
  • Durchführung der Anmeldung in Absprache mit der Technik und dem Lokal-Team
  • Handling von Stornierungen und schwierigen Fällen bei der Anmeldung
  • Ansprechpartner für die Hiwis bei der Anmeldung vor Ort zur Behandlung von schwierigen Fällen

Siehe auch: Teilnehmerbetreuung


T-Shirt-Koordinator

Der T-Shirt-Koordinator ist dafür zuständig im Rahmen des Budgets ein das Design, Farbe, die Auswahl an Größen, Lieferung und Bezahlung zu kümmern. Workshopteilnehmer und zahlende Konferenz-Teilnehmer erhalten ein T-Shirt (ggf. bei der Anmeldung Größe ankreuzen, S, M, L, XL bis XXL).

Aufgaben sind u.a.:

  • Schriftzug, Design, Farbe (begrenzte Mengen)
  • Mengenverteilung
  • Größen und Schnitte für Frauen und Männer wären schön, sind kein muss
  • Organisation Druck und Bestellung (abstimmen mit dem Schatzmeister)
  • Rechtzeitige Lieferung gewährleisten.
  • Kommunikation an das Local-Team, wer T-Shirt bekommt (zahlende TN oder WS-TN)

siehe auch T-Shirts

Lokal-Team

Aufgaben

Das Lokal-Team ist für den gesamten Ablauf vor Ort verantwortlich und kümmert sich um den effektiven und reibungslosen Ablauf der Konferenz. Alle Aufgaben können entweder selbst oder durch einen angemieteten Dienstleister erbracht werden.

  • Infrastruktur Konferenzstandort
    • Beschilderung
    • Tische, Stühle und Pinnwände für die Ausstellung in ausreichender Zahl zu organisieren und aufzubauen
    • Garderobe
    • Fundbüro
    • Erstellung und Verteilung der Namensschilder (mit Farbcodes, noch technisch klären)
    • Versorgung mit Wasser für die Vortragenden
    • Für die Sammlung der Fragebögen müssen an der Registrierung zwei Kartons oder dergl. zur Verfügung stehen (siehe Teilnehmerbefragung#Sammlung der Fragebögen).
  • Infrastruktur Technik
    • Stromversorgung in den Hörsälen
    • Vortragstechnik (Präsentationsrechner, Mikrofone, Lautsprecher)
    • Technische Unterstützung für Vortragende am Projektor, Mikrofon
    • WLAn für Konferenzteilnehmer
  • Information
    • Raumplan, Toilettenbeschriftung
    • Behintertentoiletten-Beschriftung, Stufenfreie Eingänge-Umleitung
    • Anfahrtsbeschreibung für Teilnehmer zum Tagungsort, Social Event und ggf. anderen Orten
    • Anfahrtsbeschreibung für Lieferungen (z.B. für Aussteller)
  • Organisation
    • Logistik
    • Empfangsbereich
    • Sammeln und archivieren der in letzter Sekunde eingereichten Vortragsunterlagen (PDF, Foliensätze) für die spätere Veröffentlichung
    • Finden von Orten für das Rahmenprogramm
    • Ordner, die an den Eingängen Namensschilder kontrollieren. Hierbei geht es nicht um eine scharfe Ausweiskontrolle, sondern nur um das da-sein. Diese Aufgabe kann gleichzeitig von den Vortrags-Technik Betreuern wahrgenommen werden. Wenn man kein Türsteher da ist, ist das halt so.
    • (Troubleshooter, die an allen Tagen der Konferenz deutlich erkenntlich (neo-grün/rot/lila gestreift kariertes T-Shirt) vor Ort sind und fix und unproblematisch Probleme lösen können. )
    • Falls Poster-Session: Poster Organisation, welche Poster, wo aufgehängt, klare Aufteilung in Sponsoren-Poster und Fachbeiträge.

Das Lokal-Team muss direkt vor der Konferenz Pakete von Ausstellern, Sponsoren usw. entgegennehmen können. Dazu sollte eine Adresse, idealerweise direkt am Konferenzort, unter Dokumentation der Organisation bekannt gegeben werden. Ein Termin, bis wann Pakete eintreffen müssen, muss ebenfalls bekannt gegeben werden, typischweise am Freitag vor der Konferenz. Die Absender der Pakete sind gehalten, das Lokal Team zu informieren, welche Pakete wann zu erwarten sind. Dokumentation unter Dokumentation der Organisation.

Es gibt sehr viele Arbeiten, die zwingend durch das Lokal-Team zu erledigen sind. Daher ist es sinnvoll die Aufgaben geschickt zu verteilen und eine Dokumentation im Wiki zu pflegen.

Hiwis (Aufbau)

Am Dienstagnachmittag und Mittwochmorgen wird aufgebaut. Das wird teilweise von den Organisatoren und teilweise von den Aufbau-Hiwis eledigt.

Aufgaben sind u.a.:

  • Transport von Materialien zum Ausstellungsort
  • Aufbau der Anmeldung
  • Aufbau der Infrastruktur für die Ausstellung (Tische, Stellwände, Kabel)
  • Aufbau Catering-Bereich (wennn das nicht der Caterer macht)
  • Einrichtung Workshop-Räume (Tische, Rechner, Kabel)
  • Beschilderung der Anfahrt und der Räume
  • Aufhängen von diversen Plakaten und dergl. (FOSSGIS-Banner, Sponsoren, Programm, …)
  • Packen der Taschen
  • Namensschilder drucken, in Plastikhüllen einfügen und sortiert an der Anmeldung aufbauen

Hiwis (Anmeldung)

Während der ganzen Konferenz ist die Anmeldung mit mindestens einem Hiwi besetzt. Zu Stoßzeiten (insb. Mittwochmittag und Donnerstagmorgen) auch mehrere.

Aufgaben sind u.a.:

  • Informationen für Teilnehmer
  • Registrierung der Teilnehmer inkl. Ausgabe der Taschen
  • Verkauf von Tickets für den Social Event
  • Ggf. Verkauf von T-Shirts, Tagungsbänden, usw.

Hiwis (Hörsaal)

In jedem Hörsaal gibt es einen Hiwi. Seine Aufgabe ist es, die Technik zu betreuen. Er macht sich dazu im Vorfeld mit der Technik vertraut (Licht, Jalousien, Audio- und Videoanlage, Rechner), er hilft den Vortragenden, ihre Präsentationen auf den Präsentationsrechner zu laden und versorgt sie wo nötig mit einem Mikrofon.

Aufgaben sind u.a.:

  • Bei Fragen aus dem Publikum nach dem Vortrag läuft der Hiwi mit einem Mikrofon herum.

Hiwis (Springer)

Für sonstige Aufgaben, die spontan entstehen, sind Hiwis als „Springer“ vorzusehen.

Aufgaben sind u.a.:

  • Besorgen und Einkauf von fehlendem Material, wenn z.B. spontan Reißzwecken benötigt werden
  • Transport von Material
  • Ausdrucken und Aufhängen von Hinweisschildern

Session-Leiter

Aufgabe des Session-Leiters ist es, einen Block von Vorträgen zu moderieren.

Aufgaben sind u.a.:

  • Sorgt für den pünktlichen Beginn und pünktliches Endes des Vortrages. Es ist besonders wichtig, dass Zeitraster einzuhalten, damit die Teilnehmer jederzeit zwischen den Tracks wechseln können. Der Session-Leiter vereinbart mit dem Vortragenden Zeichen. Z.B. offene Hand hochhalten für 5 Minuten, ggf. entsprechende Zettel vorbereiten.
  • Kurze einführende Worte zum Vortragenden, der Name sollte flüssig über die Lippen kommen auch bei Herrn Prof. Dr. Dr. Geo. Wlædchrøv Zlot¢iktrl.
  • Moderation der Frage- und Antwort-Session.
  • Dank an den Vortragenden.
  • Bekanntgabe von aktuellen organisatorischen Informationen. Diese Informationen werden an der Anmeldung gesammelt. Der Session-Leiter muss sich diesen vor seiner Session dort anfragen.

Der Session-Leiter wird vom Hörsaal-Hiwi unterstützt.

Fragebogen-Auswerter

  • Der Fragebogen-Auswerter wertet die Fragebögen aus
  • Pflegt Erkenntnisse hier im Wiki ein.